【Copilot】Teams会議でCopilotに参加者の合意事項を記録させる手順と活用例

Microsoft Teams会議中にCopilotを活用し、参加者の合意事項を自動で記録したいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotは会議の議事録作成や要約に役立ちますが、特に合意事項を正確に抽出するには工夫が必要です。

この記事では、Teams会議でCopilotに参加者の合意事項を記録させるための具体的な手順と、その活用例を解説します。

Copilotを効果的に利用して、会議の成果を確実に把握できるようになりましょう。

CopilotがTeams会議で合意事項を抽出する仕組み

Copilotは、Teams会議の音声データやチャット内容をリアルタイムで処理し、自然言語処理技術を用いて会議の文脈を理解します。

会議の議事録や要約を生成する際に、発言内容から「合意」「決定」「確認」といったキーワードや、それらに関連するフレーズを識別します。

これにより、参加者間で共通の認識に至った事項や、今後のアクションプランとして決定された内容を特定しようと試みます。

Teams会議でCopilotに合意事項を記録させる手順

Copilotは会議終了後に、生成された議事録や要約の一部として合意事項を提示します。これを最大限に引き出すための手順は以下の通りです。

1. Copilotの会議録画・文字起こしを有効にする
   会議を開始する前に、Copilotが内容を処理できるよう、会議の録画と文字起こしが有効になっていることを確認します。Copilotを利用するには、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンが必要です。
2. 会議中にCopilotに指示する(任意)
   会議の進行中、重要な決定事項や合意事項が確認された時点で、チャット機能などを通じてCopilotに「この決定事項を記録してください」といった指示を出すことも可能です。ただし、これは補助的なもので、会議終了後の処理が主となります。
3. 会議終了後にCopilotに要約を依頼する
   会議が終了したら、Teamsの会議チャットやCopilotアプリからCopilotにアクセスします。
4. 合意事項の抽出を明示的に指示するプロンプトを入力する
   Copilotへの指示(プロンプト)として、「会議の主要な決定事項と参加者の合意事項をリストアップしてください」や「本日の会議で合意に至ったアクションアイテムをまとめてください」のように、具体的に合意事項の抽出を依頼します。
5. Copilotが生成した合意事項を確認する
   Copilotは、会議の内容を分析し、合意事項と思われる項目をリスト形式で提示します。
6. 生成された内容を編集・修正する
   Copilotの生成結果は完璧ではない場合があります。内容を確認し、不足している情報や誤りがあれば、手動で修正・追記します。

Copilotを活用したTeams会議の合意事項記録の活用例

Copilotによる合意事項の記録は、様々なビジネスシーンで活用できます。

プロジェクトの意思決定記録

プロジェクト会議において、仕様変更や次フェーズへの移行など、参加者間で合意した内容をCopilotに記録させます。

これにより、後から「あの時、何が決まったんだっけ?」という疑問が生じた際に、Copilotの記録を参照するだけで正確な意思決定内容を確認できます。

顧客との商談記録

顧客との商談会議で、提案内容に対する顧客の同意や、次のアクション(例:見積もり提出、デモ実施)について合意した点を記録させます。

営業担当者は、商談後のフォローアップを正確に行うための重要な情報として活用できます。

チーム内のタスク分担決定

チームミーティングで、特定のタスクや役割分担について合意した内容をCopilotに記録させます。

これにより、各メンバーの責任範囲が明確になり、タスクの抜け漏れや重複を防ぐのに役立ちます。

Copilotで合意事項を記録する際の注意点

Copilotを活用して合意事項を記録する際には、いくつか注意すべき点があります。

プロンプトが不明確だと合意事項が正しく抽出されない

Copilotへの指示(プロンプト)が曖昧な場合、会議の全体的な要約は生成されても、合意事項だけを正確に抽出できないことがあります。

「会議の要点をまとめて」といった指示だけでなく、「参加者が合意した決定事項を箇条書きで示してください」のように、具体的かつ明確な指示を与えることが重要です。

機密情報や個人情報への配慮

Copilotは会議内容を処理するため、会議内で共有された機密情報や個人情報がCopilotの学習データに含まれる可能性があります。

組織のセキュリティポリシーを確認し、機密性の高い情報は共有しない、あるいはCopilotの利用に関するガイドラインを遵守することが不可欠です。

Copilotの誤認識や漏れ

CopilotはAIであるため、発言のニュアンスを完全に理解できなかったり、特定の合意事項を見落としたりする可能性があります。

会議後には必ずCopilotが生成した合意事項リストを確認し、正確性を担保するために手動での修正や追記を怠らないでください。

Copilotの利用にはライセンスが必要

Copilotのすべての機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンが必要です。

組織でCopilotが利用可能か、また利用に必要なライセンスが割り当てられているかを確認してください。個人利用の場合はCopilot Proの契約が必要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議でのCopilot活用において、Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは利用できる範囲に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
Teams会議要約	Copilot Proでは、Web版CopilotまたはCopilotアプリ経由で、会議の要約や議事録作成を依頼できます。	Teams会議内で直接Copilot機能(要約、議事録作成、アクションアイテム抽出など)を利用できます。よりシームレスな統合が特徴です。
リアルタイム議事録	直接的なリアルタイム議事録生成機能はありません。	会議中にリアルタイムで議事録を作成・共有する機能が利用可能です。
データ連携	Microsoft Graphとの連携は限定的です。	Microsoft Graphを介して、Outlook、Teams、Word、Excelなど、Microsoft 365内のデータと連携し、より文脈に沿った応答が可能です。
対象ユーザー	個人ユーザー向け	法人ユーザー(Microsoft 365 Business/Enterpriseライセンスが必要)向け

Teams会議でのシームレスなCopilot活用には、Microsoft 365 Copilotが適しています。

Copilot ProでもWeb版Copilotなどを介して会議内容の要約は可能ですが、Teamsとの直接統合機能はMicrosoft 365 Copilotに軍配が上がります。

組織での利用を検討している場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が推奨されます。

まとめ

Teams会議でCopilotに参加者の合意事項を記録させるためには、会議終了後に具体的なプロンプトで要約を依頼し、生成された内容を確認・修正する手順が有効です。

Copilotの会議要約機能とプロンプトエンジニアリングを組み合わせることで、意思決定やタスク分担に関する合意事項を正確に把握できます。

今後は、Copilotに会議中の重要事項をリアルタイムでハイライトさせる機能なども期待されます。まずは、会議後の要約依頼からCopilotの活用を始めてみましょう。