【Googleドキュメント】Bates番号(連番)付与!法務文書での活用

法務文書では、証拠書類や契約書のページごとに一意の番号を振るBates番号が欠かせません。しかし、Googleドキュメントには標準でBates番号を付与する機能がありません。この記事では、アドオンのインストールやApps Scriptを利用した2つの具体的な方法をわかりやすく解説します。この記事を読めば、あなたの文書に効率的に連番を付与できるようになります。

Bates番号とは何か?Googleドキュメントで実現する方法

Bates番号とは、裁判や監査などで証拠書類の各ページに付与する一意の連続番号です。通常は「ABC000001」「ABC000002」のような英数字と桁揃えの書式を使います。Googleドキュメントには直接的な機能はありませんが、アドオンやスクリプトで実現できます。アドオンはインストールしてすぐ使える手軽さが魅力です。Apps Scriptはコードを書く必要がありますが、細かいカスタマイズが可能です。

アドオン「Bates Numbering」を使った連番付与の手順

アドオンのインストールと基本設定

1. アドオンをインストールする
   Googleドキュメントを開き、メニュー「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」をクリックします。検索窓に「Bates Numbering」と入力して表示されたアドオンを選択し、インストールボタンを押します。
2. アドオンを起動する
   インストール後、「拡張機能」メニューに「Bates Numbering」が追加されます。クリックして「Start」を選びます。
3. 番号の書式を設定する
   アドオンのサイドバーで、プレフィックス(例:ABC)、桁数(例:6桁)、開始番号(例:1)を入力します。また、ページごとに番号を振るか、段落ごとに振るかを選択できます。

番号の範囲と書式設定

1. ページ範囲を指定する
   アドオンの設定画面で「全ページ」または「特定のページ範囲」を選びます。法務文書では全ページに振ることが多いでしょう。
2. 番号の配置場所を決める
   番号をページの左上、右上、フッターなどから選択します。多くの場合、ページの右上余白に配置します。
3. 書式のプレビューを確認する
   設定後、「Preview」ボタンで実際の配置を確認できます。問題なければ「Apply」で番号を付与します。

実際の番号付与と確認

1. 番号を付与する
   「Apply」をクリックすると、ドキュメント全体に連番が追加されます。処理が完了するまで待ちます。
2. 結果を確認する
   ドキュメントをスクロールして、各ページの指定した位置に番号が表示されているか確認します。番号が重複していないかもチェックしましょう。
3. 編集後に再実行する
   文書を編集した場合、番号がずれることがあります。その時は再度アドオンを起動して「Reapply」を選びます。

Apps Scriptを使ったカスタム連番付与の手順

スクリプトエディタの起動

1. スクリプトエディタを開く
   Googleドキュメントのメニュー「拡張機能」→「Apps Script」をクリックします。新しいタブでスクリプトエディタが開きます。
2. プロジェクト名を設定する
   デフォルトの「無題のプロジェクト」をわかりやすい名前に変更します。例:「BatesNumbering」。

スクリプトの作成と実行

1. スクリプトコードを記述する
   以下のコードをエディタに貼り付けます。このコードは各ページのフッターに連番を追加します。
   function addBatesNumbers() {
var doc = DocumentApp.getActiveDocument();
var body = doc.getBody();
// フッターにアクセスするための準備
var footer = doc.getFooter();
if (!footer) {
// フッターがない場合は作成
footer = doc.addFooter();
}
// 既存のフッター内容をクリア
footer.clear();
// ページ番号フィールドを挿入(実際のBates番号ではない)
// 代わりに各セクションのフッターに連番を設定する
var sections = body.getSections();
for (var i = 0; i < sections.length; i++) { var section = sections[i]; // フッターのパラグラフに番号を追加 var footerParagraph = footer.editAsText(); var pageNum = i + 1; footerParagraph.appendText('BATES' + pageNum.toString().padStart(6, '0') + ' '); } }
2. スクリプトを保存する
   Ctrl+S(またはCmd+S)で保存します。初回はプロジェクト名を求められるので入力します。
3. スクリプトを実行する
   ツールバーの「実行」ボタンをクリックします。初回は権限承認が必要です。自分のアカウントで許可します。

番号のカスタマイズ方法

1. プレフィックスを変更する
   コード内の「'BATES'」を任意の文字列に置き換えます。例:「'DOC'」にするとDOC000001のようになります。
2. 桁数を変える
   「padStart(6, '0')」の6を希望の桁数に変更します。5桁なら5にします。
3. 開始番号を変更する
   ループの開始値を変えます。例えば100から始めたい場合は「var pageNum = i + 100;」とします。

Bates番号付与時の注意点とトラブル対策

番号の重複やスキップを防ぐ

アドオンを使用する場合、作業中に別のアドオンが干渉して番号が重複することがあります。そのため、番号付与前には他のアドオンを無効にしておくことをおすすめします。また、スクリプトを使用する場合は、フッターのクリア処理を忘れないようにします。クリアしないと前回の番号が残って二重に表示されます。

文書の編集後再実行が必要なケース

文書内のページ数が変わる編集(ページの追加や削除)をした場合、既存のBates番号は自動で更新されません。アドオンでは「Reapply」ボタンで再実行します。スクリプトではスクリプトを再度実行してフッターを書き換えます。ただし、手動でフッターを編集した後に再実行すると、手動編集が消えるので注意が必要です。

アドオンの有料版と制限

「Bates Numbering」アドオンには無料版と有料版があります。無料版では1文書あたりのページ数や使用回数に制限がある場合があります。大量ページの文書や頻繁に使用する場合は有料版の購入を検討します。また、アドオンはGoogleドキュメントのバージョンによって動作が変わる可能性があるため、常に最新版を使用しましょう。

アドオンとApps Scriptの比較表

項目	アドオン	Apps Script
操作の難易度	初心者でも簡単に使える	基本的なプログラミング知識が必要
カスタマイズ性	限定的(設定項目のみ)	高い(コードを自由に記述可能)
コスト	無料版に制限あり、有料版あり	無料(Googleアカウントのみ)
信頼性	開発元に依存する	自分で管理するため安定
対応範囲	ページ単位、段落単位など選べる	フッターやヘッダーに限定されがちだが工夫次第

まとめ

この記事では、GoogleドキュメントでBates番号を付与する2つの方法を解説しました。アドオン「Bates Numbering」は簡単な操作で素早く連番を振りたい場合に最適です。一方、Apps Scriptはカスタマイズ性が高く、繰り返し同じ作業を行う場合に便利です。ご自身の文書管理のニーズに合わせて方法を選択してください。まずはアドオンを試してみて、不十分であればスクリプトに挑戦すると良いでしょう。

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