【Googleドキュメント】描画オブジェクトを別ドキュメントで再利用!Driveに保存

Googleドキュメントで作った描画オブジェクトを別のドキュメントで使いたいと思ったことはありませんか。図形や線、テキストボックスを組み合わせた図表は、コピー&ペーストではうまく貼り付けられない場合があります。そんなときは、描画オブジェクトをGoogle Driveに保存することで、どのドキュメントからでも簡単に再利用できるようになります。この記事では、描画オブジェクトをDriveに保存する方法と、別のドキュメントで呼び出す手順を詳しく解説します。

描画オブジェクトをDriveに保存するとは

Googleドキュメントの描画機能は、図形や矢印、テキストボックスを組み合わせてフローチャートや図解を作成するのに便利です。しかし、作成した描画オブジェクトをそのままコピーして別のドキュメントに貼り付けようとすると、レイアウトが崩れたり、画像としてしか貼り付けられないことがあります。そこで役立つのが、描画オブジェクトをGoogle Driveに保存する機能です。この機能を使うと、描画データをファイルとして保存し、どのドキュメントからでも呼び出せるようになります。しかも、呼び出した後も編集可能な状態を保てるため、後から修正が必要な図表を効率的に管理できます。

描画オブジェクトをDriveに保存する手順

1. 描画ウィンドウを開く
   Googleドキュメントで、メニューから「挿入」→「描画」→「新規」を選択します。描画キャンバスが表示されます。
2. オブジェクトを作成する
   ツールバーの図形や線、テキストボックスを使って、目的の図表を作成します。色やサイズも自由に調整できます。
3. 保存して閉じる
   作成が完了したら、右上の「保存して閉じる」をクリックします。これでドキュメント内に描画オブジェクトが挿入されます。ただし、この状態ではまだDriveに保存されていません。
4. Driveに保存するために再編集する
   ドキュメント内の描画オブジェクトをダブルクリックして、再度描画ウィンドウを開きます。
5. 「名前を付けて保存」を選択する
   描画ウィンドウのメニューから「ファイル」→「名前を付けて保存」を選びます。ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。これで、描画オブジェクトがGoogle Driveの「マイドライブ」に保存されます。

保存されたファイルは、Googleドキュメントの描画形式(.gdraw)としてDrive上に表示されます。このファイルは、他のドキュメントから「挿入」→「描画」→「Driveから」で呼び出せます。

保存した描画オブジェクトを別のドキュメントで使用する手順

1. 挿入先のドキュメントを開く
   再利用したい描画オブジェクトを追加するドキュメントを開きます。
2. 「挿入」→「描画」→「Driveから」を選択
   メニューから「挿入」をクリックし、「描画」→「Driveから」の順に選択します。
3. 対象の描画ファイルを選ぶ
   Drive上のファイル一覧が表示されるので、先ほど保存した描画ファイルをクリックして選択します。ファイル名を検索することもできます。
4. 「選択」ボタンをクリック
   右下の「選択」ボタンを押すと、描画オブジェクトがドキュメントに挿入されます。挿入後もこのオブジェクトをダブルクリックすれば編集可能です。

この方法なら、同じ図表を何度でも呼び出せるうえ、編集も一元管理できます。たとえば、会社のロゴやフローチャートのテンプレートなど、頻繁に使う図形をDriveに保存しておくと作業効率が上がります。

注意点とよくあるトラブル

「名前を付けて保存」メニューが出てこない

描画ウィンドウを開いた状態でメニューバーが表示されない場合があります。そのときは、描画ウィンドウのタイトルバー部分をクリックしてアクティブにしてください。また、ドキュメントに埋め込んだ描画オブジェクトをダブルクリックして開くと、メニューが表示されます。

「Driveから」オプションがグレーアウトしている

このオプションは、Google Driveに描画ファイルが保存されていないと利用できません。まずは上記の手順で描画ファイルをDriveに保存してください。また、組織のポリシーで制限されている場合は、管理者に問い合わせる必要があります。

保存した描画ファイルが見つからない

ファイル名を忘れた場合は、Driveの検索で「type:application/vnd.google-apps.drawing」と入力すると、描画ファイルだけを絞り込めます。また、保存時にフォルダを指定すれば、後から整理しやすくなります。

保存方法の比較:Drive保存 vs 画像ダウンロード vs コピー&ペースト

方法	編集の可否	画質	ファイル管理
Driveに保存	編集可能(元データを保持)	ベクターで高品質	Drive上で一元管理
画像としてダウンロード(PNG/JPEG)	編集不可(画像固定)	ラスターで劣化の可能性	別途画像ファイルを管理
コピー&ペースト	一部編集可能だがレイアウト崩れあり	環境に依存	埋め込み形式で管理しづらい

表の通り、Drive保存は編集可能で高画質、かつ一元管理が可能なため、再利用目的には最適の方法です。

まとめ

Googleドキュメントの描画オブジェクトをDriveに保存すると、別のドキュメントで簡単に再利用できます。保存した描画ファイルは編集可能な状態で呼び出せるため、修正や更新もスムーズです。頻繁に使う図表はあらかじめDriveに保存しておき、「挿入」→「描画」→「Driveから」で素早く追加してみてください。この方法を活用すれば、図表を作り直す手間が省け、ドキュメント作成の効率が大幅に向上します。

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