【Googleドキュメント】変更履歴のバージョン名を一括変更!リビジョン管理の整理

Googleドキュメントで文書を編集していると、変更履歴(リビジョン履歴)に多数のバージョンが自動保存されます。バージョンごとに名前を付けて管理したいけれど、1つ1つ手動で変更するのは手間がかかります。この記事では、Google Apps Scriptを使ってバージョン名を一括で変更する方法を解説します。スクリプトを実行するだけで、すべてのバージョンに連番や任意の名前を設定できるようになります。

変更履歴のバージョン名を一括変更する必要性

Googleドキュメントの変更履歴は、文書の編集履歴を自動的に保存してくれる便利な機能です。デフォルトでは「12:34 PM」「5分前」のようなタイムスタンプがバージョン名として表示されます。しかし、プロジェクトの区切りや大きな修正ごとに意味のある名前を付けておくと、後から目的のバージョンを見つけやすくなります。例えば「初稿」「レビュー後」「最終版」などの名前です。手動で1つずつ名前を変更するのは時間がかかるため、一括変更のスクリプトが役立ちます。

Apps Scriptで一括変更する手順

以下の手順で、Google Apps Scriptを使って変更履歴のバージョン名を一括変更します。スクリプトは現在のドキュメントに紐づけて実行します。

手順1:スクリプトエディタを開く

1. Googleドキュメントを開く
   名前を変更したいドキュメントをGoogleドキュメントで開きます。
2. 拡張機能メニューをクリック
   メニューバーの「拡張機能」をクリックし、「Apps Script」を選択します。別タブでスクリプトエディタが開きます。

手順2:スクリプトコードを記述する

1. コードのデフォルトを削除
   エディタに表示されているデフォルトのコード(function myFunction() {})をすべて削除します。
2. 以下のスクリプトをコピーして貼り付ける
   次のコードをエディタに貼り付けます。

   function renameRevisions() {
     var doc = DocumentApp.getActiveDocument();
     var revisions = doc.getRevisions();
     
     // 各リビジョンに連番で名前を付ける
     for (var i = 0; i < revisions.length; i++) {
       var name = "バージョン" + (i + 1);
       revisions[i].setName(name);
     }
     
     // 完了メッセージ
     DocumentApp.getUi().alert(i + " 個のバージョン名を変更しました。");
   }

手順3:スクリプトを保存して実行する

1. プロジェクトに名前を付けて保存
   スクリプトエディタの左上にある「無題のプロジェクト」をクリックし、任意の名前(例:「バージョン名一括変更」)を入力します。次に、フロッピーディスクアイコンをクリックして保存します。
2. 関数を選択して実行
   エディタ上部の関数選択ドロップダウンから「renameRevisions」を選び、その隣の「▶ 実行」ボタンをクリックします。
3. 権限を承認する
   初回実行時には「許可が必要です」というダイアログが表示されます。内容を確認し、「許可を確認」→「許可」をクリックして、スクリプトがドキュメントにアクセスすることを承認します。
4. 実行結果を確認
   スクリプトが正常に完了すると、「○ 個のバージョン名を変更しました。」というアラートが表示されます。元のドキュメントに戻り、「ファイル」→「変更履歴」→「現在のバージョンの名前を表示」をオンにすると、連番が付いていることを確認できます。

注意点と失敗例

スクリプト実行後にバージョン名が反映されない場合

変更履歴の表示が古いキャッシュを参照している可能性があります。一度ドキュメントを閉じてから再度開くか、画面をリロードすると正しく表示されます。また、スクリプトが正常に実行されていても、バージョン名の変更はすぐに反映されないことがあります。その場合は数分待ってから確認してください。

バージョン名が重複する場合

上記のスクリプトでは「バージョン1」「バージョン2」のように一意の名前を付けますが、手動で同じ名前を付けることは可能です。ただし、同一の名前が複数のバージョンにあると、区別が難しくなります。一括変更の際は必ず一意になる命名ルール(連番、タイムスタンプなど)を使用してください。

スクリプトの実行制限

Google Apps Scriptには1日の実行時間や呼び出し回数に制限があります。大量のバージョン(数百以上)がある場合、一度にすべての名前を変更できないことがあります。その場合はバッチ処理に分割する必要がありますが、通常の文書では問題ありません。

権限の取り消し

不要になったスクリプトは、Apps Scriptエディタからプロジェクトを削除するか、Googleアカウントの「サードパーティのアクセス」から権限を取り消すことをおすすめします。スクリプトの不正利用を防ぐためです。

手動変更とスクリプト一括変更の比較

項目	手動変更	スクリプト一括変更
操作の手間	1つのバージョンごとに右クリック→「バージョン名を変更」→入力→保存の操作が必要	スクリプトを一度実行するだけ
速度	バージョン数が多いと非常に時間がかかる	数十のバージョンなら数秒で完了
名前の自由度	任意の名前を1つずつ手動入力できる	スクリプト内でルールを自由に設定できる(連番、日時、カスタム文字列など)
スキル要件	特別な知識は不要	簡単なJavaScriptの知識が必要

まとめ

Googleドキュメントの変更履歴に含まれるバージョン名を、Google Apps Scriptを使うことで一括変更できるようになりました。この方法を使えば、大量のリビジョンにも瞬時に意味のある名前を付けられ、文書管理が格段に効率化します。応用として、バージョン名に日時や固定の接頭辞を付けるスクリプトに改造することも可能です。ぜひ今回のスクリプトをベースに、自分のワークフローに合わせた命名ルールを試してみてください。

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