【Googleスプレッドシート】共有相手に通知メールを送らずに権限付与!通知オフの設定

Googleスプレッドシートを他の人と共有するとき、相手に通知メールが自動で送られることに困ったことはありませんか。特に複数のファイルを一度に共有する場合や、テスト用のファイルを確認してもらいたいだけの場合には、毎回メールが届くと煩わしく感じることがあります。この記事では、通知メールを送らずに権限を付与する方法を詳しく解説します。

共有画面の設定を少し変更するだけで、相手にメールが届かないようにすることが可能です。また、スプレッドシートの共有設定を一括で変更する方法もご紹介します。これらの操作を覚えれば、ファイル共有の際のストレスを減らせるでしょう。

共有時に通知メールが送られる仕組み

Googleスプレッドシートでは、ファイルを共有する際にデフォルトで相手に通知メールが送信されます。このメールにはファイルへのリンクとアクセス権限が記載されており、相手はすぐにファイルを開くことができます。しかし、大量のファイルを共有したり、非公開の作業用ファイルをテストで共有する場合には、相手にとっては迷惑になることもあります。Googleスプレッドシートは、共有ダイアログに「通知メールを送信する」というチェックボックスを用意しており、これを外すだけで通知を停止できます。また、共有設定の詳細画面から、新しいメンバーへの通知を常に送らないように設定することも可能です。

通知メールを送らないで共有する具体的な手順

ここでは、最も簡単な方法から一括設定、応用的なスクリプト利用までを解説します。いずれの方法も、共有したいファイルを開いて操作します。

方法1: 共有ダイアログで「通知メールを送信する」のチェックを外す

1. スプレッドシートを開いて共有ボタンをクリック
   画面右上の「共有」ボタンをクリックします。青色のボタンです。
2. 共有相手を入力して権限を選択
   「ユーザーまたはグループを追加」欄に相手のメールアドレスを入力し、権限(編集者、閲覧者など)を選びます。
3. 「通知メールを送信する」のチェックを外す
   入力欄の下にある「通知メールを送信する」のチェックボックスをクリックしてオフにします。この操作でメールは送られません。
4. 「送信」ボタンをクリック
   そのまま「送信」をクリックすると、相手には通知が届かずに権限だけが付与されます。相手はファイルを開こうとしたときにはアクセスできるようになっています。

この方法は、ファイルごとに個別に設定する場合に適しています。一度共有した後でも、再度共有画面を開いて設定を変更できます。

方法2: 共有設定の詳細で新しい共有時の通知を無効にする

1. スプレッドシートを開き「共有」をクリック
   画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
2. 「詳細設定」をクリック
   共有ダイアログの右下にある「詳細設定」リンクをクリックして、詳細な共有設定画面を開きます。
3. 「編集者と閲覧者に通知する」のチェックを外す
   「通知設定」のセクションにある「新しいユーザーが追加されたときに編集者と閲覧者にメールで通知する」のチェックを外します。この設定をオフにすると、今後そのファイルに新しい共有者が追加されても、既存の共有者には通知が届かなくなります。
4. 変更を保存
   画面下部の「変更を保存」ボタンをクリックして設定を反映します。以降は、新しい共有者を追加するたびに通知メールを送るかどうかを個別に選択できるようになります。

この方法の利点は、ファイル単位で通知に関するデフォルト動作を変更できる点です。ただし、この設定はそのファイルにのみ適用され、他のファイルには影響しません。

方法3: Apps Scriptでプログラムから通知なしで共有する

1. スクリプトエディタを開く
   スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」をクリックしてスクリプトエディタを開きます。
2. 共有のコードを記述
   以下のサンプルコードをエディタに貼り付けます。
   function shareWithoutNotification() {
var file = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
file.addEditor('example@example.com');
// 第二引数にfalseを指定して通知をオフ
file.addViewer('viewer@example.com', false);
}
   addEditorやaddViewerの第二引数にfalseを渡すと、通知メールが送られません。
3. スクリプトを実行
   画面上部の実行ボタンをクリックしてスクリプトを実行します。初回は承認が必要な場合がありますので、画面の指示に従って承認します。
4. 権限が付与されたことを確認
   スクリプト実行後、相手のメールアドレスに通知が届かないまま、ファイルの共有が完了します。

この方法は、多数のファイルや頻繁な共有を自動化したい場合に便利です。スクリプトを一度書けば、何度でも再利用できます。

通知をオフにする際の注意点と制限

相手にファイルの存在が伝わらない可能性がある

通知メールを送らないと、相手は自分が共有されたことに気づかない場合があります。特に相手がファイルを開く習慣がない場合や、共有されたことを期待していない場合には、別途連絡が必要です。ファイルを共有した後に、口頭やチャットで伝えることをおすすめします。

権限を変更する場合の通知設定

すでに共有している相手に対して権限を変更(編集者から閲覧者にするなど)する場合、変更内容によっては通知が送られることがあります。Googleスプレッドシートでは、権限の変更時に「変更を通知する」というチェックボックスが表示されます。これを外せば通知を防げますが、権限を剥奪する場合などは自動的にメールが送られるケースもありますので注意が必要です。

通知設定はファイルごとに行う必要がある

残念ながら、アカウント全体で「常に通知を送らない」というデフォルト設定は提供されていません。そのため、共有のたびにチェックを外すか、詳細設定でファイルごとに変更する必要があります。ただし、Apps Scriptを使えば、一度の実行で複数のファイルに同じ設定を適用することも可能です。

共有リンクを作成する場合は通知が不要

「リンクを知っている全員」に公開する共有リンクを作成する場合、個別の通知メールは送られません。この方法では、リンクを貼ったページやメッセージを相手に伝える必要がありますが、権限設定によってはセキュリティに注意しましょう。

通知ありとなしの比較

まとめ

Googleスプレッドシートで共有相手に通知メールを送らずに権限付与する方法について解説しました。共有ダイアログのチェックを外す方法や、詳細設定でデフォルト動作を変更する方法、そしてApps Scriptを使った自動化の方法を紹介しました。これらのテクニックを活用すれば、不要なメールを減らして効率的にファイル共有を行えます。特に頻繁にファイルを共有する場合には、詳細設定を変更しておくと便利です。また、スクリプトを書ける方は、一度の実行で複数のファイルの通知設定を管理することも可能です。ファイル共有の際には、相手に事前に連絡するなどの配慮も忘れずに行いましょう。