【Copilot】CopilotアプリにSharePointサイトを接続して検索する手順と業務効率化

CopilotアプリでSharePointサイト内の情報を検索できるようになりました。これにより、必要な資料や過去の議事録などを素早く見つけられます。この記事では、CopilotアプリにSharePointサイトを接続する手順と、それによって業務効率がどのように向上するかを解説します。

CopilotアプリはMicrosoft 365 Copilotの機能の一つです。Webブラウザやデスクトップアプリから利用できます。SharePointサイトを接続することで、組織内の情報資産へのアクセスが容易になります。

Copilotアプリの利便性を最大限に引き出すための設定方法を理解しましょう。この記事を読めば、SharePointサイトの情報をCopilotで効率的に検索できるようになります。

CopilotアプリとSharePoint連携の概要

Copilotアプリは、Microsoft 365 Copilotの機能を統合したアプリケーションです。チャット形式でCopilotに指示を出し、文書作成や情報検索、要約など多様なタスクを依頼できます。SharePointサイトを接続することで、Copilotは組織内のSharePointに保存されているファイルやドキュメントを検索対象に含めることが可能になります。

この連携は、Microsoft Graphという基盤技術によって実現されています。Microsoft Graphは、Microsoft 365内の様々なデータ(メール、カレンダー、チャット、ドキュメントなど)へのアクセスを可能にするAPIです。CopilotはMicrosoft Graphを通じてSharePointサイトの情報を取得し、ユーザーの質問に対して関連性の高い情報を提示します。

利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)や個人契約(Copilot Pro)で利用できます。

CopilotアプリにSharePointサイトを接続する手順

CopilotアプリでSharePointサイトの情報を検索するには、特別な接続設定は不要です。Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つSharePointサイトの情報を自動的に認識し、検索対象に含めます。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスするか、デスクトップアプリを起動します。
2. 検索バーに質問を入力する
   Copilotのチャット画面にある検索バーに、SharePointサイト内の情報を検索したい内容を入力します。例えば、「〇〇プロジェクトの最新の進捗報告書を見せて」といった具体的な指示が有効です。
3. Copilotの回答を確認する
   Copilotは、組織内のSharePointサイトを含むアクセス可能な情報源から関連情報を検索します。検索結果として、関連するドキュメントのタイトルや概要、場合によっては直接的な回答が提示されます。
4. ドキュメントを開く
   Copilotが提示した回答に関連するドキュメントがあれば、そのリンクをクリックしてSharePoint上で直接開くことができます。

Copilotは、ユーザーのアクセス権限に基づいてSharePointサイトの情報を検索します。そのため、自分がアクセスできないSharePointサイトの情報は検索結果に表示されません。

CopilotアプリとSharePoint連携による業務効率化

資料検索時間の短縮

SharePointには多くのドキュメントが保存されており、目的の資料を探すのに時間がかかることがあります。Copilotに具体的なキーワードや質問を投げかけることで、関連性の高いドキュメントを素早く見つけ出せます。これにより、資料を探す時間を大幅に削減できます。

情報共有の促進

チームメンバーが作成したドキュメントや議事録などもCopilotの検索対象となります。これにより、過去の議論や決定事項、プロジェクトの経緯などを容易に把握できます。新しいメンバーの情報収集や、プロジェクトの引き継ぎもスムーズになります。

意思決定の迅速化

必要な情報に迅速にアクセスできるため、データに基づいた迅速な意思決定が可能になります。例えば、競合分析レポートや市場調査データなどをCopilotに検索させ、その結果を基に戦略を立案するといった活用が考えられます。

タスクの効率化

CopilotにSharePoint上の情報を要約させることも可能です。長文の報告書や複数のドキュメントの内容を短時間で把握したい場合に役立ちます。これにより、情報のインプットにかかる時間を削減し、本来注力すべき業務に時間を割くことができます。

CopilotアプリでSharePointを検索する際の注意点

アクセス権限の制限

Copilotは、ユーザーがMicrosoft 365アカウントでアクセス権を持つSharePointサイトの情報のみを検索できます。アクセス権限のないサイトやドキュメントは検索結果に表示されません。もし必要な情報が表示されない場合は、SharePoint上のアクセス権限を確認してください。

情報の鮮度と正確性

CopilotはSharePoint上の最新情報を参照しますが、ドキュメントの内容自体が古い、または不正確である可能性もあります。Copilotが提示した情報が常に正しいとは限らないため、重要な意思決定に利用する際は、必ず元のドキュメントで内容を確認することが重要です。

機密情報の取り扱い

Copilotは、組織内のあらゆる情報にアクセスできる可能性があります。機密情報や個人情報を含むドキュメントを検索する際は、Copilotの利用ポリシーや組織のセキュリティガイドラインを遵守する必要があります。Copilotに機密情報を入力する際は、その情報がどのように扱われるかを理解しておくことが大切です。

検索結果の精度

Copilotの検索精度は、質問の仕方やSharePointサイト内のドキュメントの整理状況に影響されます。あいまいな質問では意図した結果が得られないことがあります。具体的なキーワードや質問を工夫することで、より精度の高い検索結果を得ることができます。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのSharePoint検索機能比較

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotは、どちらもSharePointサイトの情報をCopilotアプリで検索できます。ただし、利用できる範囲や機能に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
SharePoint検索	アクセス可能なSharePointサイト内のドキュメントを検索できます。	アクセス可能なSharePointサイト内のドキュメントを検索できます。
検索対象範囲	個人のMicrosoft 365アカウントでアクセスできる範囲。	組織のMicrosoft 365テナント全体でアクセス権のある範囲。
連携機能	Web版Copilot、Windows Copilot、Edge Copilot、Copilotアプリで利用可能。	Web版Copilot、Windows Copilot、Edge Copilot、Copilotアプリ、およびWord、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリ内で利用可能。
高度な機能	Web検索との連携、画像生成など。	Microsoft 365アプリ内での高度な編集・分析機能、Teams会議の要約など、組織内の業務に特化した機能。

Microsoft 365 Copilotは、組織全体の情報資産へのアクセスと、各Microsoft 365アプリとの連携が強化されています。一方、Copilot Proは個人利用において、より広範なWeb検索や画像生成機能などをCopilotアプリで利用したい場合に適しています。SharePoint内の情報検索という点では、どちらも基本的な機能は備えています。

CopilotアプリでSharePointサイトの情報を検索する手順を理解し、日常業務に活用することで、情報収集の時間を大幅に短縮できます。Copilotに具体的な指示を出す練習を積み、組織内の情報資産を最大限に活用しましょう。

次に、CopilotにSharePoint上のドキュメントを要約させる方法を試してみると、さらに効率化が進みます。

✨

Microsoft Copilot完全解決データベース 使い方が分からない、回答がおかしい、職場で使えないなど、Copilotのあらゆるトラブル・操作ガイドを網羅しています。