【Copilot】PowerPointでCopilotに年次総会プレゼンを作成させる手順と活用例

PowerPointでCopilotを活用し、年次総会プレゼン資料を迅速に作成したいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotは、簡単な指示からプレゼン資料の骨子を生成する能力を持っています。

この記事では、PowerPointでCopilotを使い、年次総会プレゼン資料を作成する具体的な手順を解説します。

さらに、Copilotの活用例や、より効果的に資料を作成するためのヒントも紹介します。

Copilotを使いこなすことで、プレゼン資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

CopilotによるPowerPointプレゼン資料生成の仕組み

PowerPointのCopilot機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約し、Copilotが利用可能な環境で機能します。

ユーザーが入力したプロンプト(指示文)を基に、CopilotはWordやExcelなどの他のMicrosoft 365アプリケーションで利用可能な情報を参照し、プレゼンテーションの構成案、テキスト、画像を生成します。

特に年次総会のような定型的なプレゼンでは、過去のデータや組織構造を踏まえた資料生成が期待できます。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)と個人契約(Copilot Pro)で利用できる機能や制限に違いがある場合がありますが、PowerPointでの資料生成機能は共通して利用可能です。

Copilotは、指定されたテーマやキーワードに基づき、適切なスライド構成を考案し、各スライドのタイトル、本文、場合によっては図やグラフの候補を提案します。

Copilotに年次総会プレゼン資料を生成させる手順

1. PowerPointを開く
   Microsoft 365 Copilotが利用できるPowerPointデスクトップアプリケーションを起動します。
2. Copilotへの指示を入力する
   PowerPointの画面上部にある「Copilot」アイコンをクリックし、表示されるチャットインターフェースにプレゼン作成の指示を入力します。例えば、「2023年度の年次総会プレゼン資料を作成してください。内容は、今年度の業績ハイライト、来年度の事業戦略、質疑応答の3部構成にしてください。」のように具体的に記述します。
3. 資料の生成を待つ
   指示後、Copilotが数秒から数分かけてプレゼン資料を生成します。生成されるスライド数や内容は、指示の具体性やCopilotの処理能力に依存します。
4. 生成された資料を確認・編集する
   Copilotが生成した資料を確認します。必要に応じて、テキストの修正、画像の差し替え、スライドの追加・削除など、手動で編集を加えます。
5. デザインを調整する
   Copilotは基本的な構成を生成しますが、デザインテーマは別途適用する必要があります。PowerPointの「デザイン」タブから、組織のブランドイメージに合ったデザインを選択・適用します。

Copilotでより効果的なプレゼン資料を作成するコツ

プロンプトに詳細な情報を盛り込む

Copilotに指示を出す際は、具体的な情報を盛り込むことが重要です。

例えば、「今年度の業績ハイライト」と指示するだけでなく、「今年度の業績ハイライト。特に、売上高の前年比15%増、新規顧客獲得数200社増加、利益率3%改善について強調してください。」のように、含めたい具体的な数値や強調したいポイントを明記します。

これにより、Copilotはより的確な内容を生成しやすくなります。

参照するドキュメントを指定する

Microsoft 365 Copilotは、WordやExcelなどの他のファイルを参照して資料を生成できます。

年次総会プレゼンの場合、事前に作成した事業報告書や財務諸表などのドキュメントをCopilotに参照させることで、より正確で詳細な情報を盛り込んだ資料を生成させることが可能です。

プロンプトに「添付の事業報告書の内容を基に、来年度の事業戦略スライドを作成してください。」のように指示します。

生成された資料をたたき台として活用する

Copilotが生成する資料は、あくまでたたき台です。

生成された内容が完璧であるとは限りません。必ず内容の正確性を確認し、不足している情報や、より伝えたいメッセージを補足・修正する必要があります。

Copilotの生成結果を基に、自身の言葉で肉付けしていくことで、より質の高いプレゼン資料が完成します。

画像やグラフの挿入を指示する

Copilotはテキストだけでなく、画像やグラフの挿入も支援します。

「業績の推移を示す折れ線グラフを挿入してください」や、「会社のロゴ画像を挿入してください」といった指示を出すことで、視覚的に訴求力の高い資料を作成できます。

ただし、Copilotが自動で生成する画像やグラフは、必ずしも最適なものではない場合があるため、後から手動での調整が必要です。

Copilot活用の注意点と制限事項

機密情報の取り扱い

Copilotに指示を出す際、機密性の高い情報(未公開の財務情報、顧客データ、個人情報など)をプロンプトに直接入力することは避けるべきです。

Copilotは、入力された情報を処理・記憶する可能性があるため、情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。

機密情報は、Copilotが参照できる安全な場所に保存されているドキュメントを指定する形での利用が推奨されます。

生成内容の正確性の確認

CopilotはAIであり、必ずしも常に正確な情報を生成するとは限りません。

特に、数値データや専門的な用語に関しては、誤りが含まれる可能性があります。

生成されたプレゼン資料の内容は、必ず事実確認を行い、正確性を担保した上で使用してください。

デザインやレイアウトの限界

Copilotは、プレゼンテーションの骨子やテキストコンテンツの生成には強力ですが、高度なデザインや細かなレイアウト調整においては、人間のクリエイティビティや専門知識が不可欠です。

Copilotが生成したデザインが組織のブランドガイドラインに沿わない場合や、視覚的な訴求力が低い場合は、手動で大幅な修正が必要になります。

Copilotはあくまでアシスタントとして捉え、最終的な調整は自身で行うことが重要です。

ライセンスと利用環境

Copilot機能を利用するには、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proのライセンスが必要です。

また、利用するPowerPointのバージョンや、組織のIT管理者が設定したセキュリティポリシーによって、Copilotの利用可否や機能が制限される場合があります。

利用できない場合は、IT管理者への確認や、ライセンスの有無を確認してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人ユーザー、小規模チーム	法人・組織ユーザー
利用可能なアプリ	Web版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)、Copilotアプリ、Edge	デスクトップ版Officeアプリ、Web版Officeアプリ、Copilotアプリ、Edge、Teams
データ参照範囲	Web上の情報、ユーザーがアップロードしたファイル(制限あり)	Microsoft 365テナント内のデータ(OneDrive, SharePoint, Outlookなど)
料金体系	月額課金	ユーザー単位の月額課金(Microsoft 365ライセンスに追加)
主な用途	個人の生産性向上、一般的な文書・プレゼン作成支援	組織全体の業務効率化、社内データに基づいた高度な分析・資料作成

Copilot Proは個人利用に特化しており、Web版OfficeアプリやCopilotアプリで利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、デスクトップ版OfficeアプリやTeamsなど、より広範な環境で組織のデータを活用した高度な業務支援が可能です。

PowerPointでのプレゼン資料作成においては、どちらのプランでも基本的な生成機能は利用できますが、組織内のデータ連携やTeamsとの連携を重視する場合はMicrosoft 365 Copilotが適しています。

Copilot Proでも、簡単な指示による資料生成は可能です。