【Copilot】CopilotでPowerPointのスライド構成を再編させる手順と業務活用例

CopilotはPowerPointでスライドの構成を効率的に再編します。既存のスライドを基に、より論理的で分かりやすい流れを作成したい場合に役立ちます。

この機能を使うと、プレゼンテーション全体の構成を短時間で見直せます。記事では、PowerPointでCopilotを使いスライド構成を再編する具体的な手順を解説します。

Copilotによるスライド構成再編の概要

Copilotは、Wordで作成した文書や、既存のPowerPointスライドの内容を基に、プレゼンテーションの構成案を生成します。スライドの順序変更や、内容の追加・削除・要約などを指示できます。これにより、プレゼンテーションの目的や聴衆に合わせて、構成を最適化することが可能です。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに紐づいている必要があります。Web版PowerPointまたはデスクトップ版PowerPointの最新バージョンで利用できます。

Copilotにスライド構成の再編を依頼する手順

1. PowerPointを開き、Copilotを起動する
   PowerPointデスクトップアプリまたはWebアプリで、編集したいプレゼンテーションファイルを開きます。リボンの「Copilot」ボタンをクリックするか、スライド編集画面の右側に表示されるCopilotアイコンをクリックして起動します。
2. 再編したい内容をプロンプトで指示する
   Copilotのチャットペインに、スライド構成の再編に関する指示を入力します。例えば、「このプレゼンテーションの目的は〇〇なので、それに沿ってスライドの構成を再編してください。」や、「スライド3から5の内容を統合し、新しいスライドとして追加してください。」といった具体的な指示が有効です。
3. Copilotの提案を確認・編集する
   Copilotが提案した新しいスライド構成を確認します。提案内容が意図と異なる場合は、さらに具体的な指示をCopilotに与えて修正を依頼できます。提案内容に満足したら、「挿入」ボタンなどをクリックして、PowerPointに反映させます。
4. 手動での調整を行う
   Copilotが生成した構成を基に、必要に応じてスライドの順番を入れ替えたり、テキストや画像を微調整したりします。Copilotはあくまで提案を行うため、最終的な調整はユーザーが行うことが重要です。

Copilotによるスライド再編でよくある誤解と注意点

意図しないスライドが生成される場合

Copilotへの指示が曖昧な場合、意図しない構成やスライドが生成されることがあります。指示は、プレゼンテーションの目的、ターゲットオーディエンス、含めたい主要なトピックなどを明確に記述することが重要です。

対処法:

1. 指示の具体性を高める
   「〇〇について、より詳細に説明するスライドを追加してください」のように、具体的に何をしたいのかを伝えます。
2. 文脈を補足する
   「このプレゼンは新規顧客向けなので、導入部分をより分かりやすくしてください」のように、背景情報を提供します。

構成の変更が反映されない場合

Copilotの提案を挿入する際に、何らかのエラーが発生したり、操作が中断されたりする場合があります。これは、一時的なネットワークの問題や、PowerPointアプリの不具合が原因である可能性があります。

対処法:

1. PowerPointの再起動
   PowerPointアプリを一度終了し、再度起動してから操作を試みます。
2. ネットワーク接続の確認
   安定したインターネット接続があるか確認します。
3. Copilotの指示を簡潔にする
   複雑すぎる指示は、Copilotが解釈できない場合があります。一度簡単な指示で試してみます。

スライドの順番が意図通りにならない場合

Copilotが提案したスライドの順番が、論理的な流れとして最適でないと感じる場合があります。Copilotはあくまで提案であり、最適な順番を常に保証するものではありません。

対処法:

1. 指示で順番を指定する
   「スライド〇〇の後に、スライド△△を配置してください」のように、具体的な順番を指定します。
2. 手動で並べ替える
   Copilotの提案後、スライド一覧画面でスライドをドラッグ&ドロップして手動で並べ替えます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proでは、PowerPointでスライドの要約やデザイン提案などが利用できます。しかし、スライド構成の再編といった、より高度な構成操作はMicrosoft 365 Copilotで提供される機能となります。

Copilotを活用することで、PowerPointでのスライド構成再編作業を大幅に効率化できます。具体的な指示を出すことで、より精度の高い提案を引き出せます。次回は、Copilotを使ったプレゼンテーション資料の要約機能についても解説します。