【Copilot】CopilotでPowerPointの過去資料から流用案を作らせる手順と工数削減のコツ

Copilotを使えば、PowerPointの過去資料を基に新しいプレゼン資料のアイデアを生成できます。

既存の資料を参考にすることで、ゼロから資料を作成する手間を大幅に削減できます。

この記事では、Copilotに過去のPowerPoint資料から流用案を作成させる具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、PowerPoint資料作成の効率を最大化しましょう。

Copilotで過去資料から流用案を生成する概要

PowerPointのCopilot機能は、既存のプレゼンテーション資料を分析し、その内容や構成を理解します。

ユーザーが指示するプロンプトに基づき、過去資料の要素を再利用した新しいスライド案や構成案を提案します。

この機能は、同じようなテーマの資料を繰り返し作成する場合に特に有効です。

過去の成功事例や蓄積された情報を活用することで、より質の高い資料を迅速に作成できます。

利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが割り当てられていることが前提となります。

Copilotに過去資料の流用案を依頼する手順

PowerPointでCopilotを利用して、過去の資料から流用案を生成する手順は以下の通りです。

1. Copilotが利用可能なPowerPointファイルを開く
   Copilot機能が有効なMicrosoft 365環境で、PowerPointデスクトップアプリケーションを開きます。
2. 新しいプレゼンテーションを作成または既存ファイルを開く
   新規作成または既存のPowerPointファイルを開きます。Copilotは、現在開いているファイルまたは指定したファイルを参照します。
3. Copilotウィンドウを表示する
   PowerPointのリボンメニューから「Copilot」アイコンをクリックして、Copilotのサイドパネルを表示させます。
4. プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、過去資料を基に流用案を作成するよう指示するプロンプトを入力します。
5. 過去資料を指定する
   プロンプト内で、参照したい過去のPowerPointファイル名を具体的に指定します。ファイルがOneDriveやSharePointに保存されている場合、Copilotはそれらを検索して参照できます。
6. 流用案の生成を依頼する
   「〜というテーマで、〇〇(ファイル名)を参考に新しいプレゼン資料の構成案を作成してください。」のような具体的な指示を出します。
7. Copilotの提案を確認する
   Copilotが過去資料を分析し、新しいプレゼン資料の構成案やスライド案を生成します。
8. 提案を編集・採用する
   生成された提案を確認し、必要に応じて編集や修正を加えます。提案内容を新しいプレゼンテーションに挿入することも可能です。

Copilotプロンプトの具体例と注意点

Copilotに過去資料の流用案を生成させる際には、具体的なプロンプトが重要です。

具体的なプロンプト例

以下は、Copilotに過去資料から流用案を生成させる際のプロンプト例です。

「(ファイル名).pptxにある、〇〇(過去資料のテーマ)に関する情報を参考に、新しい『△△(新規資料のテーマ)』のプレゼンテーション構成案を作成してください。特に、第3章の構成と主要なポイントを参考にしてください。」

「以前作成した『□□(ファイル名).pptx』のビジュアルデザインを踏襲し、新しい『◇◇(新規資料のテーマ)』のプレゼン資料の表紙スライド案を3パターン生成してください。」

プロンプト作成時の注意点

Copilotが過去資料を正確に参照するためには、以下の点に注意が必要です。

ファイル名は正確に指定してください。

参照する資料がOneDriveやSharePointに保存されていることを確認してください。

Copilotがアクセス権限を持たないファイルは参照できません。

プロンプトは具体的かつ明確に記述してください。

生成された内容は必ず目視で確認し、必要に応じて編集・修正してください。

Copilotと手動での資料比較・流用

Copilotによる流用案生成は効率的ですが、手動での比較・流用も有効な場合があります。

Copilotが参照できるファイルの種類と制限

Copilotは、基本的にPowerPoint形式(.pptx)のファイルを直接参照します。

PDFやWordなどの他形式のファイルは、直接参照できない場合があります。

これらのファイルの内容をCopilotに活用させたい場合は、PowerPoint形式に変換するか、内容をコピー&ペーストしてPowerPoint上に配置する必要があります。

また、ファイルサイズが大きい場合や、複雑な構成の場合、Copilotの分析に時間がかかることがあります。

手動での資料比較・流用作業

Copilotの提案が期待通りでない場合や、より細かなニュアンスを再現したい場合は、手動での作業も検討しましょう。

過去資料と新規資料を並べて表示し、構成、デザイン、テキストなどを比較しながら手動でコピー&ペーストや再作成を行います。

この方法は時間がかかりますが、細部までこだわりたい場合には有効です。

Copilotの提案をたたき台として、手動で微調整を加えるのが最も効率的なアプローチと言えます。

まとめ

Copilotを使えば、過去のPowerPoint資料を基にした新しいプレゼン資料の構成案やスライド案を効率的に生成できます。

この記事で解説した手順に従い、Copilotに過去資料の流用案を作成させることで、資料作成時間を短縮できます。

今後は、Copilotの提案をたたき台として、さらに詳細な内容の編集やデザイン調整を行うことで、より質の高いプレゼンテーション資料を迅速に作成できるようになるでしょう。