【Microsoft 365 Copilot】退職者の履歴を保持するには|削除前のPurview確認

退職者のCopilotへの質問と回答を保存する必要がある場合は、アカウントを削除する前に、対象ユーザーへ適切な保持ポリシーが適用されているかを確認してください。退職者をゲストへ変更することや、SharePointの保持設定だけを作ることでは、Copilotの履歴を保持した確認にはなりません。

対象は、組織のMicrosoft 365 Copilot・Copilot Chatの対話記録を、監査や調査のために保持する管理者です。後任者へ原稿や資料を渡す業務上の引き継ぎとは必要な権限が異なります。個人向けCopilotの履歴に、この手順をそのまま適用することはできません。

保存するものを、質問・回答・元資料から確認する

まず、保持が必要な対象ユーザー、期間、目的を担当部署と確認しましょう。「Copilot関係を全部」では、対話記録が必要なのか、生成した成果物や参照したファイルも必要なのかが分かりません。

MicrosoftのCopilot保持の説明では、ユーザーの質問と応答が保持対象として説明されています。回答中に参照先へのリンクがあっても、参照先のファイル自体を同じ設定で保存したことにはなりません。必要な元資料には、その保存場所に適した保持を確認してください。

アカウント削除より前に、Purviewで適用先を確認する

保持設定を担当する権限がある管理者は、Microsoft Purviewポータルで「ソリューション」から「データ ライフサイクル管理」を開き、保持ポリシーを確認してください。操作項目が見つからない場合は、必要な管理権限とライセンスを先に確認しましょう。

1. 対象ユーザーに既存の保持ポリシーがあるか確認してください。
2. 新しいポリシーを作る場合は、現在の画面にある「Microsoft Copilot experiences」内のMicrosoft 365 Copilotなど、対象に合う場所を選んでください。
3. 対象ユーザーまたはスコープを確認し、保持期間と、期間終了後に削除するかを組織の方針に合わせて指定しましょう。
4. 作成後はポリシーの配布・適用状態を確認し、エラーがないかを確かめてください。
5. 対象ユーザー、ポリシー名、設定内容、適用を確認した日を退職処理の記録へ残しましょう。

具体的な画面操作と適用に要する期間は、保持ポリシーの作成・構成手順を確認してください。作成を押した直後に、すべての対象へ適用されたと判断しないことが大切です。

古いポリシーではTeamsチャットとCopilotの対話が同じ場所に含まれていた場合があります。名前だけで対象を決めず、現行ポリシーがどのアプリを保持しているか確認してください。新規ポリシーへ置き換える場合も、旧ポリシーを先に削除しないよう、保持担当者と手順を決めましょう。

サインイン停止とデータ保持を、退職処理の中で確認する

退職後に本人が利用できないようにする操作は、Microsoftの退職者のアクセス停止とデータ保護の手順に沿って進めてください。保持のために本人のサインインを継続させたり、ゲストへ変更したりする必要がある、と考えないでください。

Microsoftは、削除前に適用されていた保持の対象となるCopilot等のメッセージについて、アカウント削除後は非アクティブなメールボックスに保持され、eDiscoveryで検索できると説明しています。重要なのは、削除前の適用条件を満たしていることです。

ライセンスの解除、メールボックスの処理、アカウント削除は、保持と引き継ぎの確認後に所定の担当者が進めましょう。何を残すか未確認のまま削除し、「あとから保持ポリシーを作れば戻る」と期待しないでください。

保持された履歴を確認する担当者を決める

保持は、後任者のCopilot画面へ前任者の会話が自動的に移る仕組みではありません。監査や調査のための確認は、組織で承認された目的とeDiscovery等の権限に従って行ってください。退職者のパスワードを後任者へ渡して閲覧する方法は、引き継ぎ手順にしないでください。

本番の退職処理に備えるなら、許可されたテスト用アカウントと架空の対話で、対象期間の記録を担当者が検索できるか確認しておくと役立ちます。設定画面にポリシー名があるだけでは、必要な記録を取り出せることまで確認できません。

すでにアカウントを削除していた場合

削除日時、解除したライセンス、削除前の保持ポリシー名、必要な対話の期間を、Microsoft 365と保持の担当者へ伝えてください。残っている非アクティブなメールボックスや適用済みポリシー、復元可能な状態を確認してもらいましょう。

保存期間は組織の要件に合わせて決めるもので、この記事から一律に7年や無期限を選ぶことはできません。対象・期間・検索できる担当者が確認できてから、退職処理を完了させてください。