【Copilot】TeamsでCopilotに次回会議のアジェンダを生成させる手順と精度向上のコツ

Microsoft Teams会議の次回アジェンダ作成にCopilotを活用できます。

過去の会議議事録やチャット履歴から、Copilotが会議の目的を理解してアジェンダ案を生成します。

この記事では、Teams会議でCopilotを使ってアジェンダを生成する具体的な手順を解説します。

CopilotがTeams会議アジェンダを生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Outlookの予定表、Teamsのチャット履歴、会議の議事録など)にアクセスして、会議の文脈を理解します。

会議の目的、過去の議論、参加者間のやり取りを分析し、論理的で網羅的なアジェンダ案を作成します。これにより、手作業でのアジェンダ作成時間を短縮できます。

Teams会議でCopilotにアジェンダを生成させる手順

1. Teams会議のスケジュール設定画面を開く
   Teamsアプリを開き、左側のメニューから「カレンダー」を選択します。次に、右上の「新しい会議」ボタンをクリックして会議のスケジュール設定画面を開きます。
2. 会議の詳細を入力する
   会議のタイトル、参加者、日時などの基本情報を入力します。
3. Copilotのプロンプトを表示する
   会議のスケジュール設定画面の上部または右側にあるCopilotアイコンをクリックします。プロンプト入力欄が表示されます。
4. アジェンダ生成を依頼するプロンプトを入力する
   プロンプト入力欄に、「次回の会議のアジェンダ案を作成してください。」や「過去の〇月〇日の会議議事録と今回の会議の目的を踏まえて、アジェンダを作成してください。」のように具体的に指示します。
5. アジェンダ案の生成を待つ
   プロンプトを入力後、送信ボタンをクリックするとCopilotがアジェンダ案を生成します。生成には数秒から数十秒かかる場合があります。
6. 生成されたアジェンダ案を確認・編集する
   Copilotが生成したアジェンダ案が表示されます。内容を確認し、必要に応じて修正や追記を行います。
7. アジェンダを会議に適用する
   編集が完了したら、「会議に挿入」や「コピー」ボタンなどをクリックして、アジェンダを会議の本文やTeamsチャットに貼り付けます。

Copilotによるアジェンダ生成時の注意点と失敗例

アジェンダ案の精度が低い場合

Copilotの生成するアジェンダの質は、参照できる情報量に依存します。十分な過去の議事録やチャット履歴がない場合、意図した通りのアジェンダにならないことがあります。

対処法:

1. より具体的なプロンプトを入力する
   「〇〇プロジェクトの進捗確認会議なので、前回の課題と今回の決定事項を盛り込んだアジェンダを作成してください。」のように、会議の目的や含めたい要素を具体的に指示します。
2. 参照させたい情報を明示する
   「〇月〇日の会議議事録を参照して、次回の会議のアジェンダを作成してください。」のように、参照元を明記します。

Copilotアイコンが表示されない・利用できない場合

Copilot機能は、Microsoft 365 Copilotライセンスが割り当てられているユーザーのみ利用可能です。また、利用するには特定のMicrosoft 365アプリ(Teamsデスクトップアプリの最新版など)が必要です。

対処法:

1. ライセンスの確認
   組織のIT管理者に、Microsoft 365 Copilotライセンスが自身に割り当てられているか確認してください。
2. Teamsアプリの更新
   Teamsデスクトップアプリを利用している場合は、最新バージョンに更新されているか確認してください。Web版Teamsでは機能が異なる場合があります。

生成されたアジェンダが長すぎる・短すぎる場合

Copilotは、提供された情報から網羅的にアジェンダを作成しようとします。そのため、会議時間に対してアジェンダ項目が多すぎたり、逆に情報不足で項目が少なすぎたりすることがあります。

対処法:

1. プロンプトで調整する
   「簡潔に3つの主要項目に絞ったアジェンダを作成してください。」や、「各項目の議論時間を考慮した詳細なアジェンダを作成してください。」のように、アジェンダの粒度や詳細度を指示で調整します。
2. 手動での編集を徹底する
   生成されたアジェンダはあくまで「案」です。会議の目的や時間配分に合わせて、必ず手動で調整・最適化してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでの違い

Teams会議でのアジェンダ生成機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向けアドオン)で提供されています。

Copilot ProでもMicrosoft 365アプリ連携を通じて間接的にアジェンダ作成に役立つ可能性はありますが、Teams会議に特化したアジェンダ生成機能はMicrosoft 365 Copilotでの利用が前提となります。

Teams会議のアジェンダ作成には、Copilotのプロンプト機能を活用することで、過去の議事録やチャット履歴に基づいた効率的なアジェンダ案の生成が可能です。

生成されたアジェンダ案は、会議の目的や時間に合わせて手動で調整し、参加者と共有することが重要です。

今後、Teams会議の議事録要約機能などもCopilotで強化されるため、会議の前後プロセス全体での活用が期待できます。