【Copilot】TeamsでCopilotに研修後アンケートの集計要約をさせる手順と活用例

Microsoft Teamsで実施した研修後アンケートの結果を、Copilotを使って効率的に集計・要約したいビジネスマンは多いでしょう。

しかし、具体的にどのような手順でCopilotに依頼すれば、的確な要約が得られるのか分からないという声も聞かれます。

この記事では、Teams会議の議事録作成などで活用されるCopilotを、アンケート集計の場面で利用する手順を解説します。

Copilotを活用して、アンケート結果の分析にかかる時間を大幅に削減する方法を学びましょう。

Teams会議でCopilotを活用しアンケート結果を要約する仕組み

Teams会議中にCopilotは、会議の議事録作成や要約生成に利用されます。この機能を応用し、会議で共有されたアンケート結果のファイルをCopilotに読み込ませることで、その内容を分析・要約させることが可能です。

Copilotは、自然言語処理技術を用いて、添付されたファイル(Excel、CSVなど)のデータを理解し、指示された形式で情報を抽出・整理します。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)では、組織内のデータへのアクセス権限に基づき、より安全に利用できます。個人契約(Copilot Pro)でも、同様の機能が利用できますが、組織データへのアクセス範囲が異なります。

Teams会議でCopilotにアンケート集計要約を依頼する手順

Teams会議中にCopilotへアンケート結果の集計要約を依頼する手順は、会議の進行状況や共有方法によって異なります。ここでは、会議でExcelファイルなどのアンケート結果を共有している状況を想定します。

1. Teams会議でCopilotを開く
   会議画面の上部にある「Copilot」アイコンをクリックします。Copilotパネルが表示されない場合は、会議の主催者または管理者に確認してください。
2. プロンプトを入力する
   Copilotパネルの入力欄に、アンケート結果の集計・要約を依頼する指示を入力します。例えば、「この会議で共有されているExcelファイル(ファイル名)の研修後アンケート結果を分析し、満足度が高い点と改善が必要な点をまとめてください。」のように具体的に指示します。
3. ファイルを指定する
   プロンプト内でファイル名を指定するか、Copilotパネルに表示される会議で共有されたファイル一覧から該当のアンケート結果ファイルを選択します。
4. 生成された要約を確認する
   Copilotがファイルの分析を開始し、数秒から数分で要約結果を生成します。生成された要約が指示通りか確認し、必要に応じて追加の質問や修正を依頼します。

Copilotアプリで直接アンケート集計要約を依頼する手順

Teams会議に参加していない場合や、会議以外でアンケート結果を要約したい場合は、Copilotアプリ(Web版またはデスクトップアプリ)を利用できます。この方法は、より柔軟にファイルを選択し、詳細な指示を与えられる点がメリットです。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilot(copilot.microsoft.com)にアクセスするか、Copilotアプリを起動します。Microsoft 365 Copilotを利用するには、対応するライセンスが必要です。
2. ファイルを添付する
   Copilotの入力欄にあるクリップアイコン(添付ファイル)をクリックし、集計・要約したいアンケート結果のファイル(Excel、CSVなど)を選択して添付します。
3. 集計・要約の指示を入力する
   添付したファイルの内容について、Copilotに実行させたい指示を入力します。例えば、「このアンケート結果から、回答者の属性別に満足度スコアの平均値を算出し、最も評価の高い項目と低い項目をリストアップしてください。」のように具体的に指示します。
4. 結果を確認・調整する
   Copilotがファイルの分析と指示の実行を行い、結果を生成します。必要に応じて、さらに詳細な分析や別の視点からの要約を依頼します。

WordでCopilotにアンケート集計要約を依頼する手順

アンケート結果をWord文書に貼り付けて、Copilotに要約させる方法もあります。この方法は、要約結果をそのままWord文書として保存・共有したい場合に便利です。

1. アンケート結果をWordに貼り付ける
   ExcelやCSVファイルからアンケート結果のデータをコピーし、Word文書に貼り付けます。表形式で貼り付けると、Copilotがデータを理解しやすくなります。
2. Copilotを起動する
   Word文書を開き、リボンメニューの「Copilot」アイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+P(Windows)/ Cmd+Option+P(Mac)のショートカットキーで起動します。
3. 要約を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのパネルに、貼り付けたデータに対する要約指示を入力します。例えば、「このアンケート結果の表を基に、自由記述欄の意見をテーマ別に分類し、各テーマの意見数を集計して、その概要を300字程度でまとめてください。」のように指示します。
4. 生成された要約を確認する
   Copilotが指示に従ってWord文書内のデータを分析し、要約を生成します。生成された内容を確認し、必要に応じて修正を依頼するか、そのまま文書として保存します。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

Copilotにアンケート結果の集計・要約を依頼する際に、期待通りの結果が得られないことがあります。これは、プロンプトの指示が不明確である場合に起こりがちです。

指示が曖昧で結果が得られない

「アンケート結果をまとめて」といった曖昧な指示では、Copilotは何を要約すれば良いか判断できません。結果として、ファイル全体の概要や一部のデータのみが表示されることがあります。

改善策:

1. 具体的な分析内容を指定する
   「満足度スコアの平均値を算出する」「自由記述の意見をポジティブ・ネガティブに分類する」「特定の質問項目に対する回答の傾向を分析する」など、Copilotに実行させたい具体的な分析内容を明確に指示します。
2. 出力形式を指定する
   「箇条書きでまとめて」「表形式で出力して」「〇〇字以内の要約を作成して」のように、結果の出力形式を指定すると、Copilotは指示に従いやすくなります。
3. 対象データを明確にする
   「このExcelファイルのA列からC列のデータについて」「自由記述欄の回答のみを対象として」のように、分析対象のデータ範囲を明確に指定します。

ファイル形式やデータ構造の誤解

Copilotは多くのファイル形式に対応していますが、複雑なデータ構造や非標準的なフォーマットの場合、正しく解釈できないことがあります。例えば、結合されたセルが多いExcelファイルや、特殊な文字コードを含むCSVファイルなどが該当します。

改善策:

1. データを整理・標準化する
   Copilotに依頼する前に、Excelファイルであれば結合セルを解除したり、不要な書式を削除したりして、データを整理します。CSVファイルの場合は、文字コードがUTF-8になっているか確認します。
2. データの一部を貼り付ける
   ファイル全体ではなく、要約したい部分のデータのみをWord文書などにコピー&ペーストして、Copilotに依頼する方法も有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilotには、個人向けのCopilot Proと、法人向けのMicrosoft 365 Copilotがあります。両者の主な違いは、利用できるアプリケーションと、組織データへのアクセス権限にあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用可能なアプリケーション	Web版Copilot, Edge, Windows, Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)※一部機能制限あり	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), Web版Copilot, Edge, Windows
組織データへのアクセス	限定的(組織のポリシーによる)	組織内のデータ(SharePoint, OneDrive, Outlookなど)に安全にアクセス可能
料金体系	月額サブスクリプション	Microsoft 365 E3/E5/Business Premium等にアドオン
主な用途	個人の生産性向上、一般的な情報検索	組織全体の業務効率化、共同作業の支援

Teamsでのアンケート集計要約においては、どちらのプランでも基本的な機能は利用できます。ただし、組織内で機密性の高いアンケート結果を扱う場合は、Microsoft 365 Copilotの方が、組織のセキュリティポリシーに則った安全な利用が期待できます。

まとめ

この記事では、Teams会議やCopilotアプリ、Word文書でCopilotを活用し、研修後アンケートの結果を集計・要約する手順を解説しました。

Copilotに的確な指示を与えることで、アンケート結果の分析にかかる時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることが可能です。

今後は、Copilotのプロンプトを工夫し、さらに詳細な分析や洞察を引き出す活用を試してみてはいかがでしょうか。例えば、自由記述の意見を感情分析させたり、特定の回答傾向を持つユーザー群を特定させたりする応用も考えられます。