【Copilot】テナント全体のCopilot利用ポリシーを一括設定する手順と運用設計

Microsoft 365 Copilotの利用ポリシーをテナント全体で統一して管理したいというニーズがあります。個別に設定していると、設定漏れや意図しない挙動が発生する可能性があります。本記事では、Copilotの利用ポリシーを一括で設定する手順と、その運用設計について解説します。これにより、組織全体で一貫したCopilotの利用体制を構築できます。

Copilotの利用ポリシーは、Microsoft 365管理センターからテナント全体に適用できます。これにより、各ユーザーへの個別設定の手間を省き、管理を効率化できます。管理者は、この機能を利用して、組織のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件に沿ったCopilotの利用範囲を定義できます。

Copilotの利用ポリシー設定は、Microsoft 365管理センターの「設定」メニューから行います。ここでは、Copilotの利用を許可するかどうか、特定のユーザーグループに限定するかどうかなどを一括で管理できます。この設定は、全ユーザーに適用されるため、慎重な検討が必要です。

Copilot利用ポリシー設定の背景と概要

Copilotの利用ポリシー設定は、組織におけるAIツールの利用を標準化し、セキュリティとコンプライアンスを確保するために重要です。初期設定では、Copilotは利用可能なユーザーに自動的に展開される場合があります。しかし、組織によっては、特定の部署や役職のユーザーに限定したい、あるいは機密情報を取り扱う部署では利用を一時的に停止したいといった要件が発生します。このような場合に、テナント全体または特定のユーザーグループに対して一括でポリシーを適用する機能が役立ちます。

この設定は、Microsoft 365管理センターの「設定」>「統合アプリ」セクションからアクセスできます。ここでは、Copilotの「全般設定」として、組織全体でのCopilotの利用可否を決定できます。この設定は、Copilotライセンスが割り当てられている全てのユーザーに影響します。

Copilot利用ポリシーをテナント全体で一括設定する手順

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   グローバル管理者またはCopilot管理者権限を持つアカウントで、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にサインインします。
2. 設定メニューに移動する
   左側のナビゲーションメニューから「設定」を展開し、「統合アプリ」を選択します。
3. Copilot設定を選択する
   「統合アプリ」画面で、「Copilot」タブを選択するか、リストから「Copilot」を探してクリックします。
4. 全般設定を構成する
   Copilotの設定画面が表示されたら、「全般設定」セクションを探します。「ユーザーが Copilot を利用できるようにする」という項目があるので、ここでトグルスイッチを操作します。
   • オン(許可): Copilotライセンスを持つ全てのユーザーがCopilotを利用できるようになります。
   • オフ(制限): Copilotライセンスを持つユーザーでも、Copilotの利用が制限されます。この場合、後述するユーザーグループによる個別許可が必要になります。
5. 特定のユーザーグループのみ許可する場合
   「全般設定」をオフにした場合、特定のユーザーグループのみにCopilotの利用を許可するには、「ユーザーごとの Copilot アクセス」セクションで設定を行います。
6. ユーザーグループを追加・管理する
   「ユーザーごとの Copilot アクセス」で「選択したユーザー」を選択し、「ユーザーの管理」ボタンをクリックします。「ユーザーまたはグループの追加」から、Azure Active Directory(Microsoft Entra ID)で作成したグループを選択します。
7. 設定を保存する
   選択したユーザーグループに対してCopilotの利用が許可されます。設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックして変更を適用します。

Copilot利用ポリシーの運用設計

Copilotの利用ポリシーを一括設定した後も、継続的な運用設計が不可欠です。これには、ポリシーの定期的な見直し、ユーザーへの周知、利用状況の監視などが含まれます。

ポリシー適用後のユーザーへの周知

Copilotの利用ポリシーが変更された場合、影響を受けるユーザーに対して、その変更内容と理由を明確に伝える必要があります。全社的なコミュニケーションツール(Teams、メールなど)を活用し、Copilotの利用範囲や、利用にあたっての注意点などを周知してください。特に、利用が制限されたユーザーには、その理由と今後の展開について説明することが重要です。

利用状況の監視と監査

Microsoft 365管理センターやMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルを利用して、Copilotの利用状況を監視します。誰がいつCopilotを利用しているか、どのようなプロンプトが入力されているかなどを確認することで、不正利用やコンプライアンス違反のリスクを早期に発見できます。監査ログを定期的に確認し、必要に応じてポリシーを調整してください。

ポリシーの見直しと更新

Copilotの機能は日々進化しており、組織のニーズも変化します。そのため、設定した利用ポリシーを定期的に見直し、必要に応じて更新することが重要です。例えば、新しい機能が追加された際に利用範囲を拡大したり、セキュリティ要件の変更に応じて制限を強化したりすることが考えられます。年に一度、あるいは半年に一度など、定期的なレビューの機会を設けることを推奨します。

ライセンス管理との連携

Copilotの利用ポリシー設定は、ライセンス管理と密接に関連します。Copilotライセンスが割り当てられていないユーザーは、ポリシー設定に関わらずCopilotを利用できません。そのため、Copilotライセンスの割り当て状況と、利用ポリシー設定を常に連携させて管理することが重要です。Azure ADグループを利用してライセンス割り当てとポリシー適用を連動させると、管理がより効率的になります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのポリシー設定の違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、組織全体のポリシー設定の対象外です。組織が管理できるのは、Microsoft 365 Copilot(法人向け)の利用ポリシーです。Microsoft 365 Copilotの設定は、Microsoft 365管理センターで行われ、組織の管理者がテナント全体または特定のユーザーグループに対して適用します。Copilot Proは、個々のユーザーが自身のMicrosoftアカウントで管理・利用するため、組織レベルでの一括設定機能はありません。

このように、法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、組織全体のガバナンスを効かせた利用が可能です。一方、Copilot Proは個人の利用に特化しており、組織的な管理対象とはなりません。

まとめ

Microsoft 365管理センターを利用することで、Copilotの利用ポリシーをテナント全体または特定のユーザーグループに一括設定できます。これにより、組織全体で一貫したCopilotの利用体制を構築し、セキュリティとコンプライアンスを強化できます。今後は、設定したポリシーの定期的な見直しと、利用状況の監視を継続的に実施してください。さらに、Azure ADグループを活用したライセンス管理との連携を深めることで、Copilotの運用管理をより効率化できます。