【Copilot】WordでCopilotに読者レベル別の説明文を3パターン出力させる手順

WordでCopilotを利用して、文章の読者レベルに合わせた説明文を3パターン出力させたいですか?

Copilotを使えば、専門的な内容も初心者向け、中級者向け、上級者向けなど、対象読者に合わせた表現で書き換えることが可能です。

この記事では、WordでCopilotに読者レベル別の説明文を3パターン出力させる具体的な手順を解説します。

Copilotで読者レベル別説明文を生成する仕組み

WordのCopilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンを導入している環境で利用できます。文書の内容を理解し、ユーザーの指示に基づいて文章を作成・編集する機能を持っています。

読者レベル別の説明文を生成する際は、Copilotが学習した大量のテキストデータと、指示された読者レベルの特性を照らし合わせます。専門用語の言い換えや、説明の詳しさ、構成などを調整して、指定されたレベルに最適化された文章を出力します。

Copilotに読者レベル別の説明文を3パターン出力させる手順

1. Word文書を開く
   Copilotで説明文を生成したいWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   文書内の任意の場所にカーソルを置き、画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでCopilotペインを表示します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotペインの入力欄に、以下のようなプロンプトを入力します。

   例:「以下の内容について、初心者向け、中級者向け、上級者向けの説明文をそれぞれ1パターンずつ、合計3パターン出力してください。」

   ※「以下の内容について」の後には、説明文を生成したい元の文章やキーワードを貼り付けるか、その場で記述します。

4. 生成結果を確認する
   Copilotが指示に基づいて3パターンの説明文を生成します。生成された文章を確認し、内容が適切か、意図した読者レベルに合っているかをチェックします。
5. 文章を挿入・編集する
   生成された文章が適切であれば、「文書に挿入」ボタンをクリックしてWord文書に反映させます。必要に応じて、さらに編集や調整を行います。

Copilotプロンプト作成の注意点と応用

プロンプトが曖昧な場合

「説明文を3パターン作って」のように、読者レベルの指定が曖昧だと、Copilotは意図しないレベルの説明文を生成する可能性があります。

対策: プロンプトには「初心者向け」「専門用語を避けて」「簡単な言葉で」「より詳細に」「専門知識のある方向けに」など、具体的な読者レベルや説明の方向性を明確に記述してください。

生成される文章の品質

Copilotは高度な文章生成能力を持ちますが、必ずしも完璧な文章を生成するとは限りません。特に専門性の高い分野や、最新の情報に基づいた説明が必要な場合は、生成された内容の事実確認や専門家によるレビューが重要です。

対策: 生成された文章は鵜呑みにせず、必ず内容を精査し、必要に応じて修正・加筆を行ってください。特に、数値データや固有名詞、最新の動向に関する記述は注意が必要です。

応用:特定の読者層への訴求表現の生成

読者レベルの指定だけでなく、「ビジネスパーソン向けに、メリットを強調して」「学生向けに、学習意欲を刺激するような表現で」といった、より具体的なターゲット層や表現のニュアンスを指定することも可能です。

活用例: マーケティング資料のコピーライティング、研修資料の教材作成、WebサイトのFAQ作成など、多様な目的に合わせて活用できます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

WordでCopilotを利用する際、利用しているライセンスによって機能や利用範囲が異なります。

法人利用で組織内のデータとの連携を重視する場合や、より高度なセキュリティ設定が必要な場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が適しています。個人での利用や、Microsoft 365アプリの基本機能と連携させたい場合はCopilot Proが選択肢となります。

いずれのライセンスでも、Word文書内でCopilotに指示を出す基本的な操作方法は共通しています。

この記事で解説した手順は、Wordのデスクトップアプリ、Webアプリのいずれでも同様に実行できます。

まとめ

WordでCopilotを活用することで、文章の読者レベルに合わせた説明文を3パターン生成できます。

具体的なプロンプトの指示と、生成された文章の確認・修正を行うことで、より効果的な文章作成が可能になります。

今後は、Excelでのデータ分析や、PowerPointでの資料作成など、他のMicrosoft 365アプリでのCopilot活用も検討してみてください。