【Outlook】ATPに引っかかったメールを上長承認で受信する手順

Outlookでメールを受信した際、送信者やリンクがATP(Advanced Threat Protection)によりブロックされることがあります。特に不審な添付ファイルやリンクが含まれる場合、ユーザーにメールが届かず隔離される仕組みです。このようなメールを上長の承認を得て受信する方法を、手順を追って説明します。

ATPに引っかかる仕組みと承認の必要性

Microsoft 365のATPは、メール内の危険なリンクや添付ファイルを検出し、隔離または削除します。例えば、フィッシングメールに含まれるURLをクリックする前にチェックする「安全なリンク」機能や、不審な添付ファイルを開く前にスキャンする「安全な添付ファイル」機能があります。これらの機能により、誤ってブロックされるメールも存在します。そのようなメールをユーザーが受信するには、管理者または上長による承認が必要です。

承認ワークフローでは、ユーザーがOutlookの「レポートメッセージ」アドインから「迷惑メールではない」と報告します。この報告はExchange管理センターの「ユーザーが管理者に報告したメッセージ」に蓄積されます。上長はここで報告を確認し、メールを隔離からリリースするか、許可リストに追加することで、ユーザーがメールを受信できるようになります。関連サービスとして、Exchange Online、Microsoft 365 Defender、Power Automateなどが連携します。また、承認の通知にはMicrosoft Teamsを利用することも可能です。

上長承認でメールを受信する手順

以下に、一般ユーザーと上長(承認者)それぞれの操作手順を説明します。事前に「レポートメッセージ」アドインがOutlookにインストールされている必要があります。また、上長には適切な管理権限を付与してください。

1. ユーザーがメールを報告する:
   Outlookで隔離されたメールの代わりに届く「迷惑メールレポート」または該当メールを開き、「レポートメッセージ」アドインをクリックします。表示されるダイアログで「迷惑メールではない」を選択し、「送信」をクリックします。これにより、管理者向けの報告が生成されます。
2. 上長がExchange管理センターにログインする:
   上長はExchange管理センターにアクセスし、左側メニューから「メールフロー」を展開し、「ユーザーが管理者に報告したメッセージ」を選択します。
3. 報告を確認してメールをリリースする:
   報告一覧から該当メールの件名や送信者を確認します。メールを選択し、上部の「リリース」ボタンをクリックします。確認ダイアログで再度「リリース」をクリックすると、メールが元の受信者(ユーザー)の受信トレイに配信されます。
4. 必要に応じて許可リストに追加する:
   同様のメールが再度ブロックされないように、送信者またはドメインを許可リストに追加します。同じ「ユーザーが管理者に報告したメッセージ」画面で、メールを選択し、「許可リストに追加」をクリックします。ドメインまたは送信者を選択し、「保存」をクリックします。
5. ユーザーがメールを受信したことを確認する:
   ユーザーはOutlookを更新し、受信トレイに該当メールが届いているか確認します。届かない場合は、上長に連絡し、手順の再確認を行います。

落とし穴1: レポートメッセージアドインがインストールされていない

Outlookに「レポートメッセージ」アドインがなければ、ユーザーは報告できません。管理者はExchange管理センターの「アドイン」から、ユーザー全員にこのアドインを展開する必要があります。また、Outlook on the webでも利用できるように設定します。インストール方法は、Microsoft 365管理センターの「統合アプリ」から行えます。

落とし穴2: 上長に適切な管理権限がない

上長がメールをリリースするには「隔離管理者」または「テナント許可/ブロックリスト管理者」の役割が必要です。権限がないと、リリース操作ができません。管理者はExchange管理センターの「役割」から、該当ユーザーに役割を割り当ててください。例えば、「組織管理」という役割には隔離管理権限が含まれますが、特権が高すぎるため、最小特権の原則に基づき「隔離管理者」のみを付与することをおすすめします。

落とし穴3: ユーザー提出機能が無効になっている

ユーザーが報告しても、管理者に届かない場合があります。これは、Exchange管理センターの「メールフロー」→「ユーザー提出」で、ユーザー提出が有効になっていないためです。必ず「ユーザーが管理者に報告したメッセージ」の設定で「ユーザーがメッセージを報告できるようにする」をオンにしてください。また、レポートメッセージアドインが正しく構成されているかも確認します。

承認方法の比較: ユーザー自己リリース vs 上長承認

まとめ

ATPに引っかかったメールを上長承認で受信するには、ユーザーが報告し、上長がExchange管理センターでリリースする流れが基本です。この手順を実現するには、レポートメッセージアドインの展開と上長への権限付与が必須です。また、条件によってはPower Automateを使った承認ワークフローも検討できます。隔離ポリシーとユーザー提出機能の設定を事前に確認し、トラブルなく承認作業を行える環境を整えてください。上長承認を導入することで、セキュリティを維持しながらユーザーの利便性も確保できます。