【Outlook】定型文テンプレート(.oft)を作成して新規メールで呼び出す手順

Microsoft Outlookでよく使うメールの定型文をテンプレート(.oft)として保存したいですか?

毎回同じ内容のメールを作成するのは、時間も手間もかかります。

この記事では、Outlookで定型文テンプレート(.oft)を作成し、新規メール作成時に簡単に呼び出す方法を解説します。

この手順をマスターすれば、メール作成の効率が劇的に向上します。

Outlookテンプレート(.oft)とは何か?

Outlookテンプレート(.oft)とは、Microsoft Outlookで作成できるカスタムメールテンプレートのことです。

件名、本文、添付ファイルなどをあらかじめ設定しておき、繰り返し利用したいメールのひな形として保存できます。

これにより、毎回同じ内容を入力する手間が省け、メール作成時間を大幅に短縮できます。

特に、定型的な挨拶文、業務連絡、問い合わせへの返信など、使用頻度の高いメールでその効果を発揮します。

Outlookテンプレート(.oft)を作成する手順

Outlookで定型文テンプレート(.oft)を作成する手順は以下の通りです。

1. 新規メールを作成する
   Outlookを開き、「ホーム」タブの「新規メール」をクリックして、新しいメール作成ウィンドウを開きます。
2. テンプレートの内容を入力する
   開いたメール作成ウィンドウの「件名」欄にテンプレートの件名を入力します。次に、「本文」欄に繰り返し使いたい定型文を入力します。必要であれば、画像や署名などを挿入することも可能です。
3. テンプレートとして保存する
   メール作成ウィンドウの左上にある「ファイル」タブをクリックします。「情報」画面が表示されたら、左側のメニューから「名前を付けて保存」を選択します。
4. ファイルの種類を選択する
   「名前を付けて保存」画面が表示されます。「ファイルの種類」のドロップダウンリストをクリックし、「Outlookテンプレート(*.oft)」を選択します。
5. 保存場所を確認・指定する
   通常、「Outlookテンプレート」フォルダが自動的に選択されます。このフォルダ以外に保存したい場合は、任意の場所を指定してください。
6. テンプレートを保存する
   ファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。これで、.oft形式のテンプレートファイルが作成されました。

作成したOutlookテンプレート(.oft)を新規メールで呼び出す手順

作成したOutlookテンプレート(.oft)を新規メールで呼び出す手順は以下の通りです。

1. 新規メールを作成する
   Outlookを開き、「ホーム」タブの「新規メール」をクリックして、新しいメール作成ウィンドウを開きます。
2. テンプレートを挿入する
   メール作成ウィンドウの「挿入」タブをクリックします。
3. 「アイテムの挿入」を選択する
   「挿入」タブの中にある「アイテムの挿入」をクリックします。
4. 「Outlookアイテム」を選択する
   「アイテムの挿入」のドロップダウンメニューから「Outlookアイテム」を選択します。
5. テンプレートファイルを選択する
   「Outlookアイテムの挿入」ダイアログボックスが表示されます。ここで「個人用フォーム」タブを選択します。
6. テンプレートを検索する
   「フォームの場所」のドロップダウンリストで「ファイルシステム」を選択します。保存した.oftファイルが保存されているフォルダを選択し、該当するテンプレートファイルを見つけます。
7. テンプレートを挿入する
   テンプレートファイルを選択した状態で、「開く」ボタンをクリックします。
8. メール内容を確認・編集する
   選択したテンプレートの内容が、新規メールの件名と本文に挿入されます。必要に応じて内容を編集し、宛先などを入力して送信してください。

新しいOutlook(プレビュー版)でのテンプレート利用方法

現在、Microsoftは新しいOutlookへの移行を進めています。新しいOutlookでは、従来のOutlookとはテンプレートの呼び出し方が異なります。

新しいOutlookでテンプレート(.oft)を利用するには、主に以下の方法が考えられます。

方法1: 従来のOutlookでテンプレートを挿入し、新しいOutlookで編集する

まだ新しいOutlookに慣れていない場合や、.oftファイルの直接的な挿入機能が新しいOutlookに統合されていない場合は、この方法が有効です。

1. 従来のOutlookでテンプレートを挿入したメールを作成する
   上記「作成したOutlookテンプレート(.oft)を新規メールで呼び出す手順」に従って、.oftファイルを挿入したメールを作成します。
2. メールをドラフトとして保存する
   作成したメールを「下書き」フォルダに保存します。
3. 新しいOutlookで下書きを開く
   新しいOutlookで「下書き」フォルダを開き、保存したメールを選択します。
4. 内容を編集して送信する
   開いたメールの内容を必要に応じて編集し、送信します。

方法2: 新しいOutlookの「クイック操作」機能を利用する

新しいOutlookでは、「クイック操作」機能が強化されています。これを利用して、テンプレートの挿入を自動化できる可能性があります。

ただし、.oftファイルを直接「クイック操作」に登録する標準機能は現時点では提供されていません。代替手段として、よく使う定型文を直接「クイック操作」に登録する方法があります。

1. 「クイック操作」を作成する
   新しいOutlookの「ホーム」タブにある「クイック操作」をクリックし、「新しいクイック操作」を選択します。
2. 操作を選択する
   「名前」に分かりやすい名前(例: 挨拶テンプレート)を入力します。「操作」のドロップダウンリストから、「新しいメッセージの作成」を選択します。
3. 定型文を設定する
   「新しいメッセージの作成」を選択すると、件名や本文を設定できる画面が表示されます。ここに、テンプレートとして使いたい定型文を直接入力します。
4. クイック操作を保存する
   設定が完了したら、「完了」をクリックしてクイック操作を保存します。
5. クイック操作を実行する
   メール作成画面や受信トレイなどで「クイック操作」をクリックすると、登録した定型文が挿入された新規メールが作成されます。

この方法は、.oftファイルではなく、直接テキストを登録するため、柔軟性はやや劣りますが、頻繁に使う定型文を手軽に呼び出すことができます。

注意点: 新しいOutlookの機能は変更される可能性がある

新しいOutlookは現在も開発途上にあり、機能が追加・変更される可能性があります。上記の方法も将来的に変更される可能性があることをご理解ください。

Outlookテンプレート(.oft)作成・利用時の注意点

Outlookテンプレート(.oft)を効果的に活用するために、いくつかの注意点があります。

h3>テンプレートの保存場所

テンプレート(.oft)ファイルは、Outlookが自動で認識する「Outlookテンプレート」フォルダに保存するのが最も簡単です。

このフォルダは通常、以下の場所にあります。

C:\Users\(ユーザー名)\Documents\Custom Office Templates

もし、このフォルダに保存せずに別の場所に保存した場合、テンプレートを呼び出す際に手動でファイルを探す必要があります。管理を容易にするため、専用のフォルダを作成して一元管理することをおすすめします。

h3>テンプレートの件名と本文の編集

テンプレートを呼び出した後、件名や本文は自由に編集できます。テンプレートはあくまで「ひな形」であり、状況に応じて内容を変更して使用してください。

特に、宛名や日付、個別の用件などは、毎回必ず確認・修正するようにしましょう。

h3>テンプレートの更新方法

テンプレートの内容を変更したい場合は、一度.oftファイルをメールとして開き、内容を編集してから再度「名前を付けて保存」で上書き保存する必要があります。

テンプレートファイル自体を直接編集する機能はありません。そのため、変更履歴を管理したい場合は、バージョン管理を意識して保存することをおすすめします。

h3>組織ポリシーによる制限

組織によっては、Outlookのテンプレート機能の使用や、特定のフォルダへの保存が、セキュリティポリシーによって制限されている場合があります。

もし、上記の手順でテンプレートが保存できない、または呼び出せない場合は、組織のIT管理者にお問い合わせください。テナント設定やExchange Onlineの設定によっては、テンプレート機能の動作が異なることがあります。

h3>添付ファイルの扱い

テンプレート(.oft)には、あらかじめ添付ファイルを指定しておくことも可能です。ただし、添付ファイルが非常に大きい場合や、多数のファイルを添付する場合は、テンプレートのファイルサイズが大きくなることがあります。

また、共有の添付ファイルを利用する場合、そのファイルへのリンクを本文に記載する方が、管理上効率的な場合もあります。テンプレートに含める添付ファイルは、必要最低限に留めるのが良いでしょう。

h3>Mac版Outlookとの互換性

Outlookテンプレート(.oft)は、Windows版Outlookで作成されたファイル形式です。

Mac版Outlookでも、作成済みの.oftファイルをダブルクリックすることで、通常は新規メールとして開くことができます。

ただし、Mac版Outlookでのテンプレートの新規作成や管理方法については、Windows版とは操作が異なる場合があります。Mac版をご利用の場合は、別途Mac版Outlookのヘルプをご確認ください。

まとめ

Outlookの定型文テンプレート(.oft)を作成し、新規メールで呼び出す手順を解説しました。

この機能を使えば、メール作成にかかる時間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。

よく使うメールはテンプレート化し、定型文の入力を効率化しましょう。新しいOutlookをご利用の場合は、「クイック操作」機能の活用も検討してみてください。

また、組織ポリシーによる制限がないか確認し、必要に応じてIT管理者にご相談ください。

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