【Outlook】新しいOutlookで送信予約(Schedule Send)を使う手順

新しいMicrosoft Outlookでメールの送信予約機能を使いたいですか?特定の時間にメールを自動送信できれば、相手の都合の良い時間に確実に情報を届けられます。しかし、具体的な操作方法がわからないと、この便利な機能を活用できません。この記事では、新しいOutlookでメールを予約送信する全手順を解説します。読めば、送信予約のやり方をマスターし、メール送信のタイミングを最適化できるようになります。

新しいOutlookでは、メール送信のタイミングを自由に設定できます。これにより、時差のある相手への連絡や、相手が忙しくない時間帯を選んでメールを送ることが可能です。この機能を使えば、メールを見てもらいやすくなり、返信率の向上も期待できます。さっそく、その設定方法を見ていきましょう。

新しいOutlookにおける送信予約機能の概要

新しいMicrosoft Outlookに搭載された送信予約機能は、作成したメールをあらかじめ指定した日時に自動送信する機能です。この機能を使えば、例えば相手が業務を開始する時間や、業務終了間際など、相手の都合を考慮した時間にメールを届けることができます。また、時差のある海外の相手にメールを送る際にも、相手の現地時間に合わせた送信が可能です。これにより、メールを見落とされるリスクを減らし、より効果的なコミュニケーションを実現できます。この機能は、Microsoft 365アカウントやExchange Onlineアカウントで利用できます。

新しいOutlookでメールを予約送信する手順

新しいOutlookでメールを予約送信する手順は非常にシンプルです。以下のステップに従って設定してください。

1. 新規メール作成画面を開く
   Outlookを起動し、画面左上の「新しいメール」ボタンをクリックして、新規メール作成画面を開きます。
2. メール本文・宛先・件名を入力する
   通常のメール作成と同様に、宛先(To、Cc、Bcc)、件名、本文を入力します。
3. 送信日時を選択する
   メール作成画面の右上にある「送信」ボタンに注目してください。この「送信」ボタンの横には、小さな下向きの矢印(ドロップダウンメニュー)があります。この矢印をクリックします。
4. 「メッセージの送信時刻を設定する」を選択する
   ドロップダウンメニューが表示されたら、「メッセージの送信時刻を設定する」というオプションを選択します。
5. 希望の送信日時を選択・入力する
   日付と時刻を選択する画面が表示されます。あらかじめ用意された候補日時(例: 午後、明日の午前、月曜日の午前)から選ぶこともできますし、「カスタムの日時」を選択して、任意の年月日と時刻を直接入力することも可能です。希望する送信日時を設定したら、「完了」ボタンをクリックします。
6. 予約送信の設定完了
   これで、指定した日時にメールが自動送信されるように設定されました。メールは「送信トレイ」フォルダに一時的に保存されます。

予約送信したメールの確認・編集・キャンセル方法

送信予約を設定したメールは、送信日時になるまで編集したり、キャンセルしたりできます。万が一、送信内容を変更したい場合や、送信を取りやめたい場合に役立ちます。

予約済みメールの確認場所

送信予約を設定したメールは、Outlookの左側ナビゲーションペインにある「送信トレイ」フォルダに保存されます。このフォルダを開くことで、予約済みのメール一覧を確認できます。

予約済みメールの編集方法

「送信トレイ」フォルダを開き、編集したい予約済みメールをダブルクリックして開きます。メールが開いたら、本文、宛先、件名などを必要に応じて修正してください。編集が完了したら、再度「送信」ボタン(または、編集画面の「保存」ボタン)をクリックします。この際、再度送信日時を設定する必要はありません。設定した日時でそのまま送信されます。

予約済みメールのキャンセル方法

「送信トレイ」フォルダを開き、キャンセルしたい予約済みメールを右クリックします。表示されるメニューから「削除」を選択してください。これで、そのメールの送信予約はキャンセルされ、メール自体も削除されます。もし、送信予約はキャンセルしたいがメールは残しておきたい場合は、一度メールを開いて本文などを削除してから「保存」ボタンを押すか、「下書き」フォルダに移動させてください。

新しいOutlookと従来Outlookの送信予約機能の比較

新しいOutlookの送信予約機能は、従来(クラシック)のOutlookでも利用可能でしたが、インターフェースや操作性に違いがあります。新しいOutlookでは、よりモダンで直感的なデザインが採用されており、送信予約の設定がより簡単に行えるようになっています。

従来Outlookでは、送信予約を行うために「オプション」タブから「配信遅延」を設定する必要がありました。これは、メール作成画面の上部にあるメニューからアクセスする形式でした。一方、新しいOutlookでは、送信ボタンのすぐ横にあるドロップダウンメニューから直接アクセスできるため、数ステップを省略して素早く設定できます。このUIの改善により、送信予約機能へのアクセス性が向上し、より多くのユーザーが手軽に利用できるようになりました。

新しいOutlookでの送信予約に関する注意点

新しいOutlookで送信予約機能を利用する際には、いくつか注意すべき点があります。これらの点を理解しておくことで、予期せぬトラブルを防ぎ、スムーズに機能を利用できます。

注意点1: Outlookの起動と接続状況

送信予約したメールが指定した時間に送信されるためには、Outlookアプリケーションが起動しており、かつインターネットに接続されている必要があります。Outlookを閉じていたり、オフライン状態だったりすると、予約した時間にメールが送信されません。Outlookを起動したまま、または定期的に起動・接続されるように設定しておくことを推奨します。特に、デスクトップ版のOutlookを使用している場合は、この点に注意が必要です。

注意点2: タイムゾーンの設定

送信日時は、Outlookに設定されているタイムゾーンに基づいて処理されます。もし、相手のいる国や地域と異なるタイムゾーンで作業している場合は、意図した時間と異なる時間に送信されてしまう可能性があります。送信日時を設定する際には、ご自身のPCやOutlookに設定されているタイムゾーンを確認し、必要であれば相手のタイムゾーンに合わせて計算して入力してください。設定されているタイムゾーンは、Windowsの時刻設定やOutlookのアカウント設定から確認できます。

注意点3: 組織のポリシーによる制限

一部の組織では、セキュリティポリシーや運用上の理由から、送信予約機能の使用が制限されている場合があります。もし、上記の手順で送信日時を設定するオプションが表示されない、または選択できない場合は、組織のIT管理者にお問い合わせください。管理者権限があれば、組織全体のメール送信ポリシーを設定・変更できる場合があります。

注意点4: 送信トレイでの保留期間

予約送信されたメールは、送信されるまで「送信トレイ」フォルダに保留されます。このフォルダには、送信予約されたメール以外にも、一時的に送信できなかったメールなどが溜まることがあります。定期的に「送信トレイ」を確認し、意図しないメールが残っていないかチェックすることをお勧めします。また、長期間「送信トレイ」にメールが滞留している場合は、何らかの問題が発生している可能性も考えられます。

注意点5: 新しいOutlookへの移行状況

新しいOutlookは、従来のOutlookから段階的に移行が進んでいます。もし、ご自身の環境で新しいOutlookのインターフェースが表示されない場合、または送信予約機能が見当たらない場合は、まだ新しいOutlookに移行されていない可能性があります。その場合は、Outlookの右上にある「新しいOutlookを試す」トグルスイッチをオンにすることで、新しいOutlookに切り替えることができます。ただし、組織によっては管理者がこの切り替えを制御している場合もあります。

まとめ

この記事では、新しいMicrosoft Outlookでメールを予約送信する手順を詳しく解説しました。送信ボタンのドロップダウンメニューから簡単に希望日時を設定でき、送信トレイで予約済みメールの確認・編集・キャンセルも可能です。この機能を使えば、相手の都合に合わせた最適なタイミングでメールを送信できます。ぜひ、新しいOutlookの送信予約機能を活用して、より効果的なメールコミュニケーションを実現してください。