【Outlook】メール本文中のリンクをワンクリックでOneDrive保存する手順

Outlookで受信したメール本文中のリンクをOneDriveに保存したいと思ったことはありませんか。リンクを後で参照するために保存しておきたい場合、Outlookの標準機能を使えばワンクリックでメールごとOneDriveに保存できます。この記事では、新しいOutlookとクラシックOutlookの両方で、メール本文中のリンクをワンクリックでOneDriveに保存する具体的な手順を解説します。また、注意点や代替方法もあわせて紹介します。

Outlookでメール本文のリンクを保存する仕組み

Outlookには、メールそのものをOneDriveやSharePointに保存する機能が用意されています。この機能を使えば、メールの本文や添付ファイルだけでなく、本文中に記載されたリンク(URL)も一緒に保存されます。リンクは単なる文字列として保存されるため、後からクリックして元のWebページを開くことが可能です。ただし、リンク先のページ自体は保存されないため、アクセス権限やリンクの有効期限に注意が必要です。関連サービスとしてMicrosoft 365のOneDrive for BusinessやSharePoint Onlineと連携しており、保存したメールは組織のクラウド上で管理できます。

新しいOutlookでワンクリック保存する手順

1. 保存したいメールを開く: 受信トレイから、本文中にリンクが含まれているメールをダブルクリックして開きます。
2. リボンの「OneDriveに保存」をクリック: メールの表示画面で、上部のリボンにある「共有」グループの中の「OneDriveに保存」ボタンをクリックします。このボタンは雲のアイコンで表示されます。
3. 保存場所を選択(必要な場合): 初回は保存先のフォルダーを選択するダイアログが表示されます。デフォルトではOneDriveの「メールの保存」フォルダーが指定されます。そのまま「保存」をクリックしてください。
4. 保存完了の確認: 画面下部に「OneDriveに保存しました」という通知が表示されます。これでメールがOneDriveに保存されました。
5. 保存されたメールを開く: OneDriveにアクセスし、「メールの保存」フォルダーを開くと、.msg形式でメールが保存されています。ダブルクリックするとOutlookで開き、リンクをクリックできます。

落とし穴1: 新しいOutlookが利用できない環境

新しいOutlookは、Microsoft 365の一部として提供されています。サブスクリプションがない場合や、クラシックOutlookしか使えない環境では、以下のクラシックOutlookの手順を試してください。

落とし穴2: ボタンが表示されない場合

リボンの「共有」グループに「OneDriveに保存」ボタンがない場合は、リボンのカスタマイズが必要です。リボンの空白部分で右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。「共有」グループを展開し、「OneDriveに保存」にチェックを入れてください。

クラシックOutlookでワンクリック保存する手順

1. 保存したいメールを開く: 同様に、リンクを含むメールを開きます。
2. 「ファイル」タブをクリック: 左上の「ファイル」タブをクリックし、バックステージビューを開きます。
3. 「名前を付けて保存」を選択: 左側のメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
4. 保存先にOneDriveを指定: ダイアログボックスで、左側の「OneDrive – <組織名>」をクリックし、任意のフォルダーを選択して「保存」をクリックします。
5. クイックアクセスツールバーに登録してワンクリック化: 手順2～4を毎回行うのは手間です。そこで、「名前を付けて保存」をクイックアクセスツールバーに追加するとワンクリックで保存できます。クイックアクセスツールバーの右端の▼をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。「コマンドの選択」で「ファイルタブ」を選び、「名前を付けて保存」を追加します。以後、このボタンをクリックするだけでOneDriveへの保存ダイアログが開きます。

落とし穴3: 保存形式に注意

クラシックOutlookで保存すると、標準ではOutlookメッセージ形式(.msg)で保存されます。この形式はOutlook専用です。他のアプリで開く場合は、テキスト形式(.txt)やHTML形式(.htm)で保存することも可能です。ただし、リンクが正常に動作するのは.msg形式が最も確実です。

落とし穴4: OneDriveのストレージ容量

OneDriveにはストレージ制限があります。大量のメールを保存すると容量を圧迫します。定期的に不要なメールを削除するか、保存先をSharePoint Onlineに変更することも検討してください。

新しいOutlookとクラシックOutlookの比較

よくある質問

Q. リンクだけをOneDriveに保存することはできますか?

A. Outlookの標準機能では、リンクだけを単独で保存する方法はありません。メール全体を保存することで間接的にリンクを保存します。どうしてもリンクのみを保存したい場合は、リンクをコピーしてOneDrive上のテキストファイルに貼り付けるか、Power Automateを使って自動化する方法があります。

Q. 保存したメールのリンクをOneDrive上で直接クリックできますか?

A. はい、できます。OneDrive上で.msgファイルをダブルクリックするとOutlookで開き、本文中のリンクをクリックしてWebページにアクセスできます。ただし、OneDriveのWebブラウザ上では.msgファイルのプレビューはできず、ダウンロードまたはOutlook Web Appで開く必要があります。

Q. Power Automateを使って自動保存できますか?

A. 可能です。Power Automateで「新しいメールが届いたとき」をトリガーにし、「OneDriveにファイルを作成」アクションでメール本文をテキストとして保存するフローを作成できます。ただし、これはワンクリック操作ではなく自動化であり、設定にはPower Automateのライセンスが必要です。関連サービスとしてPower Automateも活用できます。

まとめ

Outlookでメール本文中のリンクをOneDriveに保存するには、メール全体をOneDriveに保存する方法が最も手軽です。新しいOutlookではリボンのワンクリック、クラシックOutlookではクイックアクセスツールバーに登録することで同様の操作が可能です。保存したメールはOneDrive上で管理でき、後からリンクをクリックして参照できます。ただし、ストレージ容量やリンクの有効期限には注意が必要です。どうしてもリンクだけを抽出したい場合は、Power Automateや手動コピーを検討してください。