【Salesforce】Lightning画面のリストビューが一部ユーザーだけ見えない時のレポート条件と項目設定の直し方

Salesforce Lightning画面でリストビューが表示されない、あるいは一部のユーザーだけが見えないという現象は、比較的頻繁に発生するトラブルの一つです。リストビューは日々の業務で頻繁に使う機能であるため、見えないと業務に大きな支障が出ます。原因は複数考えられ、レポートの条件設定や項目レベルのセキュリティ、共有設定などが関係していることが多いです。本記事では、リストビューが一部ユーザーだけ見えない場合の原因を切り分ける方法と、具体的な修正手順を詳しく説明します。

リストビューが表示されない主な原因

リストビューが一部のユーザーだけ見えない場合、その原因は主に以下のいずれかに該当します。複合的なケースもあるため、順番に確認することが重要です。

リストビューの共有設定が適切でない

リストビューには「表示先」という設定があり、自分だけ、一部のユーザー、すべてのユーザーのいずれかを選択できます。ここで「すべてのユーザー」が選択されていない場合、対象外のユーザーにはリストビューが表示されません。また、リストビューをフォルダに格納している場合、そのフォルダへのアクセス権も影響します。

レポートフォルダのアクセス権が不足している

リストビューは内部的にレポートのクエリを利用していることがあり、そのレポートが特定のフォルダに保存されている場合があります。そのフォルダに対する参照権限(少なくとも「表示」)がユーザーに付与されていないと、リストビューが表示されません。

項目レベルのセキュリティで制限されている

リストビューの表示項目やフィルター条件に、特定の項目が含まれている場合、その項目に対する「参照」権限がユーザーにないと、リストビュー全体が表示されないことがあります。特に、カスタム項目や管理パスワードなど、機密性の高い項目で発生しやすいです。

プロファイルや権限セットの設定が不足

ユーザーに割り当てられたプロファイルや権限セットで、「リストビューの作成・編集」権限はあっても、「共有リストビューを表示」する権限が不足している場合があります。また、レポート機能そのものが無効化されていると、リストビューも表示されません。

原因を切り分けるための確認手順

以下の手順で、どの原因が該当するかを切り分けましょう。管理者権限を持つユーザーと、問題が発生している一般ユーザーの両方の視点で確認することが大切です。

1. 手順1:管理者でリストビューが表示されるか確認する
   システム管理者としてログインし、問題のリストビューが表示されるか確認します。管理者でも表示されない場合は、リストビューそのものの設定やシステム全体の問題です。表示される場合は、権限や共有設定の問題です。
2. 手順2:リストビューの共有設定を確認する
   リストビュー名の横にある歯車アイコンから「リストビューの編集」をクリックし、「表示先」の設定を確認します。「すべてのユーザー」になっていなければ、対象ユーザーを追加するか、すべてのユーザーに変更します。
3. 手順3:レポートフォルダのアクセス権を確認する
   リストビューがレポートに基づいている場合、そのレポートの保存先フォルダを確認します。設定 > レポートとダッシュボードの設定 > フォルダ管理 から該当フォルダを開き、問題のユーザーまたはそのグループに「表示」権限があるか確認します。
4. 手順4:項目レベルのセキュリティを確認する
   リストビューに表示している項目、またはフィルター条件に使用している項目が、ユーザーのプロファイルで「参照不可」になっていないか確認します。設定 > オブジェクトマネージャー > 該当オブジェクト > 項目とリレーション から、項目ごとのセキュリティ設定を確認します。
5. 手順5:ユーザーの権限セットを確認する
   問題のユーザーのプロファイルと権限セットで、「レポートの作成と編集」「共有リストビューの表示」などの権限が有効になっているか確認します。設定 > ユーザー > プロファイル または 権限セット から該当権限を検索します。

リストビューの共有設定と項目設定の修正方法

原因を特定したら、以下の修正方法を実施します。管理者権限が必要な操作が多いため、自信がない場合はIT部門やSalesforce管理者に依頼してください。

リストビューの共有設定を修正する

リストビューの編集画面で、「表示先」を「すべてのユーザー」に変更するのが最も簡単な方法です。ただし、機密データを含むリストビューの場合は、特定のグループに限定することも検討しましょう。変更は即時反映されます。

レポートフォルダのアクセス権を追加する

フォルダのアクセス権設定で、問題のユーザーまたはグループに対し、少なくとも「表示」権限を付与します。権限は「表示」「編集」「管理」の3段階があり、リストビューを表示するだけなら「表示」で十分です。フォルダのアクセス権を変更すると、そのフォルダ内のすべてのレポートに影響するため注意が必要です。

項目レベルのセキュリティを変更する

リストビューの表示項目に、機密性の高い項目(例:年収、評価など)が含まれている場合、その項目をリストビューから外すか、またはユーザーのプロファイルでその項目の「参照」権限を付与します。権限を付与する場合は、情報漏洩のリスクを考慮し、適切なユーザーに限定してください。

権限セットで不足権限を補う

プロファイルで権限が不足している場合、権限セットを利用して部分的な権限を追加できます。例えば、「共有リストビューの表示」権限がプロファイルにない場合、権限セットで付与し、対象ユーザーに割り当てます。権限セットの割り当ては即時反映されます。

レポート条件と項目設定の修正例:状況別比較表

状況	原因	修正箇所
管理者のみ表示される	リストビューの表示先が「管理者のみ」	リストビュー編集 > 表示先を「すべてのユーザー」に変更
一部の権限セットを持つユーザーだけ見えない	権限セットでレポート関連権限が不足	権限セットに「レポートの作成と編集」「共有リストビューの表示」を追加
リストビューは表示されるが中身が空	フィルター条件にアクセス不可な項目が含まれる	リストビューフィルターの項目を変更、または項目のセキュリティ権限を付与
以前は見えていたが最近見えなくなった	レポートフォルダの権限変更、またはリストビューの共有設定変更	監査ログで操作履歴を確認、該当設定を元に戻す

管理者に確認が必要なポイントと注意点

自分で設定を変更する前に、管理者に確認すべきポイントをまとめました。特に以下の点は、誤った変更が他のユーザーやシステム全体に影響を与える可能性があるため注意が必要です。

• リストビューの「表示先」を「すべてのユーザー」に変更するリスク: 機密性の高いデータが含まれるリストビューの場合、全社員に表示されることで情報漏洩につながる可能性があります。管理者は対象ユーザーを適切に絞るか、項目のセキュリティを強化する対策を検討してください。
• レポートフォルダの権限変更が他のレポートに与える影響: フォルダの権限は、フォルダ内の全レポートに適用されます。そのため、一部のレポートだけアクセス権を変えたい場合は、レポートを別のフォルダに移動するか、フォルダを分割することを検討します。
• 項目レベルのセキュリティ変更は慎重に: 項目の参照権限を付与すると、そのユーザーはリストビューだけでなく、レポートや検索結果などでもその項目を見られるようになります。必要最小限のユーザーに限定してください。
• 変更前の設定を記録しておく: 修正後に問題が発生した場合に備え、変更前の設定をスクリーンショットなどで記録しておくことを推奨します。特に権限周りの変更は、影響範囲が広いため、必ずバックアップを取ってから行います。

よくある質問

最後に、リストビュー表示に関するFAQをいくつか紹介します。

Q. リストビューが表示されないのに、レポートは表示できるのはなぜ?

リストビューとレポートは別の機能です。リストビューはオブジェクトの標準機能として提供され、レポートはレポートタブからアクセスします。リストビューが表示されない原因として、リストビューの共有設定やレポートフォルダの権限が独立して設定されているため、レポートは見えてもリストビューが見えないことがあります。レポートフォルダの権限とは別に、リストビューそのものの表示先設定を確認してください。

Q. リストビューの「表示先」をすべてのユーザーにしたのに、一部のユーザーが見えない

その場合、レポートフォルダのアクセス権か、項目レベルのセキュリティが原因であることが多いです。まずはレポートフォルダの権限を確認し、次にリストビューに表示している項目の中で、ユーザーが参照できない項目がないか確認します。特に、管理パスワードやカスタム項目で「参照権限なし」に設定されている項目があると、リストビュー全体が表示されなくなります。

Q. モバイル版Salesforceでも同じ現象が起こる?

モバイル版でも基本的には同じ権限設定が適用されます。ただし、モバイル版ではリストビューの表示形式が異なる場合があり、フィルター条件が正しく反映されないことがあります。PC版で確認した後にモバイル版を確認し、差があればモバイル版の制限を考慮します。

まとめ

Salesforce Lightning画面でリストビューが一部のユーザーだけ見えない場合、まずはリストビューの共有設定、レポートフォルダのアクセス権、項目レベルのセキュリティの3点を順に確認してください。これらの設定は互いに連携して動作するため、どれか一つが不足していると表示されません。修正する際は、情報漏洩のリスクや他のユーザーへの影響を考慮し、必要最小限の変更にとどめることが大切です。問題が解決しない場合は、Salesforceのサポートポータルやコミュニティフォーラムを活用するか、社内のSalesforce管理者に詳細なログを確認してもらうことをおすすめします。