【Teams】会議の録画が自動起動する組織ポリシー設定手順

Microsoft Teams会議で、重要な会議の内容を記録したい場面は多いでしょう。しかし、会議中に録画を忘れてしまい、後から後悔するケースも少なくありません。特に、社外との重要な打ち合わせや、議事録作成が必須の会議では、録画の開始を確実にしたいものです。この記事では、Teams管理者が組織内の会議で録画を自動的に開始させるための組織ポリシー設定手順を解説します。この設定により、会議の開始と同時に録画が自動で開始されるため、録画忘れを防ぎ、会議内容の記録漏れをなくすことができます。

Teams会議の自動録画機能は、会議の議事録作成、後から内容を確認したい場合、またはコンプライアンス遵守のために非常に役立ちます。この設定を行うことで、組織全体で会議記録の漏れをなくし、情報共有と管理を効率化できるでしょう。本記事を読めば、Teams管理者は組織ポリシーを活用して、会議の自動録画を設定する具体的な手順を理解できます。

会議ポリシーで自動録画を有効にする仕組み

Microsoft Teamsの会議ポリシーは、組織内のユーザーがTeams会議で利用できる機能や設定を制御するためのものです。このポリシー設定を通じて、管理者は会議の録画を自動的に開始させるかどうかを決定できます。具体的には、「会議の録画」という項目で、会議の開始と同時に録画を自動で開始するオプションを選択することで、この機能が有効になります。この設定は、Exchange OnlineやSharePoint Onlineと連携し、録画された会議のメタデータや保存場所を管理します。会議が終了すると、録画ファイルは通常、会議の主催者または参加者のOneDrive for BusinessまたはSharePointサイトに保存されます。組織ポリシーによる自動録画は、会議の参加者全員に録画が開始される旨が通知されるため、プライバシーにも配慮されています。

Teams会議の自動録画を有効にする組織ポリシー設定手順

Teams会議の自動録画を組織全体または特定のユーザーグループに適用するには、Microsoft Teams管理センターで会議ポリシーを設定する必要があります。ここでは、新しい会議ポリシーを作成し、自動録画機能を有効にする手順を説明します。既存の会議ポリシーを編集することも可能ですが、新規作成することで、既存のポリシー設定に影響を与えることなく、自動録画機能のみをテスト・適用できます。

1. Microsoft Teams管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Teams管理センターのURL(https://admin.teams.microsoft.com/)にアクセスします。組織のTeams管理者アカウントの資格情報でサインインしてください。
2. 会議ポリシー設定に移動する
   左側のナビゲーションメニューから「会議」を展開し、「会議ポリシー」を選択します。
3. 新しい会議ポリシーを作成する
   会議ポリシーの一覧画面で、画面上部にある「追加」ボタンをクリックして、新しい会議ポリシーを作成します。
4. ポリシー名と説明を入力する
   「名前」フィールドに、このポリシーを識別するためのわかりやすい名前を入力します(例: AutoRecordPolicy)。「説明」フィールドには、このポリシーの目的を簡潔に記述します(例: 会議の自動録画を有効にするポリシー)。
5. 会議の録画設定を構成する
   ポリシー設定項目の中から「会議の録画」を探します。この設定項目のドロップダウンメニューで、以下のいずれかのオプションを選択します。
   • すべて: すべての会議で自動的に録画が開始されます。
   • カスタム: 会議の主催者が会議オプションで自動録画を有効にできる設定になります。組織全体で強制的に自動録画したい場合は「すべて」を選択します。

   「すべて」を選択した場合、会議開始と同時に録画が自動で開始されます。

6. その他の会議オプションを設定する(任意)
   必要に応じて、会議の参加者、チャット、ロビーなどの他の会議オプションも設定します。自動録画機能のみが目的の場合は、これらの設定はデフォルトのままでも構いません。
7. ポリシーを保存する
   設定が完了したら、画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、新しい会議ポリシーを保存します。

作成した会議ポリシーをユーザーに割り当てる

新しい会議ポリシーを作成しても、それをユーザーに割り当てなければ機能しません。ここでは、作成した自動録画ポリシーを特定のユーザーまたはユーザーグループに適用する手順を解説します。組織全体に適用したい場合は、デフォルトの会議ポリシーを編集するか、すべてのユーザーにこのポリシーを割り当てる必要があります。通常は、新規ポリシーを作成して特定の部署や役職のユーザーに適用することが推奨されます。

1. 会議ポリシー一覧画面に戻る
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから「会議」>「会議ポリシー」を選択し、作成したポリシー(例: AutoRecordPolicy)が表示されていることを確認します。
2. ポリシーを割り当てるユーザーを選択する
   ポリシー名をクリックして詳細画面を開きます。画面上部にある「ユーザー」タブを選択します。
3. ユーザーまたはグループを追加する
   「ユーザー」タブ内で「ユーザーの割り当て」ボタンをクリックします。
4. ユーザーまたはグループを検索して選択する
   表示される検索ボックスに、ポリシーを適用したいユーザーの名前またはグループ名を入力して検索します。検索結果から対象を選択し、「追加」ボタンをクリックします。
5. 割り当てを保存する
   選択したユーザーまたはグループが一覧に追加されたら、画面下部の「保存」ボタンをクリックして、ポリシーの割り当てを完了します。

割り当てが完了すると、対象のユーザーは次回Teams会議を開始する際、自動的に録画が開始されるようになります。設定が反映されるまでには、数分から最大で24時間程度かかる場合があります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

Microsoft Teamsは、より高速で効率的なエクスペリエンスを提供する新しいTeams(v2)へと移行が進んでいます。管理センターでのポリシー設定という観点では、基本的な操作や機能に大きな変更はありません。Teams管理センターのインターフェースは、新しいTeams(v2)でも一貫性を保っています。会議ポリシーの設定項目や、自動録画に関するオプションも、従来Teamsと新しいTeams(v2)で同様に利用可能です。したがって、この記事で解説した組織ポリシー設定手順は、新しいTeams(v2)環境でもそのまま適用できます。ただし、将来的なアップデートにより、UIや一部の名称が変更される可能性はあります。常に最新のMicrosoft 365管理センターのUIを確認しながら操作を進めることをお勧めします。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

今回の記事はMicrosoft Teamsの会議ポリシー設定に関するものであり、Microsoft Outlookの機能とは直接関係ありません。しかし、新しいOutlookへの移行が進む中で、ユーザーインターフェースや一部機能の名称に変更が生じる可能性があります。Teamsの管理センターはOutlookとは独立した管理ツールですが、Microsoft 365全体で一貫したユーザーエクスペリエンスを目指すため、将来的にTeams管理センターのUIも一部変更される可能性は考慮すべきです。現時点では、Teams管理センターの操作に大きな影響はありません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

この記事で解説している会議ポリシーの設定は、Microsoft Teams管理センターで行う管理者向けの操作です。Teams管理センターはWebブラウザベースのインターフェースであるため、Windows、Mac、Linuxなど、どのオペレーティングシステムからアクセスしても操作方法は同じです。したがって、MacユーザーでもWindowsユーザーと同じ手順で設定を行うことができます。

一方、会議の参加者が自動録画される会議に参加する際の体験は、利用するデバイスによって若干異なる場合があります。Teamsのデスクトップアプリ(Windows/Mac)、モバイルアプリ(iOS/Android)、またはWeb版Teamsのいずれを利用していても、会議が自動録画される場合、参加者には録画が開始された旨の通知が表示されます。録画の停止や一時停止といった操作は、会議の主催者権限を持つユーザーのみが行えます。管理者が組織ポリシーで自動録画を有効にした場合、参加者はその設定に従うことになります。

管理者権限について

この記事で解説しているMicrosoft Teams管理センターでの会議ポリシー設定は、Teams管理者またはグローバル管理者の権限を持つユーザーのみが実行できます。これらの権限を持たないユーザーは、Teams管理センターにサインインしたり、会議ポリシーを変更したりすることはできません。もし、あなたがTeams管理者ではない場合、組織のIT部門またはMicrosoft 365管理者に連絡し、ポリシー設定の変更を依頼してください。

組織ポリシー・テナント設定による動作の違い

Teamsの会議ポリシー設定は、組織のテナント設定や他のポリシー設定と組み合わせて動作します。例えば、会議の録画データは、組織のOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineの設定に従って保存されます。保存場所や保持期間などの設定は、別途SharePoint管理センターやOneDrive管理センターで構成されている場合があります。

また、コンプライアンスやデータ保持に関するポリシーがテナント全体に適用されている場合、録画された会議のデータもそのポリシーに従って管理されます。例えば、特定の期間を過ぎると自動的に削除される設定になっている場合、録画データもその期間経過後に消去される可能性があります。これらの保存場所やデータ保持に関する設定は、組織のIT管理者によって構成されているため、自社の環境でどのように設定されているかを確認することが重要です。

会議の自動録画設定でよくある誤解と注意点

会議の自動録画機能は非常に便利ですが、いくつかの注意点や誤解しやすい点があります。これらの点を理解しておくことで、予期せぬトラブルを防ぎ、より効果的に機能を活用できます。

参加者全員に録画開始が通知されない場合がある

組織ポリシーで自動録画が有効になっている場合、会議開始時に参加者全員に録画が開始されている旨の通知が表示されます。しかし、まれに、特定のクライアントバージョンやネットワーク環境によっては、この通知が正しく表示されないことがあります。そのため、重要な会議では、主催者が口頭でも録画開始をアナウンスするなど、二重の確認を行うことが推奨されます。

録画の開始・停止・一時停止の権限

組織ポリシーで自動録画が有効になっている場合でも、会議の録画の開始、停止、一時停止を制御できるのは、会議の主催者、共同主催者、または発表者権限を持つユーザーのみです。参加者は録画の開始・停止を制御できません。自動録画は会議開始と同時に開始されますが、主催者は会議中に手動で録画を停止したり、一時停止したりすることが可能です。これにより、会議の機密部分を録画したくない場合など、柔軟な対応ができます。

録画データの保存場所とアクセス権

会議の録画データは、通常、会議の主催者のOneDrive for Business、または会議がチャネル会議であった場合は、そのチャネルに関連付けられたSharePointサイトに保存されます。保存場所は、組織のTeamsおよびSharePointのテナント設定によって決定されます。会議の録画データにアクセスできるのは、通常、会議の主催者、録画を開始したユーザー、および会議の参加者です。ただし、組織のデータ保持ポリシーや共有設定によっては、アクセス権が制限される場合があります。録画データの保存場所やアクセス権については、組織のIT管理者に確認することをお勧めします。

保存容量とデータ保持期間

会議の録画データはストレージ容量を消費します。組織のOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineのストレージ容量が上限に達した場合、新しい録画が保存できなくなる可能性があります。また、組織でデータ保持ポリシーが設定されている場合、録画データは一定期間経過後に自動的に削除されることがあります。これらの容量制限やデータ保持期間については、組織のIT管理者にご確認ください。定期的に不要な録画データを削除するなど、ストレージ管理を行うことも重要です。

録画が開始されない場合のトラブルシューティング

会議の自動録画が有効になっているにも関わらず、録画が開始されない場合は、いくつかの原因が考えられます。

1. ポリシーの割り当てが反映されていない

ポリシーの割り当て後、設定がユーザーに反映されるまでに時間がかかる場合があります。最大で24時間程度かかることもあるため、しばらく待ってから再度会議を実施してみてください。それでも改善しない場合は、Teams管理センターでポリシーが正しく割り当てられているか、再度確認してください。

2. ユーザーアカウントに問題がある

ユーザーアカウントのライセンスに問題がある、またはアカウント自体に一時的な不具合が発生している可能性があります。ユーザーアカウントのライセンス(Teamsライセンスなど)が有効になっているか、Azure Active Directory(Azure AD)でアカウントの状態を確認してください。必要であれば、ユーザーアカウントの再同期や、Teamsから一度サインアウトして再度サインインすることを試してください。

3. 別の会議ポリシーが優先されている

ユーザーに複数の会議ポリシーが割り当てられている場合、意図しないポリシーが適用されている可能性があります。Teams管理センターで、対象ユーザーに適用されている会議ポリシーを確認してください。通常、直接割り当てられたポリシーが、グローバル(組織全体)ポリシーよりも優先されます。自動録画を有効にするためのポリシーが、他のポリシーよりも優先順位が高いか確認してください。

4. Teamsクライアントのバージョンが古い

利用しているTeamsデスクトップクライアントのバージョンが古い場合、最新のポリシー設定が正しく適用されないことがあります。Teamsクライアントを最新バージョンにアップデートしてから、再度会議を実施してみてください。Web版Teamsやモバイルアプリでは、常に最新バージョンが利用されるため、クライアントのバージョン問題は発生しにくい傾向があります。

5. 会議の種類が制限されている

一部の会議の種類(例: Skype for Businessとの相互運用会議など)では、自動録画機能が制限される場合があります。通常、標準的なTeams会議であれば問題なく動作しますが、特殊な会議設定を行っている場合は、その設定が影響していないか確認してください。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams管理者が組織ポリシーを設定して、会議の録画を自動的に開始させる手順を解説しました。Teams管理センターで会議ポリシーを作成し、「会議の録画」設定を「すべて」にすることで、会議開始と同時に録画が開始されるようになります。この設定により、会議内容の記録漏れを防ぎ、情報共有とコンプライアンス遵守を強化できます。次に、設定したポリシーを対象ユーザーに割り当てることで、組織全体で自動録画機能を活用できるようになります。さらに、保存場所やデータ保持期間、録画権限など、機能利用上の注意点も理解しておくことが重要です。

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