【Teams】通話転送先を時間帯で切り替えるシミュリング設定手順

Microsoft Teamsで、時間帯によって通話の転送先を自動で切り替えたいと思ったことはありませんか。

例えば、営業時間内は受付担当者に、営業時間外は留守番電話サービスに自動で繋ぎたい場合などです。

この設定を行うことで、担当者が不在でも顧客からの電話を取りこぼすリスクを減らせます。

この記事では、Teamsの通話転送機能を活用し、時間帯に応じて転送先を自動で変更する「シミュリング」設定の手順を詳しく解説します。

時間帯別通話転送の仕組みと前提条件

Microsoft Teamsにおける時間帯別通話転送は、管理者向けの「通話ルーティングポリシー」という機能を利用して実現します。

このポリシーを作成・設定することで、ユーザーがTeamsで着信を受けた際に、あらかじめ定義された時間帯に基づいて、異なる転送先に自動的に誘導することが可能になります。

例えば、平日の9時から17時まではAさんに転送し、それ以外の時間帯はBさんに転送する、といった柔軟な設定ができます。

この機能を利用するには、Teamsの管理者権限が必要です。また、対象ユーザーはTeamsの通話機能(PSTN通話やTeams間通話)を利用できるライセンスを割り当てられている必要があります。

組織のポリシーやテナント設定によっては、利用できる機能や設定項目が異なる場合があります。

なお、この設定は新しいTeams(v2)でも従来Teamsでも同様の管理ポータルから行えます。インターフェースの見た目は若干異なる場合がありますが、機能自体に変更はありません。

通話ルーティングポリシーの作成と設定手順

時間帯によって通話転送先を切り替えるためには、Teams管理センターで通話ルーティングポリシーを作成し、詳細なルールを設定する必要があります。

通話ルーティングポリシーの新規作成

まず、新しい通話ルーティングポリシーを作成します。

1. Teams管理センターにサインインする
   WebブラウザでMicrosoft Teams管理センター(admin.teams.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 通話ポリシーメニューを開く
   左側のナビゲーションメニューから「音声」>「通話ポリシー」を選択します。
3. 新しいポリシーを追加する
   「ポリシーの追加」ボタンをクリックし、新しいポリシーを作成します。
4. ポリシー名と説明を入力する
   「名前」にポリシーを識別できる名前(例: 「時間帯別転送ポリシー」)を入力し、「説明」に内容を補足します。
5. 通話ルーティング設定を構成する
   「通話ルーティング」セクションまでスクロールし、「ルーティングルール」を「カスタム」に設定します。

ルーティングルールの設定(時間帯別転送)

次に、作成したポリシー内で時間帯に応じたルーティングルールを定義します。

1. ルーティングルールを追加する
   「ルーティングルール」の項目で、「ルールを追加」ボタンをクリックします。
2. 最初の時間帯を設定する
   「名前」にルール名(例: 「営業時間内転送」)を入力します。「条件」で「時間」を選択し、転送したい時間帯(例: 「月曜日から金曜日、9:00から17:00」)を設定します。
3. 転送先を設定する
   「アクション」で「通話転送」を選択し、「転送先」として通話を受けたいユーザー、グループ、または「ボイスメール」を選択します。ユーザーを選択する場合は、そのユーザー名を入力して選択します。
4. 次の時間帯を設定する
   再度「ルールを追加」ボタンをクリックし、次の時間帯(例: 「営業時間外転送」)を設定します。条件で「時間」を選択し、残りの時間帯(例: 「毎日、17:00から翌日9:00」)を設定します。
5. 営業時間外の転送先を設定する
   「アクション」で「通話転送」を選択し、営業時間外の転送先(例: 「ボイスメール」や別の担当者)を設定します。
6. デフォルトのルーティングを設定する
   「デフォルトのアクション」として、上記で設定した時間帯に合致しなかった場合の動作を設定します。通常は、営業時間外の転送先と同じ設定にします。
7. ポリシーを保存する
   設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてポリシーを保存します。

ユーザーへのポリシー割り当て

作成した通話ルーティングポリシーを、時間帯別転送を適用したいユーザーに割り当てます。

1. ユーザー管理画面に移動する
   Teams管理センターの左ナビゲーションメニューから「ユーザー」>「ユーザーを管理する」を選択します。
2. 対象ユーザーを選択する
   ポリシーを割り当てたいユーザーの名前をクリックして、そのユーザーの設定画面を開きます。
3. 通話ポリシーを編集する
   ユーザー設定画面で「通話ポリシー」の項目を見つけ、「編集」ボタンをクリックします。
4. ルーティングポリシーを選択する
   「通話ルーティングポリシー」のドロップダウンリストから、先ほど作成したポリシー(例: 「時間帯別転送ポリシー」)を選択します。
5. 変更を保存する
   「保存」ボタンをクリックして、ユーザーへのポリシー割り当てを完了します。

この設定が反映されるまで、数時間から最大24時間かかる場合があります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

通話ルーティングポリシーの設定は、Teams管理センターで行われるため、新しいTeams(v2)のクライアントアプリ自体で直接設定するものではありません。

したがって、新しいTeams(v2)と従来Teamsのどちらを利用しているかによって、管理センターでの操作感や見た目に若干の違いはあるかもしれませんが、設定する機能や手順に本質的な違いはありません。

管理者権限があれば、どちらのバージョンを使用しているユーザーに対しても、同じTeams管理センターからこの時間帯別転送設定を適用できます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

時間帯別通話転送の設定自体は、Teams管理センターというWebベースの管理者ポータルで行われます。

そのため、管理者が設定を行う際には、どのOS(Windows, Mac)のPCからでも、またWebブラウザ版のTeams管理センターを利用しても、操作方法は基本的に同じです。

設定が完了し、ユーザーがTeamsクライアントアプリ(デスクトップ版、モバイル版、Web版)で着信を受けた際の動作は、OSやデバイスの種類によらず、管理者によって設定されたルーティングルールに従います。

つまり、ユーザー側で特別な設定を行う必要はなく、設定されたルールが自動的に適用される形になります。

よくある質問とトラブルシューティング

時間帯設定が反映されない

原因: 設定変更がユーザーに反映されるまでには、最大で24時間かかることがあります。

対処法: まずは、設定変更から24時間以上経過しているか確認してください。それでも反映されない場合は、以下の点を確認します。

1. ポリシーが正しく割り当てられているか
   対象ユーザーの「通話ポリシー」設定で、作成したルーティングポリシーが選択されているか再確認します。
2. 時間帯の設定ミス
   ルーティングルールで設定した時間帯(開始時刻、終了時刻、曜日)に誤りがないか確認します。特に、AM/PMや24時間表記の混同に注意してください。
3. 他のポリシーとの競合
   ユーザーに別の通話ポリシーやルーティングポリシーが割り当てられており、競合している可能性があります。