【Teams】Copilotのライセンス対象ユーザーをレポートで確認する管理者手順

Microsoft TeamsでCopilotの利用状況を把握したいとお考えですか?

Copilot for Microsoft 365のライセンスがどのユーザーに割り当てられているか、正確に把握することは重要です。

本記事では、Microsoft 365管理センターを活用して、Copilotのライセンス対象ユーザーをレポートで確認する具体的な管理者手順を解説します。

これにより、ライセンスの適正な管理と、Copilotの活用状況の可視化が可能になります。

Microsoft 365 Copilotライセンスの概要

Microsoft 365 Copilotは、AIを活用してTeams会議の議事録作成、メールの要約、ドキュメント作成支援など、様々な業務を効率化する先進的なツールです。

この強力な機能を組織全体で活用するためには、Copilot for Microsoft 365ライセンスが適切に割り当てられている必要があります。

ライセンスは、Microsoft 365 E3、E5、Business Standard、Business Premiumなどのサブスクリプションにアドオンとして追加される形で購入・管理されます。

組織によっては、特定の部署やプロジェクトチームにのみライセンスを割り当てる場合もあります。

そのため、管理者は常にライセンスの割り当て状況を把握し、必要に応じて調整できる体制を整えておくことが求められます。

Copilotライセンス対象ユーザーをレポートで確認する手順

Microsoft 365管理センターを利用することで、Copilot for Microsoft 365ライセンスを割り当てられているユーザーを正確に把握できます。

以下の手順に従って、ライセンス対象ユーザーのレポートを確認してください。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センターのURL(admin.microsoft.com)にアクセスします。
2. 管理者アカウントでサインインする
   Copilotライセンスの管理権限を持つ管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力してサインインします。
3. 「課金情報」メニューを展開する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「課金情報」をクリックして展開します。
4. 「購入サービス」を選択する
   「課金情報」の下に表示される「購入サービス」をクリックします。
5. Copilot for Microsoft 365ライセンスを探す
   購入したサービスの一覧が表示されます。この一覧の中から「Copilot for Microsoft 365」という名称のサービスを探します。
6. ライセンスの概要を確認する
   「Copilot for Microsoft 365」のサービスタイルをクリックすると、購入したライセンスの総数、割り当て済みのライセンス数、利用可能なライセンス数などが表示されます。
7. 「ユーザー」メニューに移動する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューに戻り、「ユーザー」をクリックして展開します。
8. 「アクティブなユーザー」を選択する
   「ユーザー」の下に表示される「アクティブなユーザー」をクリックします。
9. ユーザー一覧を表示する
   組織内のすべてのアクティブなユーザーアカウントの一覧が表示されます。
10. 「ライセンス」列でフィルタリングまたはソートする
    ユーザー一覧の列ヘッダーに「ライセンス」という項目があります。この列をフィルタリングまたはソートすることで、特定のライセンスを持つユーザーを絞り込むことができます。
11. Copilot for Microsoft 365ライセンスを持つユーザーを特定する
    「ライセンス」列に「Copilot for Microsoft 365」が含まれているユーザーが、ライセンスが割り当てられている対象ユーザーです。必要に応じて、この一覧をCSVファイルとしてエクスポートすることも可能です。

新しいTeams (v2) と従来Teamsでのライセンス管理の違い

Microsoft Teamsのインターフェースが新しいTeams (v2) に移行しても、Copilot for Microsoft 365ライセンスの管理自体は、引き続きMicrosoft 365管理センターで行われます。

Teamsクライアント内でCopilotの機能が利用可能になるかどうかが、ライセンス割り当ての有無によって決まります。

新しいTeams (v2) では、より統合されたインターフェースでCopilot機能が提供されることが期待されますが、ライセンス管理のバックエンドは変わりません。

したがって、管理者向けのライセンス確認手順は、従来Teamsをご利用の場合と基本的に同じです。

ただし、TeamsクライアントでのCopilotの表示や利用体験は、新しいTeams (v2) で変更される可能性があります。

新しいOutlookと従来Outlookでのライセンス管理の違い

Copilot for Microsoft 365ライセンスは、Outlookでもメール作成支援などの機能に利用されます。

新しいOutlook (プレビュー版から正式版へ移行中) に移行した場合も、ライセンスの管理はMicrosoft 365管理センターで行います。

新しいOutlookでは、Copilot機能がよりシームレスに統合され、直感的な操作で利用できるようになることが想定されています。

ライセンスが割り当てられていれば、新しいOutlookのメール作成画面などでCopilotの機能が利用可能になります。

管理者としては、Teamsと同様にMicrosoft 365管理センターでライセンスの割り当て状況を確認し、必要に応じてユーザーにライセンスを付与・削除することになります。

Copilotライセンス管理における注意点とトラブルシューティング

Copilot for Microsoft 365ライセンスの管理においては、いくつかの注意点があります。

また、予期せぬ問題が発生した場合の対処法も把握しておくと安心です。

ライセンスが割り当てられているのにCopilotが使えない場合

ユーザーにCopilot for Microsoft 365ライセンスが割り当てられているにも関わらず、TeamsやOutlookなどのアプリケーションでCopilot機能が利用できないという問い合わせを受けることがあります。

この場合、以下の点を確認してください。

1. ライセンスの反映に時間がかかっている
   ライセンスの割り当て・削除は、反映に数分から最大24時間程度かかる場合があります。しばらく待ってから再度確認してください。
2. アプリケーションの再起動
   TeamsやOutlookなどのアプリケーションを一度完全に終了し、再起動することで問題が解消されることがあります。
3. Web版での確認
   TeamsやOutlookのWeb版(ブラウザ版)でCopilot機能が利用できるか確認してください。Web版で利用できる場合は、デスクトップアプリケーション側の問題である可能性が高いです。
4. Teams/Outlookの更新
   利用しているTeamsまたはOutlookのバージョンが最新であることを確認してください。古いバージョンでは、新しい機能がサポートされていない場合があります。
5. テナント設定の確認(管理者向け)
   Copilot for Microsoft 365の利用が、組織のテナント設定で許可されているか、Microsoft 365管理センターの「設定」>「統合アプリ」などで確認してください。
6. Microsoft 365サブスクリプションの確認
   Copilot for Microsoft 365ライセンスは、特定のMicrosoft 365サブスクリプション(例: Microsoft 365 E3/E5, Business Standard/Premium)に紐づいています。ベースとなるサブスクリプションが有効であり、Copilotライセンスが正しく追加されているか確認してください。

ライセンス割り当ての誤操作を防ぐには

誤ってユーザーからCopilotライセンスを削除してしまったり、本来付与すべきでないユーザーに付与してしまったりするミスを防ぐためには、事前の準備と確認が重要です。

1. ライセンス割り当てルールの明確化
   Copilotライセンスを誰に、どのような基準で割り当てるのか、組織内でのルールを明確に定めてください。
2. 承認プロセス導入
   ライセンスの新規割り当てや変更を行う際には、上長やIT部門の承認を得るプロセスを導入することを検討してください。
3. 定期的な棚卸し
   定期的にライセンスの割り当て状況を確認し、退職者や異動者へのライセンス削除、不要になったライセンスの回収などを実施してください。
4. レポートの活用
   今回紹介したMicrosoft 365管理センターのレポート機能を活用し、常に最新の割り当て状況を把握するように努めてください。

Mac版、モバイル版、Web版での違い

Copilot for Microsoft 365ライセンスの管理自体は、OSやデバイスに関わらずMicrosoft 365管理センターで行われます。

ただし、TeamsやOutlookアプリケーションにおけるCopilot機能の利用体験は、プラットフォームによって若干異なる場合があります。

Mac版のTeamsやOutlookでも、ライセンスが割り当てられていればCopilot機能は利用できます。

モバイル版(iOS/Android)のTeamsアプリやOutlookアプリでも、Copilot機能が段階的に展開されており、ライセンスがあれば利用可能です。

Web版(ブラウザ版)のTeamsやOutlookでは、最新のCopilot機能が最も早く提供される傾向があります。

管理者としては、これらのプラットフォームごとの違いを理解し、ユーザーからの問い合わせに対応できるようにしておくことが望ましいです。

まとめ

本記事では、Microsoft 365管理センターを使用して、Teams Copilotのライセンス対象ユーザーをレポートで確認する具体的な手順を解説しました。

Microsoft 365管理センターの「購入サービス」や「アクティブなユーザー」画面を活用することで、ライセンスの割り当て状況を正確に把握できます。

これにより、ライセンスの適正な管理、不正利用の防止、そして組織全体でのCopilot活用促進に繋がります。

今後は、定期的なライセンス棚卸しと、ユーザーからの問い合わせに対応できるよう、本記事の手順を参考にしてください。

さらに、Copilot for Microsoft 365の利用状況を分析し、ROI(投資対効果)を評価することも、管理者が取り組むべき次のステップとなります。

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