【Teams】ゲストユーザーを組織の連絡先ディレクトリから除外する設定

Microsoft Teamsでゲストユーザーとの共同作業は便利です。しかし、組織の連絡先ディレクトリにゲストユーザーが一覧表示されると、情報管理の観点から問題となる場合があります。この記事では、Teamsの管理センターでゲストユーザーを連絡先ディレクトリから除外する設定方法を解説します。これにより、組織内の情報セキュリティを強化し、不要な情報へのアクセスを防ぐことができます。

Teamsでゲストユーザーが連絡先ディレクトリに表示される理由

Microsoft Teamsでは、外部の組織に所属するユーザーをゲストとして招待し、共同作業を行うことが可能です。ゲストユーザーは、招待されたチームへの参加やチャット、会議への参加といった基本的な機能を利用できます。デフォルトの設定では、これらのゲストユーザーも、組織の連絡先ディレクトリ(アドレス帳)に表示されることがあります。これは、組織内のユーザーがゲストユーザーを簡単に見つけ、コミュニケーションを取りやすくするための機能です。しかし、セキュリティポリシーや情報管理の観点から、すべてのゲストユーザーを組織内の連絡先ディレクトリに表示させたくない場合があります。特に、一時的なプロジェクトメンバーや、機密情報へのアクセス権限を持たないゲストユーザーについては、連絡先ディレクトリからの除外が求められることがあります。

ゲストユーザーの連絡先ディレクトリ表示を制御する設定手順

Microsoft Teams管理センターで、ゲストユーザーが組織の連絡先ディレクトリに表示されるかどうかを制御できます。この設定は、組織全体のゲストユーザーに適用されます。設定を変更するには、Teamsのグローバル管理者またはTeamsサービスの管理者権限が必要です。

1. Microsoft Teams管理センターにサインインする
   Webブラウザーを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスします。管理者アカウントでサインインしてください。
2. ナビゲーションメニューから「Teams」を選択する
   左側のナビゲーションペインで、「すべてを表示」を展開し、「Teams」を選択します。
3. 「組織全体のアプリ」設定を開く
   Teams管理センターの左側のナビゲーションペインで、「アプリ」を展開し、「アプリの管理」を選択します。
4. 「外部アクセス」設定の編集
   アプリの一覧が表示されたら、検索バーに「外部アクセス」と入力するか、一覧から「外部アクセス」を探して選択します。
5. ゲストユーザーの表示設定を構成する
   「外部アクセス」の設定画面が表示されます。ここで、外部ユーザーとの通信に関する設定が行えます。ゲストユーザーを連絡先ディレクトリから除外したい場合、直接的な「ゲストユーザーを連絡先ディレクトリから除外する」という単一の設定項目は存在しません。代わりに、外部ユーザーとの通信全般を制御する設定が間接的に影響します。具体的には、「外部アクセス」の設定で、外部ユーザーとのチャットを許可するかどうかの設定が、連絡先ディレクトリへの表示にも影響する場合があります。一般的に、外部アクセスが許可されている場合、ゲストユーザーは連絡先ディレクトリに表示されます。ゲストユーザーの表示を制限するには、外部アクセス設定自体を見直す必要があります。
6. 外部アクセス設定の調整(間接的な制御)
   「外部アクセス」の設定画面で、以下のような項目を確認・調整します。
   • 外部ユーザーとのチャットを許可する
     この設定がオンになっていると、外部ユーザー(ゲストユーザーを含む)とのチャットが可能です。これがオンの場合、ゲストユーザーは連絡先ディレクトリに表示される可能性が高いです。このチェックを外すと、外部ユーザーとのチャット自体ができなくなり、結果として連絡先ディレクトリにも表示されなくなります。
   • 外部ユーザーの検出を許可する
     この設定も、外部ユーザーが組織内で見つけやすくなるかどうかに関わります。

   ゲストユーザーのみを連絡先ディレクトリから除外する直接的な設定がないため、組織外のユーザーとの通信全般を制限することで、間接的にゲストユーザーの表示を制御することになります。

7. 設定の保存
   必要な設定変更を行った後、「保存」ボタンをクリックして設定を適用します。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの機能比較

新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上とユーザーインターフェースの刷新を目指して開発されました。しかし、管理センターにおける外部アクセスやゲストユーザーの管理に関する基本的な機能や設定項目については、従来Teamsと大きく変わっていません。ゲストユーザーを連絡先ディレクトリから除外する直接的な設定項目がない点も同様です。管理者は引き続き、Teams管理センターの「外部アクセス」設定を通じて、外部ユーザーとの通信全般を制御し、間接的にゲストユーザーの連絡先ディレクトリへの表示を管理する必要があります。新しいTeamsでは、より高速な検索機能などが提供されますが、管理者が行う設定の概念は引き継がれています。

新しいOutlook と従来Outlookの関連機能

Microsoft Outlookは、Teamsと連携して動作することがあります。例えば、Outlookの連絡先やメールアドレス帳に、Teamsで共有したユーザーの情報が表示される場合があります。しかし、Teamsのゲストユーザーを組織の連絡先ディレクトリから除外する設定は、Teams管理センターで行われるものであり、Outlook側の設定で直接制御できるものではありません。Outlookは、Teamsの外部アクセス設定の影響を受けることはありますが、Outlook側でTeamsのゲストユーザーの表示を個別に設定・解除する機能は提供されていません。Teamsのゲストユーザー管理は、Teamsの管理機能に集約されています。

設定変更による影響と注意点

Teams管理センターでの外部アクセス設定の変更は、組織全体の外部ユーザーとの通信に影響を与えます。ゲストユーザーを連絡先ディレクトリから除外する目的で外部アクセス設定を無効にした場合、以下の点に注意が必要です。

外部ユーザーとのチャットが一切できなくなる

「外部ユーザーとのチャットを許可する」設定を無効にすると、ゲストユーザーだけでなく、他の組織のTeamsユーザーとのチャットもできなくなります。これにより、外部組織との連携が必要な業務に支障が出る可能性があります。この設定は、組織全体の外部コミュニケーションポリシーと照らし合わせて、慎重に判断する必要があります。

ゲスト招待の前提条件

ゲスト招待自体は、外部アクセス設定とは別に、Azure Active Directory (Azure AD) の設定やTeamsのゲストアクセス設定によって制御されます。外部アクセス設定でチャットが許可されていても、ゲスト招待のプロセス自体が組織ポリシーで制限されている場合もあります。ゲストユーザーを招待する前に、組織のAzure ADテナント設定やTeamsのゲストアクセス許可設定を確認することが重要です。

管理者の権限について

Teams管理センターの設定変更には、Teamsサービスの管理者またはグローバル管理者の権限が必要です。これらの権限を持たないユーザーは、設定を変更できません。もし権限がない場合は、組織のIT管理者にお問い合わせください。

設定変更の反映時間

Teams管理センターでの設定変更は、即座に反映されるとは限りません。最大で24時間程度かかる場合があります。設定変更後、ゲストユーザーの表示がすぐに変わらない場合は、しばらく待ってから再度確認してください。

代替案:特定のゲストユーザーのみを非表示にする

現行のTeams管理センターの設定では、ゲストユーザー全員を一括で連絡先ディレクトリから除外するか、全員を表示させるかのどちらかになります。特定のゲストユーザーのみを非表示にする、というきめ細やかな設定は、Teams管理センターの標準機能では直接サポートされていません。もし、特定のゲストユーザーのみを連絡先ディレクトリに表示させたくない場合は、以下のいずれかの方法を検討する必要があります。

• ゲスト招待を行わない
  そもそも、連絡先ディレクトリに表示させたくないユーザーはゲスト招待しないという選択肢があります。
• SharePointやOneDriveの共有設定で制御する
  TeamsはSharePointやOneDriveと連携しています。ファイル共有やサイトへのアクセス権限を個別に設定することで、間接的に情報へのアクセスを制御できます。しかし、これは連絡先ディレクトリへの表示とは直接関係ありません。
• Azure ADでのユーザー管理
  より高度な管理を行う場合、Azure AD側でユーザーの表示設定やグループメンバーシップを細かく制御することが考えられます。しかし、これはTeams管理者の範囲を超える場合があり、Azure ADの専門知識が必要となります。

現状では、組織全体の外部アクセスポリシーを見直すことが、ゲストユーザーの連絡先ディレクトリ表示を制御する最も現実的な方法となります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

今回解説したTeams管理センターの設定は、WebブラウザーからアクセスするTeams管理センターで行います。この設定は、Windows版、Mac版、モバイル版(iOS、Android)、Web版のいずれのTeamsクライアントを使用しているユーザーにも適用されます。管理センターの設定は、組織全体のTeams環境に影響するため、クライアントの種類による違いはありません。ただし、ユーザーがTeamsクライアント上でゲストユーザーを検索する際のインターフェースや、連絡先リストの表示方法が、各クライアントで若干異なる場合があります。