【Teams】Teams会議でブレイクアウトルームの参加者を事前にグループ分けする手順

Teams会議のブレイクアウトルーム機能を活用すれば、参加者を少人数のグループに分けてディスカッションできます。会議中に手動でグループを作成する方法もありますが、事前にグループを設定しておくとスムーズです。この記事では、Teams会議でブレイクアウトルームの参加者を事前にグループ分けする方法をご紹介します。

ブレイクアウトルーム事前割り当ての仕組み

Teamsのブレイクアウトルームは、会議中に参加者を複数の小部屋に分ける機能です。会議の開催者は、会議の前に「Meeting options」ページから参加者を事前に各ルームに割り当てられます。この設定は、会議が開始された後にブレイクアウトルームを開くと自動的に適用されます。事前割り当てを利用すると、会議中にグループ分けに時間を取られることなく、スムーズにディスカッションを始められます。例えば、研修会議で部署ごとに分けたい場合や、ワークショップで役割別にグループを作りたい場合に便利です。また、割り当ては会議の前に何度でも編集できます。

事前にグループ分けする手順

1. 会議の招待を作成します。
   Teamsカレンダーから新しい会議を作成し、参加者を招待します。ここで招待した参加者が事前割り当ての対象になります。会議の件名には「部署別ディスカッション」など、目的を明記するとよいでしょう。
2. Meeting optionsを開きます。
   会議の招待メールまたはTeamsの会議詳細から「Meeting options」リンクをクリックします。ブラウザで会議の設定ページが開きます。
3. ブレイクアウトルームを有効にします。
   Meeting optionsページで「Breakout rooms」を「On」に設定します。デフォルトでは「Off」になっているため、必ず有効にしてください。
4. ルームと割り当てを設定します。
   「Breakout rooms」セクションで、作成するルームの数(例:3)を入力し、「Create rooms」をクリックします。次に、各ルームに参加者を割り当てます。参加者リストから名前をドラッグして、対応するルームの下にドロップします。例えば、「人事部」というルームに人事部の参加者を、「営業部」というルームに営業部の参加者を割り当てます。
5. 設定を保存します。
   割り当てが完了したら、ページ上部の「Save」をクリックします。これで事前設定は完了です。会議開始後にブレイクアウトルームを開くと、割り当てが自動的に適用されます。
6. 必要に応じて割り当てを調整します。
   参加者が増減した場合や割り当てを変更したい場合は、再度Meeting optionsを開いて編集します。変更は会議開始直前まで可能です。

手順の落とし穴:参加者が招待されていない場合

事前割り当てできるのは、会議に招待されている参加者のみです。招待していない外部ゲストはリストに表示されません。そのため、事前に全参加者を招待リストに含めておく必要があります。また、会議のチャネル会議では、チャネルメンバー全員が自動的に招待されるわけではないため、注意が必要です。

手順の落とし穴:Meeting optionsへのアクセス権限

Meeting optionsを開くには、会議の開催者である必要があります。共同開催者では設定を変更できない場合があります。開催者以外がアクセスしようとするとエラーメッセージが表示されます。必ず会議を作成したアカウントでログインしてください。

手順の落とし穴:モバイルアプリからは設定不可

Meeting optionsはブラウザまたはデスクトップアプリからのみアクセスできます。Teamsモバイルアプリではブレイクアウトルームの事前割り当ては設定できません。会議の前にパソコンで設定を済ませておきましょう。

事前割り当て方法の比較

よくある質問

Q1: 会議中にブレイクアウトルームを開くと、事前割り当ては自動で反映されますか?

はい、反映されます。会議開始後、開催者がブレイクアウトルームを開始すると、事前に設定した割り当てが適用されます。参加者には自動的にそれぞれのルームが表示されます。

Q2: 事前割り当てを行っても、会議中に参加者を別のルームに移動できますか?

できます。開催者は会議中でもブレイクアウトルーム管理画面から参加者をドラッグして移動できます。事前割り当ては初期配置であり、会議中の柔軟な変更も可能です。

Q3: チャネル会議でも事前割り当ては使えますか?

使えますが、チャネル会議では参加者がチャネルメンバーに限定されない場合があるため、事前に招待リストを確認してください。チャネル会議のMeeting optionsは、チャネル内の「ファイル」タブなどからアクセスできます。

まとめ

Teams会議のブレイクアウトルーム事前グループ分けは、会議の効率を大幅に向上させます。Meeting optionsから簡単に設定でき、手動または自動で参加者を割り当てられます。ただし、招待漏れやアクセス権限に注意してください。事前準備をしっかり行い、スムーズなグループワークを実現しましょう。