【Teams】OneNote Class Notebookを会議ごとに自動発行する連携手順

Microsoft Teams会議で配布資料の共有や議事録の作成を効率化したいと考えていませんか。

毎回手動でOneNote Class Notebookを作成・共有する手間は、会議の準備時間を圧迫します。

この記事では、Teams会議とOneNote Class Notebookを連携させ、会議ごとに自動でNotebookを発行する手順を解説します。

この設定により、会議のたびにNotebookを作成する手間が省け、参加者全員が最新の情報にアクセスできるようになります。

Teams会議とOneNote Class Notebook連携の概要

Microsoft Teams会議とOneNote Class Notebookを連携させることで、会議の開催に合わせて議事録や配布資料を記録するNotebookが自動的に作成されます。

これにより、会議の主催者や参加者は、毎回手作業でNotebookを作成・共有する手間から解放されます。

この連携は、特に教育機関での授業や、定期的な会議において、資料管理の効率を大幅に向上させます。

自動化されたワークフローにより、会議の準備時間を短縮し、より重要な業務に集中できるようになります。

Power Automateによる自動発行の仕組み

この自動化を実現するには、Microsoft Power Automate(旧Microsoft Flow)というサービスを利用します。

Power Automateは、様々なアプリケーションやサービスを連携させ、定型的な作業を自動化するためのツールです。

Teams会議のスケジュールが作成されたことをトリガー(きっかけ)として、Power AutomateがOneNote Class Notebookを作成し、指定された参加者に共有する、という一連の流れを自動で実行します。

この仕組みにより、会議のたびに手作業で行っていたNotebookの準備が不要になります。

管理者権限は不要ですが、Power Automateを利用するにはMicrosoft 365のライセンスが必要です。また、組織のポリシーによっては、Power Automateの利用が制限されている場合があります。

Power Automateフローの作成手順

Teams会議の作成をトリガーとして、OneNote Class Notebookを自動発行するPower Automateフローを作成します。

このフローでは、会議のタイトルをNotebookのタイトルとして利用し、会議の参加者をNotebookの共有相手として設定します。

1. Power Automateへのアクセス
   WebブラウザでPower Automate(make.powerautomate.com)にアクセスし、Microsoft 365アカウントでサインインします。
2. 新しいフローの作成
   左側のメニューから「作成」を選択し、「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
3. フローのトリガー設定
   フロー名に「Teams会議ごとのOneNote自動発行」などと入力します。
   「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Teams」と入力し、「会議がスケジュールされたとき」を選択します。
4. トリガー条件の設定(任意)
   特定の会議のみを対象としたい場合は、「高度なオプションを表示」をクリックし、「条件」を設定します。例えば、会議の件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ実行するように設定できます。
5. OneNote Class Notebookの作成アクション追加
   「新しいステップ」ボタンをクリックし、「OneNote」と検索して「OneNote for Business」を選択します。
   アクションの一覧から「Class Notebookを作成」を選択します。
6. Class Notebook作成アクションの設定
   「Notebook名」には、「会議がスケジュールされたとき」トリガーで取得できる「件名」を選択します。これにより、会議のタイトルがNotebookのタイトルになります。
   「グループ」には、Notebookを作成したいMicrosoft 365グループ(またはTeamsチーム)を選択します。
7. 参加者の追加アクション(任意)
   会議の参加者をNotebookの共有相手に追加したい場合は、「新しいステップ」ボタンをクリックし、「SharePoint」と検索して「SharePoint」を選択します。
   アクションの一覧から「共有(アイテムまたはフォルダー)」を選択します。
   「サイトのアドレス」には、Notebookを作成したグループに関連するSharePointサイトを選択します。
   「ライブラリ名」には、「ドキュメント」などの共有ライブラリを選択します。
   「ファイル識別子」には、直前の「Class Notebookを作成」アクションで生成されたNotebookのパスを指定します。これは通常、動的なコンテンツから選択できます。
   「共有するユーザー」には、「会議がスケジュールされたとき」トリガーで取得できる「参加者」のメールアドレスリストを選択します。
   「アクセス許可レベル」は「編集可能」などを選択します。
8. フローの保存とテスト
   画面右上の「保存」ボタンをクリックしてフローを保存します。
   保存後、「テスト」ボタンをクリックし、「手動」を選択してテスト実行します。
   新しいTeams会議をスケジュールし、フローが意図通りに動作するか確認します。OneNote for BusinessでNotebookが作成され、共有されているかを確認してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsで、Power Automateのトリガーやアクションの挙動に若干の違いが生じる可能性があります。

特に、Teams会議に関連するトリガー(例:「会議がスケジュールされたとき」)の取得できる情報や、アクション(例:会議参加者の取得)の挙動が、バージョンによって異なる場合があります。

新しいTeams(v2)をご利用の場合、フロー作成時に最新のトリガーやアクションを選択し、取得できる動的コンテンツを確認しながら設定を進めることを推奨します。

もし、従来通りに動作しない場合は、新しいTeams(v2)に対応したトリガーやアクションがないか、Power Automateのコネクタ設定を見直してください。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

このフローはTeams会議のスケジュールをトリガーとしているため、Outlookのバージョンによる直接的な影響はほとんどありません。

Teams会議のスケジュールは、Exchange Onlineの予定表情報と連携しています。

したがって、Outlookで会議のスケジュールを作成しても、Teams会議として認識されれば、Power Automateフローは正常に動作します。

ただし、Teams会議の招待状をOutlookで受け取った際の表示や操作感には違いがあります。

組織ポリシー・テナント設定による影響

この自動化フローは、組織のMicrosoft 365テナント設定やポリシーによって動作が制限される場合があります。

例えば、Power Automateの利用自体が組織全体または一部のユーザーに対して無効化されていることがあります。

また、SharePointサイトへのアクセス権限や、OneNote for Businessへのアクセス権限が不足している場合、フローが正常に実行されない可能性があります。

特に、OneNote Class Notebookを作成するグループや、共有したいSharePointサイトへのアクセス権限は、フローを実行するユーザーに付与されている必要があります。

これらの設定は、Microsoft 365の管理者権限を持つユーザーが管理ポータルで確認・変更できます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Power Automateのフロー作成自体は、Webブラウザを通じて行われるため、Mac版、Windows版、Web版といったOSの違いによる影響はありません。

ただし、フローのトリガーとなるTeams会議のスケジュール設定や、結果として作成されるOneNote Class Notebookの利用においては、各プラットフォームでの違いがあります。

Teams会議のスケジュールは、Windows版Teams、Mac版Teams、Teamsモバイルアプリ、Web版Teamsのいずれからでも作成可能です。

作成されたOneNote Class Notebookへのアクセスや編集も、Windows版OneNote、Mac版OneNote、OneNote for Web、OneNoteモバイルアプリなど、利用可能な環境に応じて行えます。

Power Automateの管理画面にアクセスする際も、Webブラウザが利用できればOSは問いません。

Teams会議でNotebookが自動作成されない場合の確認事項

作成したPower Automateフローが期待通りに動作しない場合、いくつかの原因が考えられます。

トリガーが発火していない

フローのトリガーである「会議がスケジュールされたとき」が正しく動作していない可能性があります。

1. トリガー設定の再確認
   フローのトリガー設定画面で、対象のTeams会議が正しく認識されているか確認します。特定のグループのみを対象としている場合は、そのグループの会議のみがトリガーとなります。
2. 会議の作成方法
   Teams会議の作成方法が、Power Automateのトリガーで認識される形式になっているか確認します。例えば、OutlookからTeams会議としてスケジュールした場合でも、Teamsアプリから直接スケジュールした場合でも、トリガーが発火するはずですが、念のため、Teamsアプリから直接スケジュールしてテストしてみてください。
3. TeamsとPower Automateの接続状態
   Power Automateの「データ」メニューから「コネクタ」を選択し、Microsoft Teamsコネクタの接続が有効になっているか確認します。必要であれば、一度接続を削除し、再接続を試みます。

OneNote Class Notebookの作成に失敗している

トリガーは動作しているものの、OneNote Class Notebookの作成アクションでエラーが発生している可能性があります。

1. グループまたはSharePointサイトの選択ミス
   「Class Notebookを作成」アクションで指定したグループ(またはSharePointサイト)が存在しない、またはアクセス権限がない場合、Notebookは作成されません。選択肢から正しいグループが選ばれているか確認してください。
2. Notebook名の重複
   同じ名前のNotebookが既に存在する場合、新しいNotebookは作成できません。会議の件名が頻繁に重複する場合、会議の件名に会議日時などのユニークな情報を追加するなどの工夫が必要です。
3. OneNote for Businessへのアクセス権限
   フローを実行しているユーザー(または接続に使用しているアカウント)に、OneNote for Businessへのアクセス権限がない場合、Notebookは作成できません。
4. 動的コンテンツの不整合
   「Notebook名」に指定した動的コンテンツ(会議の件名など)が、期待通りに取得できていない可能性があります。フローの実行履歴を確認し、トリガーで取得された件名を確認してください。

参加者の共有に失敗している

Notebookは作成されたものの、参加者への共有がうまくいかない場合があります。

1. SharePointサイトやライブラリの選択ミス
   「共有(アイテムまたはフォルダー)」アクションで指定したSharePointサイトやライブラリが間違っていると、共有は失敗します。
2. 参加者情報の取得エラー
   「会議がスケジュールされたとき」トリガーで取得できる「参加者」のリストが空であったり、形式が不正であったりすると、共有ができません。
3. 共有対象のNotebookパスの誤り
   「共有(アイテムまたはフォルダー)」アクションの「ファイル識別子」に、正しくNotebookのパスが指定されていないと、共有対象が見つからず失敗します。
4. アクセス権限の問題
   参加者が指定されたSharePointサイトやNotebookにアクセスする権限を持っていない場合、共有はできません。
5. 組織の共有ポリシー
   組織のSharePointやOneDriveの共有ポリシーにより、特定のユーザーやグループへの共有が制限されている場合があります。

Teams会議のスケジュール設定のポイント

Power Automateフローを確実に動作させるためには、Teams会議のスケジュール設定自体にもいくつか注意点があります。

会議の作成方法

Teams会議は、Teamsアプリ内から直接スケジュールする方法と、OutlookのカレンダーからTeams会議としてスケジュールする方法があります。

どちらの方法でも、Power Automateの「会議がスケジュールされたとき」トリガーは機能するはずですが、トリガーが取得できる情報(特に参加者リスト)の形式に若干の違いがある可能性があります。

フローをテストする際は、普段利用している方法で会議をスケジュールし、Power Automateの実行履歴で取得されている動的コンテンツを確認すると良いでしょう。

会議の参加者設定

会議の参加者を正確に指定することが、Notebookの共有を成功させる鍵となります。

「必須出席者」だけでなく、「任意出席者」もNotebookの共有対象としたい場合は、フローで「参加者」として取得されるリストにこれらの情報が含まれているか確認してください。

外部ユーザーを参加者として招待した場合、Power Automateがそのメールアドレスを正しく取得できるかどうかも確認が必要です。

組織外のユーザーとの共有には、組織のセキュリティポリシーが適用されるため、事前に確認しておくとスムーズです。

会議の件名(タイトル)

会議の件名は、作成されるOneNote Class Notebookのタイトルとなります。

そのため、Notebookとして分かりやすい件名を設定することが重要です。

例えば、「〇〇会議(2023年10月26日)」のように、日付や目的を明確にすることで、後からNotebookを識別しやすくなります。

Power Automateフローで、会議の件名に自動で日付などを追加する処理を挟むことも可能ですが、まずは会議のスケジュール設定時に工夫するのが手軽です。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams会議とOneNote Class NotebookをPower Automateで連携させ、会議ごとにNotebookを自動発行する手順を解説しました。

この自動化により、会議資料の準備・共有にかかる手間を大幅に削減できます。

まずはPower Automateで基本的なフローを作成し、テスト実行してみてください。

必要に応じて、会議の件名に日付を追加する、特定のグループのみを対象とするなどのカスタマイズも検討できます。

この連携設定を活用し、Teams会議での情報共有をさらに効率化しましょう。

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