【Teams】Teams会議の録画権限を発表者だけに限定する設定

Microsoft Teamsの会議では、録画機能を利用して会議内容を保存できます。しかし、すべての参加者が録画を開始できると、意図しない録画が行われたり、プライバシー上の問題が生じる場合があります。そこで、録画権限を発表者だけに限定する方法をご紹介します。この設定を行うことで、会議の進行管理を強化できます。

なぜ録画権限を発表者だけに制限したいのか

Teams会議では、既定の設定ではすべての参加者が録画を開始できます。これにより、会議の進行を妨げるトラブルが発生することがあります。例えば、参加者が誤って録画を開始してしまい、ストレージを圧迫するケースがあります。また、機密性の高い情報を扱う会議では、録画の開始権限を厳格に管理する必要があります。録画権限を発表者だけに限定することで、会議の品質とセキュリティを向上できます。

実際に、多くの企業で「録画の開始は発表者のみ」というルールが採用されています。特に、大規模な全体会議やお客様との打ち合わせでは、予期しない録画を防止するために必須の設定です。この設定は、会議ごとに個別に行う方法と、組織全体に適用する方法があります。

Teams会議の録画権限を発表者だけに限定する設定手順

録画権限を発表者だけに制限する方法は、会議の種類によって異なります。以下では、個別の会議設定と管理センターでのポリシー設定の2つを説明します。

個別の会議で設定する手順(スケジュール会議)

1. 会議の招待画面を開きます。
   Teamsのカレンダーから該当の会議をクリックし、「編集」を選択します。
2. 「会議オプション」をクリックします。
   招待画面の下部にある「会議オプション」リンクをクリックすると、ブラウザで設定画面が開きます。
3. 「だれが録画できますか」の設定を変更します。
   ドロップダウンリストから「開催者と発表者」を選択します。「全員」を選択すると、すべての参加者が録画開始できます。
4. 設定を保存します。
   画面下部の「保存」ボタンをクリックして変更を適用します。設定は直ちに有効になります。
5. 会議開始後に動作を確認します。
   発表者として会議に参加し、録画ボタンが表示されることを確認します。参加者には録画ボタンが表示されないはずです。

注意点として、この設定はその会議インスタンスのみに適用されます。同じ会議シリーズの他の回には自動的に反映されません。繰り返し行う会議には、会議テンプレートの使用をおすすめします。

管理センターで組織全体に設定する手順

1. Teams管理センターにアクセスします。
   グローバル管理者またはTeams管理者のアカウントで https://admin.teams.microsoft.com にサインインします。
2. 「会議」→「会議ポリシー」を選択します。
   左側のメニューから「会議」を展開し、「会議ポリシー」をクリックします。
3. 既定のポリシー(Global)を編集します。
   一覧から「Global (組織全体の既定)」をクリックします。または、新しいポリシーを作成して特定のユーザーに割り当てることもできます。
4. 「録画の開始を許可する」を「全員」から「開催者と発表者」に変更します。
   「録画」セクションにある「録画の開始を許可する」の設定を「開催者と発表者」に変更します。
5. 「保存」をクリックします。
   変更後、画面上部の「保存」をクリックします。このポリシーが適用されているユーザーが作成するすべての会議に設定が反映されます。

ポリシーの変更は即座に有効になりますが、既に作成済みの会議には適用されません。新しい会議から反映されます。

設定時の注意点とよくある失敗

落とし穴1: チャネル会議では設定方法が異なる

チャネル会議(チームのチャネルから開催する会議)では、会議オプションが標準のスケジュール会議と異なる場合があります。チャネル会議の録画権限は、チャネルの設定やチームのポリシーに依存することがあるため、確認が必要です。例えば、チャネル会議では「だれが録画できますか」のオプションが表示されないことがあります。その場合は、管理センターの会議ポリシーで組織全体の設定を確認してください。

落とし穴2: 発表者ロールを誤って付与してしまう

録画権限を「開催者と発表者」に設定した場合、会議中に参加者を発表者に昇格させると、その参加者も録画を開始できるようになります。意図しない録画を防ぐためには、発表者の割り当てを厳密に管理する必要があります。会議オプションで「出席者と発表者」の初期設定を「全員が発表者」にしていると、結局全員が録画できてしまいます。初期の発表者設定は「出席者のみ」または「特定のユーザーのみ」に変更しましょう。

落とし穴3: 録画が自動的に開始されない

録画権限を発表者だけに制限しても、自動録画(ポリシーで自動開始する設定)は別の設定です。録画の自動開始を有効にしている場合、会議開始時に発表者以外の参加者がいると自動録画が開始されないことがあります。自動録画を使用する場合は、録画権限と組み合わせてテストすることをおすすめします。

発表者と参加者の録画権限比較

この比較表は、録画権限を「開催者と発表者」に設定した場合の動作です。録画を開始できるのは開催者と発表者のみで、参加者は録画ボタンが表示されません。録画の停止は、開始したユーザーに加えて開催者も可能です。

よくある質問

Q1: 設定後、参加者から録画ボタンが表示されなくなりますか?

A1: はい、正しく設定されていれば、参加者(発表者以外)の画面には録画ボタン(「…」(その他)メニュー内の「録画を開始」オプション)が表示されなくなります。ただし、デスクトップアプリとWebアプリで表示が異なる場合があるため、一度実際に参加者として確認することをおすすめします。

Q2: 録画を開始できるのは発表者だけですか?発表者になれば誰でも開始できますか?

A2: 設定で「開催者と発表者」を選択した場合、開催者と、会議中に発表者ロールが割り当てられたユーザーが録画を開始できます。発表者ロールは、会議開始前に設定するか、会議中に手動で昇格させることで付与できます。したがって、意図しない参加者が発表者にならないように注意しましょう。

Q3: チャネル会議では設定方法が異なりますか?

A3: チャネル会議では、会議オプションに「だれが録画できますか」が表示されない場合があります。その場合は、Teams管理センターの会議ポリシーで組織全体の設定を変更することで対応できます。また、チャネル会議の録画権限は、チームのメンバーシップタイプ(パブリック/プライベート)にも影響を受けることがあるため、事前にテストしましょう。

まとめ

Teams会議の録画権限を発表者だけに限定する設定は、会議のセキュリティと効率性を高める重要な機能です。個別会議での簡単な設定に加え、管理センターのポリシーで組織全体に適用することもできます。ただし、チャネル会議での制約や発表者ロールの管理に注意が必要です。この記事で紹介した手順を参考に、自社の利用シーンに合わせた設定を行ってください。また、録画ファイルの保存先(Microsoft StreamやSharePoint)にも留意し、適切なアクセス権限を設定しましょう。