【Teams】Zoomなど他社会議ツールからTeamsに転送する会議Redirect手順

ZoomやGoogle Meetなどの外部会議ツールからMicrosoft Teams会議へ参加者をスムーズに誘導したいですか?

本来Teams会議に参加すべき人が、誤って別の会議ツールに参加してしまうケースは少なくありません。

この記事では、外部会議ツールからTeams会議へ参加者を誘導するための「会議Redirect」機能の設定手順と活用方法を解説します。

これにより、参加者の混乱を防ぎ、Teams会議への参加率を高めることができます。

会議Redirect機能の概要と前提条件

会議Redirect機能は、Microsoft Teams会議の招待状に、ZoomやGoogle Meetといった他の会議ツールの参加用URLを併記できるようにする機能です。

これにより、組織外の参加者や、普段Teamsを利用していない参加者に対して、本来参加すべきTeams会議への誘導を促すことができます。

この機能を利用するには、Microsoft Teams会議の開催者が、会議のスケジューリング時に外部会議ツールのURLを入力する必要があります。

また、この機能はExchange Onlineの会議ポリシーによって制御される場合があります。管理者がこの機能を無効にしている場合は、利用できません。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでは、UIに若干の違いがありますが、会議Redirect機能の設定手順は基本的に同じです。

会議Redirectを設定する手順

1. Microsoft Teams会議のスケジュールを設定する
   Teamsで新しい会議をスケジュールします。画面上部の「会議」タブから「新しい会議」を選択してください。
2. 会議の詳細を入力する
   会議のタイトル、必須出席者、任意出席者などの基本情報を入力します。
3. 場所または会議室を追加する
   この項目は空欄のままでも構いません。
4. 外部会議ツールのURLを追加する
   会議の詳細入力欄の下部にある「外部会議の場所」または「外部会議のリンク」といった項目を探します。ここに、Zoom、Google Meet、Webexなどの外部会議ツールの参加用URLを貼り付けます。
5. 会議の詳細を編集する
   必要に応じて、会議の目的やアジェンダなどを詳細に記述します。
6. 会議を送信する
   全ての情報を入力したら、「送信」ボタンをクリックして会議の招待状を送信します。

招待メールには、Teams会議への参加リンクに加えて、指定した外部会議ツールのURLも表示されます。

参加者は、どちらのリンクからでも会議に参加できるようになります。

会議Redirect機能の確認方法

会議Redirect機能が正しく設定されているかを確認するには、以下の手順を実行します。

1. 会議の招待メールを開く
   会議の開催者または出席者として、送信された会議の招待メールを開きます。
2. 会議リンクを確認する
   メール本文中に、Teams会議への参加リンク(「ここに参加」など)と、先ほど入力した外部会議ツールのURL(例: Zoom会議リンク)の両方が表示されていることを確認します。
3. リンクをクリックしてテストする
   Teams会議リンクと外部会議ツールのURLの両方をクリックし、それぞれ正しく会議に参加できることを確認します。

特に、外部会議ツールのURLが正しくコピー&ペーストされているか、リンク切れしていないかに注意してください。

会議Redirect機能の活用シナリオ

会議Redirect機能は、以下のような様々なシナリオで役立ちます。

組織外との共同会議

社外のパートナー企業や顧客との会議で、相手方がTeamsに慣れていない場合、相手方が使い慣れたZoomやGoogle Meetのリンクを併記することで、スムーズな参加を促せます。

部門横断的な会議

社内でも、特定の部門だけがTeamsを主に使用しており、他の部門は別のツールを利用している場合があります。このような場合、Redirect機能を使えば、参加者の利用ツールに合わせた選択肢を提供できます。

一時的な外部ツール利用

Microsoft 365のライセンスがなくTeams会議に参加できない外部ユーザーがいる場合、一時的にZoomなどの無料ツールで会議を実施し、後続の会議や詳細な議論はTeamsで行う、といった段階的な連携が可能です。

既存の会議プロセスとの連携

既にZoomなどで定期的な会議が開催されており、今後はTeamsへ移行したいが、すぐに全員が移行できない場合。Redirect機能で両方のリンクを提供し、段階的にTeamsへ移行していく戦略が取れます。

会議Redirect機能に関する注意点と制限事項

会議Redirect機能は便利ですが、いくつか注意すべき点があります。

管理者による設定の制限

この機能は、Exchange Onlineの会議ポリシーによって有効または無効が設定されています。組織のIT管理者によっては、この機能が利用できない場合があります。

もし設定項目が見当たらない、またはURLを入力しても招待メールに表示されない場合は、IT管理者に確認してください。

新しいTeams(v2)と従来TeamsのUIの違い

新しいTeams(v2)では、会議スケジューリングのインターフェースが変更されています。従来Teamsでは「場所」フィールドの近くにあった外部会議URL入力欄が、新しいTeamsでは「詳細」セクション内に配置されていることがあります。

しかし、機能自体は同じであり、外部会議のURLを追加する場所さえ見つければ、同様に設定できます。

モバイル版・Web版での表示の違い

モバイル版TeamsアプリやOutlookのWeb版(Outlook on the web)で会議をスケジュールする場合、UIのレイアウトがデスクトップ版とは異なることがあります。

外部会議URLの入力項目は、通常「詳細」や「オプション」などのセクション内に隠れている場合がありますので、注意深く探してください。

会議の招待メール自体は、どのプラットフォームからでもほぼ同様の形式で表示されます。

参加者の混乱の可能性

複数の会議リンクが提示されるため、一部の参加者はどちらのリンクをクリックすべきか迷う可能性があります。

会議の冒頭で、どちらのリンクから参加すべきかを改めてアナウンスするなどの配慮が有効です。

外部会議ツールのライセンス・設定

Redirect機能は、あくまでTeams会議の招待状に外部会議のURLを併記するだけです。

参加者が外部会議ツール(Zoomなど)を利用するには、そのツールのライセンスやアカウント設定が別途必要になります。

また、外部会議ツールのURLが有効であること、参加に必要な設定(パスワードなど)が正しく行われていることも、開催者側で確認が必要です。

会議の自動開始・終了の連携はしない

Teams会議の開始・終了と、外部会議ツールの開始・終了は連携しません。

例えば、Teams会議が開始されても、Zoom会議が自動的に始まるわけではありません。それぞれの会議ツールで別途開始操作が必要です。

新しいTeams(v2)での会議Redirect設定(補足)

新しいTeams(v2)では、会議スケジューリングのインターフェースが刷新されています。

会議Redirect機能の設定手順は、以下のようになります。

1. Teams会議のスケジュールを作成
   Teamsアプリ左側の「会議」タブから「新しい会議」を選択します。
2. 基本情報を入力
   会議のタイトル、日時、参加者などを入力します。
3. 「詳細」セクションを展開
   会議の詳細入力欄の下部にある「詳細」ボタンをクリックし、セクションを展開します。
4. 「外部会議の場所」にURLを入力
   展開された「詳細」セクションの中に、「外部会議の場所」またはそれに類する入力フィールドがあります。ここにZoomなどの会議URLを貼り付けます。
5. 会議を送信
   設定が完了したら、「送信」をクリックします。

新しいTeams(v2)でも、招待メールにはTeams会議リンクと外部会議URLの両方が記載されるため、参加者はどちらかを選択して参加できます。

新しいOutlookでの会議Redirect設定(補足)

Microsoft OutlookからTeams会議をスケジュールする場合も、会議Redirect機能を利用できます。

新しいOutlook(プレビュー版)では、UIが変更されていますが、外部会議URLの追加方法は同様に可能です。

1. Outlookで新しい会議を作成
   Outlookの「カレンダー」を開き、「新しいイベント」または「新しい会議」を選択します。
2. 会議の詳細を入力
   会議のタイトル、参加者、日時などを入力します。
3. 「Teams会議」オプションを確認
   Outlookの会議作成画面上部にある「Teams会議」ボタンが有効になっていることを確認します。これにより、Teams会議のリンクが自動的に生成されます。
4. 外部会議URLを追加
   会議の詳細入力欄の中に、「外部会議の場所」または「場所」フィールドとは別に、外部会議URLを入力する項目があります。ここにZoomなどのURLを貼り付けます。
5. 会議を送信
   設定完了後、「送信」をクリックします。

新しいOutlookでも、招待メールにはTeams会議リンクと外部会議URLの両方が併記されます。

まとめ

会議Redirect機能を利用することで、Zoomなどの外部会議ツールからMicrosoft Teams会議への参加者をスムーズに誘導できます。

この記事で解説した手順に従って、会議スケジューリング時に外部会議のURLを併記することで、参加者の混乱を防ぎ、会議への円滑な参加を促進できます。

IT管理者が会議Redirect機能を有効にしているか確認し、組織外との会議や部門横断的な会議で積極的に活用してみてください。

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