【PDF】AIP(Azure Information Protection)で保護されたPDFを開くための専用ビューア導入手順

AIP(Azure Information Protection)で保護された.pdfファイルが開けず、お困りではありませんか。通常のAcrobat ReaderやEdgeでは、特別な保護が施された.pdfファイルは開けません。これは、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ機能が働いているためです。この記事では、AIPで保護された.pdfファイルを開くための専用ビューアの導入手順を解説します。専用ビューアを導入することで、セキュリティが確保された状態で.pdfファイルの内容を確認できます。

AIPで保護されたPDFとは?専用ビューアが必要な理由

AIPは、機密情報を保護するためのマイクロソフトのサービスです。このサービスで保護された.pdfファイルには、アクセス制限や暗号化が適用されています。通常の.pdfビューアでは、この特別な保護を解読できません。そのため、専用のビューアアプリやクライアントソフトウェアが必要になります。専用ビューアは、ユーザーの認証情報を確認し、アクセス権限がある場合にのみファイルを復号化して表示します。これにより、許可されたユーザーだけが内容を閲覧できるようになります。

保護された.pdfファイルの仕組み

AIPで保護された.pdfファイルには、暗号化と利用権限の情報が埋め込まれています。この情報は、ファイル自体に紐付けられているため、ファイルがどこに移動しても保護が維持されます。閲覧しようとすると、ビューアがユーザーのIDとパスワードを要求します。その後、AIPサービスがそのユーザーに閲覧権限があるかを確認します。権限が確認されれば、ファイルが復号化され、内容が表示されます。

AIP専用ビューアのダウンロードとインストール手順

Windows PCでの専用ビューア導入と利用

Windows PCでAIP保護された.pdfファイルを開くには、Microsoft Purview Information Protection クライアントをインストールします。このクライアントにはAIP Viewer機能が含まれています。

1. クライアントのダウンロード
   Webブラウザを開き、「Microsoft Purview Information Protection クライアント ダウンロード」と検索します。マイクロソフトの公式ダウンロードページから最新版のインストーラーをダウンロードします。
2. インストーラーの実行
   ダウンロードしたインストーラーファイル(通常は.exe形式)をダブルクリックして実行します。
3. インストールウィザードの開始
   「Microsoft Purview Information Protection クライアント セットアップウィザードへようこそ」画面が表示されます。「次へ」ボタンをクリックします。
4. ライセンス条項の同意
   ライセンス条項を読み、「同意します」のチェックボックスをオンにして「インストール」ボタンをクリックします。
5. インストールの完了
   インストールが完了するまで待ちます。完了画面が表示されたら「完了」ボタンをクリックしてウィザードを閉じます。
6. 保護された.pdfファイルの開き方
   AIPで保護された.pdfファイルをダブルクリックします。通常、自動的にAIP Viewerで開きます。
7. サインイン
   サインイン画面が表示されたら、保護された.pdfファイルの閲覧権限を持つアカウントでサインインします。
8. ファイルの閲覧
   認証が成功すると、.pdfファイルの内容が表示されます。

iPhoneでの専用アプリ導入と利用

iPhoneでAIP保護された.pdfファイルを開くには、Microsoft Purview Information Protectionアプリをインストールします。

1. App Storeを開く
   iPhoneのホーム画面から「App Store」アイコンをタップします。
2. アプリの検索
   検索タブをタップし、検索バーに「Microsoft Purview Information Protection」と入力して検索します。
3. アプリのインストール
   検索結果から「Microsoft Purview Information Protection」アプリを見つけて、「入手」ボタンをタップします。Face IDやパスコードで認証してインストールを開始します。
4. アプリの起動
   インストールが完了したら、「開く」ボタンをタップするか、ホーム画面のアイコンからアプリを起動します。
5. サインイン
   アプリの初回起動時にサインインを求められます。保護された.pdfファイルの閲覧権限を持つアカウントでサインインします。
6. 保護された.pdfファイルの開き方
   メール添付やクラウドストレージにある保護された.pdfファイルをタップします。共有メニューが表示されたら、「Microsoft Purview Information Protection」アプリを選択して開きます。
7. ファイルの閲覧
   認証が成功すると、.pdfファイルの内容がアプリ内で表示されます。

Androidでの専用アプリ導入と利用

AndroidデバイスでAIP保護された.pdfファイルを開くには、Microsoft Purview Information Protectionアプリをインストールします。

1. Google Playストアを開く
   Androidデバイスのホーム画面から「Google Playストア」アイコンをタップします。
2. アプリの検索
   検索バーをタップし、「Microsoft Purview Information Protection」と入力して検索します。
3. アプリのインストール
   検索結果から「Microsoft Purview Information Protection」アプリを見つけて、「インストール」ボタンをタップします。
4. アプリの起動
   インストールが完了したら、「開く」ボタンをタップするか、ホーム画面のアイコンからアプリを起動します。
5. サインイン
   アプリの初回起動時にサインインを求められます。保護された.pdfファイルの閲覧権限を持つアカウントでサインインします。
6. 保護された.pdfファイルの開き方
   メール添付やクラウドストレージにある保護された.pdfファイルをタップします。アプリの選択画面が表示されたら、「Microsoft Purview Information Protection」アプリを選択して開きます。
7. ファイルの閲覧
   認証が成功すると、.pdfファイルの内容がアプリ内で表示されます。

導入時の注意点とよくある誤操作

AIP専用ビューアの導入時には、いくつかの注意点があります。これらを事前に確認することで、スムーズなインストールと利用が可能です。

インストール時の注意点

• 管理者権限の確認: インストーラーが起動しない、またはエラーが発生する場合は、管理者権限が不足している可能性があります。インストーラーファイルを右クリックし、「管理者として実行」を選択してください。
• OSバージョンの確認: 古いWindowsバージョンではインストールできない場合があります。OSを最新の状態にアップデートすることを推奨します。
• ネットワーク環境の安定性: ダウンロードやインストール中にネットワーク接続が不安定になると、処理が中断されることがあります。安定したネットワーク環境で作業を行ってください。

認証時の注意点とよくある誤操作

• 正確な認証情報の入力: サインイン時に「認証できません」などのエラーが表示される場合、ユーザー名やパスワードが誤っている可能性があります。正確に入力し直してください。
• アクセス権限の確認: 保護されたPDFファイルへのアクセス権限がないアカウントでサインインしている場合、ファイルを開くことはできません。正しいアカウントでサインインしているか確認してください。
• 多要素認証(MFA)への対応: 企業や組織のアカウントでは、多要素認証(MFA)が設定されていることがあります。認証アプリやセキュリティキーなど、追加の認証手順を完了させる必要があります。

AIPビューアの機能と対応OS比較

AIPで保護された.pdfファイルを開くための専用ビューア導入手順について解説しました。Windows PCではMicrosoft Purview Information Protection クライアントを、iPhoneやAndroidではMicrosoft Purview Information Protectionアプリをインストールすることで、保護された.pdfファイルにアクセスできます。これらの手順に従うことで、セキュリティが保たれた状態で必要な情報を確認できるようになります。今後は、保護された.pdfファイルを受け取っても、適切なビューアでスムーズに内容を閲覧してください。