【Copilot】Outlookの予定表からCopilotに空き時間候補を抽出させる手順

複数人の会議調整で全員の予定表を見比べながら空き時間を探す作業は手間がかかります。参加者数が増えるほど候補日時の絞り込みが難しくなり、メールの往復で日程が二転三転する原因にもなります。

OutlookのCopilotには、自分と指定した参加者の予定表を横断して、希望条件に合う空き時間を箇条書きで提示する機能があります。期間や時間帯の希望、所要時間を指定すれば、候補日時を3〜5件まとめて返します。

この記事では、Outlookの予定表から空き時間候補をCopilotに抽出させる操作手順、参加者の予定表を参照するための前提、絞り込み精度を上げるプロンプトの書き方まで解説します。

OutlookのCopilotが空き時間候補を抽出する仕組み

CopilotはMicrosoft Graph経由で自分と指定した参加者の予定表データへアクセスし、空き時間情報を比較します。参加者の予定の詳細を読まずに、ビジー状態か空き状態かのフラグだけで判定するため、機密情報を覗かずに調整できる仕組みになっています。

プロンプト内の所要時間と希望期間から候補のスロットを抽出し、全員が空いている時間枠を上位から並べて返します。複数の候補が見つからない場合はCopilotが条件緩和を提案するため、対話を続けながら現実的な候補へ近づけられます。

参加者の予定表を参照するための前提

参加者本人がOutlookで自分の予定表を「空き時間情報を共有する」設定にしている必要があります。詳細を非公開にしていてもビジーフラグだけは共有可能なので、機密性を保ちつつ調整に協力できます。社外参加者の場合はテナント間のフェデレーション設定が前提になります。

抽出に対応する期間範囲

Copilotは現時点から先30日程度までの期間を抽出範囲としています。30日を超える期間を指定すると「もう少し短い期間で再依頼してください」と返されるため、月単位での長期計画には別途SchedulerやBookingsの利用が向きます。

Outlookの予定表から空き時間候補をCopilotに抽出させる手順

1. Outlookで予定表ビューを開く
   左側のナビゲーションペインで予定表アイコンをクリックします。新しいOutlookとクラシックOutlookのいずれでもCopilot機能は利用できます。
2. リボンのCopilotアイコンを押してチャットを開く
   予定表ビューでも右上にCopilotアイコンが表示されます。アイコンが見当たらない場合はテナント管理者がOutlookでCopilotを有効化していない可能性があるため、Microsoft 365管理センターで確認します。
3. 「来週中で山田さんと60分の空きを3つ提案して」のように依頼する
   参加者名はOutlookに登録された連絡先と一致する表記で書くと特定が確実になります。所要時間と件数を含めると、Copilotは候補を絞った形で返します。
4. 業務時間と曜日条件を追加する
   「平日の10時〜17時の範囲で」と添えると、早朝や夕方の不適切な枠が除外されます。「火曜と木曜以外で」のような除外条件も組み合わせ可能です。
5. Copilotが提示した候補から1件を選ぶ
   箇条書きの候補に番号がついて返るため、「2番目で招待メールを作成して」と続けて指示すると会議招待の下書きまで自動で生成されます。
6. 招待メール下書きを確認して送信する
   件名と本文がCopilotにより仮入力されるため、議題と参加者を最終確認してから送信ボタンを押します。Teams会議リンクの自動付与も既定でオンになります。

空き時間候補抽出でよくある誤解や制限事項

参加者が空き時間情報を共有していない

参加者の予定表共有設定が無効だと、Copilotは「参加者の空き状況を取得できません」と返します。参加者本人にOutlookの予定表共有設定を依頼するか、暫定で自分の空き時間だけを返してもらい個別調整に切り替えます。

外部組織の参加者の予定が見えない

取引先など外部組織の参加者を含めると、テナント間フェデレーションが未設定の場合は予定情報が取得できません。Microsoft 365のフェデレーション設定が完了している組織同士なら参照可能ですが、未設定の場合はBookingsやFindTimeなど別の調整ツールに切り替えます。

移動時間や個人ブロックが考慮されない

予定表のビジーフラグだけで判定するため、会議と会議の間の移動時間や、集中作業のための個人ブロックを実装していない時間枠も空きと判定されます。プロンプトに「会議と会議の間に15分のバッファを入れて」と添えると、Copilotがバッファを考慮した候補に絞り込みます。

Copilot抽出とSchedulerと手動調整の使い分け比較

まとめ

Outlookの予定表ビューでCopilotを開き、参加者と期間と所要時間と件数を一文にまとめて依頼するだけで、空き時間候補が3〜5件まとめて提示されます。業務時間や除外曜日を加えれば現実的な候補に絞り込めます。提示された候補から1件選んで招待メール作成まで一気通貫で実行できる流れが、調整工数を大幅に削減します。

参加者の予定表共有設定の確認、外部組織の参加者にはフェデレーションかBookingsの併用、移動時間バッファ条件の指定、の3点を押さえれば日程調整の往復メールがほとんど不要な運用に移行できます。