目次
1. なぜ「1、2、3」と増えてくれないのか?Excelの判断基準
Excelでセルの右下をマウスで引っ張ってデータを入力する「オートフィル」機能。連番を作りたいのに、何度やっても「1、1、1」と同じ数字が並んでしまう……という経験は誰にでもあるはずです。これはExcelが「ただのコピーをしたいのか、数字を増やしたいのか」を迷った結果、とりあえず元のデータをそのままコピーする方を優先するために起こります。
実は、Excelにはデータによって「最初から増えるもの」と「言われないと増やさないもの」という明確な区別があります。例えば「月曜日」や「1月」などは、次にくるのが火曜日や2月だと決まっているため、放っておいても増えていきます。しかし、ただの「1」という数字だけでは、1ずつ増やしたいのか、それともずっと1のままにしたいのかをExcelが判断できないのです。この「判断のズレ」を、ちょっとしたコツで解消する方法を見ていきましょう。
2. 手順①:コピーされた後に「オプションボタン」で直す
一番簡単で、失敗した後にすぐ試せるのがこの方法です。マウス操作だけで完結するので、キーボードに手を伸ばす必要もありません。
- セルの右下をドラッグして、数字をコピーします(この時点では「1、1、1」でOKです)。
- マウスを離した直後、コピーされた範囲の右下に小さな 「オートフィル オプション」 アイコンが出現します。
- そのアイコンをクリックし、メニューの中から 「連続データ」 を選びます。
- これだけで、並んでいた数字が瞬時に連番に書き換わります。
3. 手順②:Ctrlキーを使って最初から連番にする
ドラッグした後にボタンを押すのが面倒な時は、最初から「連番にしてね」と合図を送る方法が効率的です。この「Ctrlキー」は、Excelのオートフィルの挙動を逆転させるスイッチのような役割を持っています。
- セルの右下(+マークが出るところ)にマウスポインタを合わせます。
- キーボードの Ctrlキー を押しっぱなしにします。すると、+マークの右上に小さな「+」がもう一つ現れます。
- そのまま下へドラッグしてください。
- マウスを離すと、最初から数字が増えた状態で入力されます。
ちなみに、日付などの「放っておいても増えるデータ」でCtrlキーを使うと、逆に「増やさずにコピー」になります。この法則を知っておくだけで、オートフィルのミスは劇的に減ります。
4. 手順③:右クリックドラッグで「どう埋めるか」を指定する
「日付を1日おきにしたい」「平日だけ埋めたい」など、少し凝った連番を作りたい時に便利なのが右クリックを使う方法です。
- フィルハンドル(右下の+マーク)を、左クリックではなく 「右クリック」 しながらドラッグします。
- 指を離した瞬間に、その場にメニューが表示されます。
- 「連続データ」 をクリックすれば連番になりますし、日付なら「月単位」や「平日単位」なども自由に選べます。
5. どっちが早い?操作の使い分けまとめ
| やりたいこと | おすすめの操作 | ここがポイント |
|---|---|---|
| ただの数字を連番にする | Ctrlキー + ドラッグ | 一番速い。キーボード併用派向け。 |
| 間違えてコピーした後に直す | オートフィルオプション | 後出しで修正可能。マウス派向け。 |
| 複雑な日付や曜日を埋める | 右クリック + ドラッグ | メニューを見て選べるのでミスがない。 |
まとめ:Excelのクセを掴んで、入力作業を楽にする
オートフィルで数字が連続にならない現象は、決して故障ではなくExcelなりの「慎重さ」の表れです。「一つだけの数字からは勝手に増やさない」というExcelのクセを理解して、Ctrlキーやオプションボタンという「合図」を送ってあげるだけで、入力作業は格段にスムーズになります。
特にCtrlキーを使った連番作成は、一度指に覚えさせてしまえば無意識にできるようになるほど便利です。こうした小さな操作のコツを積み重ねて、無駄な数字の打ち直しをなくし、仕事の時間をより価値のある作業へ回せるようにしていきましょう。