【Teams】「チーム」をアーカイブ(凍結)する方法!投稿を停止して過去ログとして残す設定

チームを「不変の資産」へ変換し、情報の完全性を保ちながら管理コストを最適化する

プロジェクトが完了したり、期間限定のタスクフォースが解散したりした際、そのチームをそのまま放置していませんか。メンバーが自由に投稿できる状態のままにしておくと、古い情報が混じって混乱を招いたり、意図しない書き込みが行われたりするリスクがあります。かといって「削除」してしまうと、過去の重要な議論や共有ファイルといったナレッジ資産まで失われてしまいます。
これを技術的に解決するのが、Teamsの『アーカイブ(Archive)』機能です。アーカイブを実行すると、チーム内のすべてのチャネル、チャット、ファイルが『読み取り専用』の状態にロックされます。技術的には、チームのリソースに対するアクセス制御リスト(ACL)を一括で書き換え、メンバーの権限を「編集」から「閲覧」へ動的にダウングレードする処理が行われます。本記事では、チームをアーカイブする具体的な手順から、アーカイブ後の検索性の維持、そしてSharePoint上のファイルまでを完全に凍結する高度な設定について詳説します。

1. 技術仕様:アーカイブが実行する「状態(ステート)管理」の仕組み

Teamsのアーカイブは、単なる非表示設定ではなく、バックエンドの複数のサービス(Teams, SharePoint, Microsoft 365 Groups)に跨る権限変更プロトコルです。

内部的な処理ロジック

・メッセージング・ロック:アーカイブされたチームでは、全チャネルにおいて postMessage などの書き込みAPIへのアクセスが拒否されます。これにより、新しいメッセージ、返信、リアクションの追加が不可能になります。
・SharePointサイトの読み取り専用化:オプションを選択した場合、裏側のSharePoint Onlineサイトのコレクションが ReadOnly フラグに変更されます。これにより、エクスプローラー同期経由での編集も物理的にブロックされます。
・検索インデックスの維持:データは削除されないため、Microsoft Graph APIやアプリ内の検索機能からは、過去のログが引き続きヒットします。情報は「消さずに固める」という状態へ遷移します。

エンジニアリングの視点では、アーカイブは「書き込み可能な動的システムから、静的なデータアーカイブへの変換(シリアライズ)」といえます。

2. 実践:チームをアーカイブ(凍結)する具体的な手順

チームの所有者(Owner)が、管理画面からチームのステータスを変更するための操作ステップです。

具体的な設定手順

1. Teamsの左側にある「チーム」タブを選択し、一番下の「設定(歯車アイコン)」をクリックします。
2. 「チームを管理」画面が表示され、所属しているチームが一覧で表示されます。
3. 対象となるチームの右側にある「…(その他のオプション)」をクリックし、「チームをアーカイブ」を選択します。
4. 確認ダイアログが表示されます。「SharePoint サイトをチーム メンバーに対して読み取り専用にする」にチェックを入れます(強く推奨)。
5. 「アーカイブ」ボタンをクリックします。

※アーカイブされたチームは、一覧の「アーカイブ済み」セクションに移動し、名前の横に「凍結(アーカイブ)」アイコンが表示されるようになります。

3. 技術的洞察:アーカイブと削除の決定的な違い

データのライフサイクル管理において、これら二つの操作は目的が全く異なります。誤った選択はデータの欠損を招くため、技術的な差異を理解しておく必要があります。

・データの永続性:削除(Delete)は通常、一定期間(30日間)の猶予期間を経て物理的にパージされますが、アーカイブは明示的に解除しない限り、半永久的にデータが保持されます。
・リストアのコスト:削除したチームの復旧には管理者権限が必要で手間がかかりますが、アーカイブの解除は所有者が「チームを復元」ボタンを押すだけで、即座に書き込み権限が再活性化されます。
・ライセンスの影響:アーカイブ状態でもMicrosoft 365のライセンス上はアクティブなリソースとしてカウントされます。完全にコストを削減したい場合は、データのエクスポート(PDF化など)後の削除を検討すべきですが、ナレッジ活用の観点ではアーカイブが勝ります。

4. 高度な修復:アーカイブ後の「ファイルのみ編集」が必要な時の対処

「チャットは凍結したいが、特定のファイルだけは更新し続けたい」という特殊な要件への対処プロトコルです。

権限の部分的オーバーライド

1. アーカイブ設定時の注意:前述の「SharePoint サイトを読み取り専用にする」にチェックを入れずにアーカイブを実行します。
2. フォルダ単位の権限操作:SharePointでそのサイトを開き、特定のフォルダだけ手動でメンバーに「編集」権限を付与し直します。
3. ハイブリッドな凍結:これにより、Teams上での会話は一切禁止しつつ、エクスプローラーやSharePointからはファイルを更新できるという「会話のアーカイブ + ファイルの動的共有」という変則的な状態を構築できます。

5. 運用の知恵:ナレッジの「コールドストレージ」化によるガバナンス設計

アーカイブを単なる「ゴミ箱行き」にせず、組織の知恵として活用するためのエンジニアリング思考を提示します。

・アーカイブ前の「総括投稿」:チームを凍結する直前に、プロジェクトの最終報告書や主要な成果物へのリンク、および「W01-W15で完了」といったメタ情報を最後のメッセージとして投稿します。これがアーカイブの「表紙(メタデータ)」となり、後世の検索性が飛躍的に向上します。
・命名ルールの変更:アーカイブ時にチーム名の先頭に [z_2025完了] のように接頭辞を付けます。これにより、検索結果で「現役のチーム」と「過去のログ」を視覚的に分離(デマルチプレクシング)し、情報の混同を防ぎます。
・定期的なパージ(物理削除)の検討:アーカイブから3年以上経過し、法的・ビジネス的価値が消失したチームについては、アーカイブから「削除」へフェーズを移行させるクリーンアップ規律を設けることが、テナントの健全な維持には不可欠です。

このように、チームのアーカイブを制御することは、情報の「動的な価値」と「静的な証跡」をシステム的に峻別し、デジタル・ワークプレイスにおける情報の鮮度と信頼性を高いレベルで両立させるためのガバナンス技術です。

まとめ:チームの状態と操作権限の一覧

Teamsでチームをアーカイブすることは、プロジェクトという名の情熱を、将来の自分や仲間のための「不変のナレッジ」へと昇華させるプロセスです。活動が止まったからといってすぐに消し去るのではなく、アーカイブというフィルターを通じて情報の純度を高め、安全に保管すること。この丁寧なデータマネジメントが、情報の断絶を防ぎ、組織の過去・現在・未来を繋ぐ強固なデジタル・インフラを形作ります。まずは役目を終えたプロジェクトチームの管理画面を開き、その歴史を静かに「凍結」させる一歩を踏み出してみてください。