【Microsoft 365】Microsoft 365で退職者のOneDrive保持期間を確認する手順

退職者が会社のMicrosoft 365アカウントを利用しなくなった後、OneDriveに保存されたデータはどのくらいの期間保持されるのでしょうか。誤って削除してしまった場合や、法的な理由でデータを確認する必要がある場合、保持期間を正確に把握しておくことは非常に重要です。この記事では、管理者が退職者のOneDrive保持期間を確認する具体的な手順を、管理センターとPowerShellの両方の方法で解説します。また、保持期間に影響を与える設定や、よくある失敗パターンについても詳しく説明します。

保持期間の基本:デフォルトは30日間

Microsoft 365では、ユーザーアカウントを削除してから30日間、OneDriveのデータが保持されます。この30日間は、管理者がユーザーを復元したり、データにアクセスしたりできる猶予期間です。30日を過ぎると、データは完全に削除され、復元できなくなります。ただし、組織の設定によってはこの期間を変更できる場合があります。

保持期間に影響する設定

保持期間は主に以下の3つの要素で決まります。

1. 既定の保持期間: 標準では30日間です。管理者がExchange管理センターやPowerShellで変更できます。
2. 訴訟ホールド: 訴訟や調査のためにメールボックスやOneDriveがホールドされている場合、保持期間は無期限になります。
3. 保持ポリシー: Microsoft 365コンプライアンスセンターで設定された保持ポリシーが適用されている場合、そのポリシーに従った保持期間が優先されます。

管理センターで保持期間を確認する手順

最も簡単な方法は、Microsoft 365管理センターで削除済みユーザーのリストを確認することです。以下の手順で操作してください。

1. 管理者アカウントで Microsoft 365管理センター にサインインします。
2. 左メニューから「ユーザー」→「削除済みユーザー」を選択します。
3. 一覧から該当の退職者をクリックします。名前の横に「削除予定日」が表示されます。
4. 詳細ペインで「OneDriveデータの保持期間の終了」が表示されていることを確認します。これは通常、ユーザー削除日から30日後です。
5. 必要に応じて、ユーザーを復元したり、OneDriveへのアクセス権を別のユーザーに付与したりできます。

この方法で保持期間の終了日が確認できますが、訴訟ホールドがかかっている場合は日付が表示されない場合があります。

PowerShellで保持期間を正確に確認する

管理センターでは表示されない詳細情報(訴訟ホールドの有無など)を確認するには、PowerShellを使います。管理者がSharePoint Online管理シェルをインストールして実行します。

事前準備

PowerShellを管理者として実行し、以下のコマンドでSharePoint Online管理シェルをインストールします(未インストールの場合)。

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

インストール後、次のコマンドでテナントに接続します。

Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com

保持期間の確認コマンド

特定のユーザーのOneDrive保持期間を確認するには、以下のコマンドを実行します。

Get-SPODeletedSite -Identity "https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_upn" | Select-Object Status, DaysRemaining

DaysRemaining プロパティで、完全削除までの残り日数が表示されます。また、Status が Recycled であれば保持期間中、Purged であればすでに削除されています。

PowerShellコマンド	取得できる情報
Get-SPODeletedSite	削除済みOneDriveサイトのリストと残り日数
Get-SPOSite -Identity <URL> | Select RetentionPeriod	アクティブなOneDriveの保持期間(日数)
Get-Mailbox -Identity <UPN> -SoftDeletedMailbox | Select RetentionHold	訴訟ホールドの有無(Exchange管理シェル)

保持期間中のデータ復元とアクセス権の付与

保持期間中であれば、管理者は退職者のOneDriveデータにアクセスし、別のユーザーに権限を移行できます。具体的な手順は以下の通りです。

1. 管理センターの「削除済みユーザー」から該当ユーザーを選択し、「OneDriveへのアクセスを復元」をクリックします。
2. 復元先のユーザー(後任者など)を指定します。
3. 復元後、指定したユーザーにOneDriveの内容が表示されます。必要に応じてファイルを移動・コピーしてください。
4. データ移行が完了したら、不要なファイルは削除しても問題ありません。

注意点として、復元操作はユーザーが完全削除される前に行う必要があります。期限を過ぎると復元不可となります。

保持期間を変更する方法

組織のポリシーに合わせて、デフォルトの30日間を変更することも可能です。例えば、法令遵守のために90日間に延長したい場合などです。変更は管理者のみが行えます。

1. Exchange管理センター: 「メールボックス」→「削除済みメールボックス」→「保存期間の変更」で日数を設定します(OneDriveの保持期間はメールボックスとは独立していますが、SharePoint Onlineの設定で変更します)。
2. SharePoint Online管理センター: 「ポリシー」→「サイトの削除」→「保持期間」を編集します。ただし、この設定は新しい削除済みサイトから適用されるため、既存のサイトには影響しません。
3. PowerShell: Set-SPOTenant -DeletedSiteRetentionPeriod <日数> を実行します。最大365日まで設定可能です。

変更を反映するには、既存の削除済みユーザーには影響しないことに注意してください。新しい削除から適用されます。

失敗パターンと注意点

保持期間の確認や管理でよくある失敗をいくつか挙げます。

• 保持期間を過ぎた後の復元: 30日を過ぎると完全に削除され、復元できません。バックアップがない限りデータは失われます。
• 訴訟ホールドの誤認: 訴訟ホールドがかかっていると保持期間が無期限になりますが、ホールドが解除されると通常の保持期間が適用されます。事前にホールド状況を確認してください。
• 一般ユーザーでの確認: 権限がないため、退職者のOneDriveを確認しようとしてもエラーになります。必ず管理者アカウントを使用してください。
• 混同しやすい設定: メールボックスの保持期間とOneDriveの保持期間は別物です。それぞれ別の管理画面で設定します。

管理者へ伝える情報

IT管理者やシステム担当者は、以下の点を押さえておくとトラブルを防げます。

• 保持期間の統一ルール: 組織全体で保持期間を統一する場合は、PowerShellで一括設定すると効率的です。
• 定期的な監査: 削除予定日が近いユーザーをリストアップし、必要なデータを事前にバックアップする運用を推奨します。
• 監査ログの確認: 退職者のデータがいつ削除されたか、監査ログで追跡できます。

よくある質問

保持期間が30日以上経過してしまった場合、データを復元できますか?

いいえ、Microsoft 365上では復元できません。ただし、サードパーティのバックアップサービスを利用している場合は、そちらから復元できる可能性があります。

退職者のOneDriveにアクセスするにはどうすればいいですか?

管理者が管理センターからアクセス権を別のユーザーに付与する必要があります。一般ユーザーが直接アクセスすることはできません。

保持期間を変更しても既存の削除済みユーザーには反映されないのですか?

その通りです。変更は新しい削除から適用されます。既存の削除済みユーザーの保持期間を延長したい場合は、ユーザーを復元して再度削除する必要がありますが、リスクも伴うため注意してください。

まとめ

退職者のOneDrive保持期間は、デフォルトでは30日間ですが、管理者が変更可能です。確認方法は管理センターとPowerShellの2通りがあり、必要に応じて使い分けるとよいでしょう。保持期間中のデータ復元やアクセス権の移行は、管理者だけが行えます。組織のポリシーに合わせて適切な保持期間を設定し、定期的に削除予定を確認することで、データの消失を防げます。

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