【Copilot】部署別にCopilot機能を制限するグループポリシー設定と運用設計

Microsoft 365 Copilotは、業務効率を劇的に向上させる可能性を秘めています。しかし、組織によっては、特定の部署やチームのみにCopilotの利用を限定したい場合があります。例えば、機密情報を扱う部署や、まだCopilotの導入準備が整っていない部署などが考えられます。このような場合に、グループポリシーを活用してCopilotの利用を部署別に制限する方法とその運用設計について解説します。

この記事では、Microsoft 365管理センターでの設定手順と、組織内でのCopilot利用に関する運用設計のポイントを具体的に説明します。これにより、組織のセキュリティポリシーや業務要件に合わせたCopilotのアクセス制御が可能になります。

Copilotの利用を部署別に制限する背景と仕組み

Microsoft 365 Copilotの利用を部署別に制限するには、主にMicrosoft Entra ID(旧Azure AD)のユーザーグループと、Copilotライセンスの割り当てを管理する方法が用いられます。グループポリシーは、Windowsデバイスの設定を集中管理する仕組みですが、Copilotの利用制限においては、直接的なグループポリシー設定項目は存在しません。代わりに、Microsoft 365管理センターでユーザーグループごとにCopilotライセンスの有無を管理することで、実質的に利用を制御します。

Copilotライセンスは、ユーザー単位で割り当てられます。ライセンスが付与されていないユーザーは、Copilotの機能を利用できません。したがって、特定の部署のユーザーのみにライセンスを割り当てることで、その部署以外のユーザーはCopilotを利用できなくなります。このライセンス管理を効率的に行うために、Microsoft Entra IDのグループを活用します。各部署に対応するMicrosoft Entra IDグループを作成し、そのグループに所属するユーザーにのみCopilotライセンスを割り当てる運用が一般的です。

部署別Copilot利用のためのMicrosoft Entra IDグループ作成とライセンス割り当て手順

1. Microsoft Entra IDで部署別グループを作成する
   Microsoft 365管理センターにグローバル管理者またはユーザー管理者権限でサインインします。左側のナビゲーションメニューから「グループ」を選択し、「グループの追加」をクリックします。グループの種類は「Microsoft 365」を選択し、グループ名(例:「営業部 Copilot利用者」)と説明を入力します。所有者やメンバーを適切に設定し、グループを作成します。
2. グループにユーザーを追加する
   作成した部署別グループを開き、「メンバー」セクションで「メンバーの追加」をクリックします。該当部署のユーザーを検索して追加します。
3. Copilotライセンスをグループに割り当てる
   Microsoft 365管理センターの「課金情報」から「ライセンス」を選択します。Copilotライセンス(例:「Microsoft 365 Copilot」)を見つけ、ライセンス名をクリックします。
4. グループベースのライセンス割り当てを設定する
   ライセンスの詳細画面で、「グループベースのライセンス」または「グループ」タブを選択します。
5. 対象グループを選択しライセンスを割り当てる
   「グループの選択」または「グループの追加」をクリックし、先ほど作成した部署別グループ(例:「営業部 Copilot利用者」)を検索して選択します。
6. ライセンスの割り当てを確認・保存する
   グループがリストに追加されたら、そのグループに対してCopilotライセンスを有効にします。設定を保存すると、そのグループに所属するユーザーに自動的にライセンスが割り当てられます。
7. ライセンスが割り当てられないユーザーの設定を確認する
   Copilotを利用させたくない部署のユーザーがいるグループには、Copilotライセンスを割り当てないようにします。既存のライセンス割り当て設定で、対象外のグループにCopilotライセンスが含まれていないことを確認してください。

Copilot利用に関する運用設計のポイント

機密情報保護のためのアクセス制御

Copilotは機密情報を含む可能性のあるデータを参照・分析することがあります。そのため、アクセス制御は非常に重要です。機密性の高い情報を扱う部署では、Copilotの利用を厳格に管理し、ライセンス割り当てを最小限に留めるべきです。さらに、Microsoft Purviewなどのコンプライアンスソリューションと連携し、Copilotの利用状況を監視・監査する体制も構築することが推奨されます。

ユーザーへの周知とトレーニング

Copilotの利用を制限するだけでなく、利用を許可された部署のユーザーに対しては、その機能、利用方法、およびセキュリティ上の注意点について十分な周知とトレーニングを行うことが不可欠です。Copilotのプロンプトエンジニアリングのベストプラクティスや、個人情報・機密情報の取り扱いに関するガイドラインを明確に伝えることで、安全かつ効果的な活用を促進できます。

ライセンス管理の自動化と定期的な見直し

部署異動や退職などによるユーザーの変更に対応するため、Microsoft Entra IDグループのメンバーシップを最新の状態に保つことが重要です。可能であれば、部署情報と連動したグループメンバーシップの自動更新を設定することで、管理者の負担を軽減できます。また、組織の状況変化に合わせて、Copilotライセンスの割り当て状況を定期的に見直し、最適化を図ることも重要です。

Copilot for Microsoft 365 と Copilot Pro の違い

法人向けの「Microsoft 365 Copilot」は、Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのライセンスに追加して利用します。このライセンスは、前述のグループベースのライセンス割り当てで管理可能です。一方、「Copilot Pro」は個人向けのサブスクリプションであり、Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションに追加して利用します。Copilot Proは個人のMicrosoftアカウントに紐づくため、部署別のグループポリシーでの一元管理はできません。組織でCopilotの利用を部署別に制限する場合は、法人向けライセンスであるMicrosoft 365 Copilotを利用し、Microsoft Entra IDグループでの管理を行う必要があります。

Copilotの利用状況を監視する

Copilotの利用状況を把握し、コンプライアンスを維持するためには、監視が不可欠です。Microsoft 365管理センターの「利用状況」レポートや、Microsoft Graph APIを利用して、Copilotの利用状況に関するデータを収集・分析できます。これにより、ライセンスの適正な利用状況を確認したり、不正な利用がないかをチェックしたりすることが可能になります。特に、機密情報へのアクセス状況などを把握するために、詳細な監査ログの取得と分析が推奨されます。

よくある質問と回答

Q1: グループポリシーエディターでCopilotの利用を直接無効化できますか?

いいえ、現時点ではWindowsのグループポリシーエディターからCopilotの利用を直接無効化する設定項目はありません。Copilotの利用制御は、Microsoft 365ライセンスの割り当てによって行います。

Q2: Copilotライセンスを割り当てた後、ユーザーがCopilotを使えるようになるまでどれくらい時間がかかりますか?

通常、ライセンス割り当て後、数分から数時間でユーザーに反映されます。ただし、環境によっては反映に時間がかかる場合があります。ユーザーがCopilotを利用できない場合は、ライセンス割り当て状況を再度確認してください。

Q3: Microsoft Graph APIでCopilotの利用状況を監視するには、どのようなデータが取得できますか?

Microsoft Graph APIを使用すると、Copilotの利用頻度、利用されたアプリケーション(Word, Excel, PowerPointなど)、生成されたコンテンツの数などのデータを取得できます。これにより、Copilotの活用度合いや、ライセンスの利用状況を分析できます。

Q4: Copilot Proのライセンスを組織で管理することは可能ですか?

Copilot Proは個人のMicrosoftアカウントに紐づくため、組織のMicrosoft 365テナントで一元管理することはできません。組織全体でCopilotの利用を管理したい場合は、法人向けのMicrosoft 365 Copilotライセンスを使用してください。

Q5: 部署異動したユーザーのライセンスはどう管理すれば良いですか?

部署異動が発生した場合、Microsoft Entra IDグループのメンバーシップを更新する必要があります。新しい部署のグループにユーザーを追加し、以前の部署のグループから削除してください。これにより、ライセンスの割り当てが自動的に更新されます。

まとめ

本記事では、Microsoft Entra IDグループとライセンス管理を組み合わせることで、部署別にCopilotの利用を制限する方法を解説しました。この設定により、組織のセキュリティポリシーや業務要件に合わせたCopilotのアクセス制御が可能になります。今後は、Copilotの利用状況を定期的に確認し、必要に応じてライセンス割り当ての見直しや、ユーザーへの追加トレーニングを実施することを推奨します。また、Microsoft Purviewなどのコンプライアンス機能との連携も検討することで、よりセキュアなCopilot活用が実現できます。