【Copilot】Copilot利用前に従業員に同意取得するポリシー文の例と書き方

Microsoft 365 Copilotの導入にあたり、従業員への同意取得は不可欠です。

Copilot利用に関する従業員向けポリシーは、その目的、利用範囲、遵守事項を明確にする必要があります。

この記事では、Copilot利用に関する同意取得ポリシー文の具体的な例文を提示します。

これにより、企業はCopilot導入に伴うリスクを低減し、従業員に安心して利用してもらうための基盤を構築できます。

Copilot利用ポリシーの目的と重要性

Microsoft 365 Copilotは、AIを活用して業務効率を大幅に向上させる可能性を秘めています。

しかし、その利用にあたっては、機密情報の取り扱いや著作権、プライバシーに関する潜在的なリスクが存在します。

そのため、企業はCopilotの利用に関する明確なガイドラインを従業員に提示し、その内容について同意を得ることが重要です。

これにより、意図しない情報漏洩やコンプライアンス違反を防ぎ、Copilotを安全かつ効果的に活用できる環境を整備できます。

Copilot利用に関する同意取得ポリシー文例

文書タイトル: Microsoft 365 Copilot利用に関する同意書

1. 目的

本同意書は、[会社名](以下、「当社」といいます)が提供するMicrosoft 365 Copilot(以下、「Copilot」といいます)の利用にあたり、従業員(以下、「利用者」といいます)が遵守すべき事項を定め、安全かつ適切な利用を促進することを目的とします。

2. Copilotの概要と利用目的

Copilotは、AI技術を活用して、文書作成支援、情報検索、データ分析、会議要約など、様々な業務プロセスを効率化するためのツールです。

利用者は、業務遂行の効率化および生産性向上を目的として、当社の指示または承認のもとCopilotを利用することができます。

3. 利用者の遵守事項

利用者は、Copilotの利用にあたり、以下の事項を遵守しなければなりません。

1. 機密情報・非公開情報の保護
   Copilotへの入力、またはCopilotが生成した情報のうち、当社の機密情報、営業秘密、未公開の財務情報、個人情報、その他第三者に開示されていない情報は、細心の注意を払って取り扱ってください。これらの情報は、Copilotの学習データとして利用される可能性があるため、原則として入力しないでください。
2. 著作権・知的財産権の尊重
   Copilotが生成したコンテンツの著作権や知的財産権については、利用規約および関連法規に従ってください。生成されたコンテンツをそのまま、または一部改変して公表・利用する際には、著作権侵害とならないよう十分確認してください。
3. 個人情報・プライバシーの保護
   Copilotへの入力に際しては、顧客、従業員、取引先などの個人情報を含まないように注意してください。万が一、個人情報を含む可能性のある情報を入力した場合は、速やかに削除し、管理部門に報告してください。
4. 正確性と検証
   Copilotが生成する情報は、必ずしも正確または最新であるとは限りません。生成された情報を業務に利用する際は、その正確性、妥当性、最新性を利用者自身の責任において十分に検証してください。
5. 法令・社内規程の遵守
   Copilotの利用にあたっては、適用される法令、規制、および当社の就業規則、情報セキュリティポリシー等、全ての社内規程を遵守してください。

4. 禁止事項

利用者は、Copilotを以下の目的で利用してはなりません。

1. 法令違反行為、またはそのおそれのある行為
2. 第三者の権利を侵害する行為
3. 当社の信用または名誉を毀損する行為
4. 公序良俗に反する行為
5. 差別的、攻撃的、またはハラスメントに該当するコンテンツの生成・利用
6. 当社の許可なく、Copilotの利用を通じて収益を得る行為
7. その他、当社の業務遂行上不適切と判断される行為

5. 監視と監査

当社は、Copilotの利用状況を監視し、本同意書および関連規程の遵守状況を確認する権利を有します。必要に応じて、利用ログの確認、情報セキュリティ監査を実施することがあります。

6. 免責事項

当社は、Copilotの利用によって利用者に生じた直接的または間接的な損害について、当社の責めに帰すべき事由による場合を除き、一切の責任を負わないものとします。

Copilotの生成内容の正確性、完全性、有用性について、当社は保証するものではありません。

7. 同意の意思表示

私は、上記「Microsoft 365 Copilot利用に関する同意書」の内容を十分に理解し、これに同意した上でCopilotを利用することを誓約します。

本書の内容に違反した場合、当社の就業規則に基づき、懲戒処分の対象となる可能性があることを理解しています。

署名: _________________________

氏名: _________________________

所属部署: _________________________

日付: _________________________

ポリシー適用上の注意点

機密情報入力に関する具体的なリスク

Copilotに機密情報や個人情報を入力した場合、その情報がAIモデルの学習データとして利用される可能性があります。

これにより、意図せず他社のCopilot利用者に自社の情報が表示されたり、情報漏洩のリスクが高まります。

Microsoft 365 Copilotは、法人向けのMicrosoft 365環境内で動作し、入力データはテナント外に漏洩しない設計ですが、それでも慎重な取り扱いが必要です。

生成された情報の検証責任

Copilotが生成する情報は、AIの特性上、誤りや偏見を含んでいる可能性があります。

生成された情報を鵜呑みにせず、必ず事実確認や専門家によるレビューを行うことが重要です。

誤った情報に基づいて業務を進めた場合、ビジネス上の損失や信用の失墜につながる恐れがあります。

著作権・ライセンスの問題

Copilotが生成した文章やコードには、学習元のデータに含まれる著作権やライセンス情報が反映されている場合があります。

生成されたコンテンツを商用利用する際には、第三者の権利を侵害しないか、ライセンス条件を確認する必要があります。

不明な場合は、法務部門や担当部署に相談することが推奨されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの利用ポリシーの違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
主な利用者	個人ユーザー、小規模チーム	法人・組織ユーザー
データプライバシー	Web検索データやMicrosoftアカウントデータを利用。個人データは学習に利用されない場合がある。	Microsoft 365テナント内のデータを利用。データはテナント外に漏洩せず、学習にも利用されない(設定による)。
利用目的	個人の生産性向上、クリエイティブ作業支援	組織全体の業務効率化、情報共有促進
管理・統制	個人の管理に依存	組織による管理・統制が可能(管理者設定による)
ポリシー策定の必要性	個人の利用範囲の確認程度	組織として厳格なポリシー策定と同意取得が必須

まとめ

Copilot利用に関する同意書は、従業員がAIツールを安全かつ責任を持って使用するための重要な文書です。

この記事で示した例文を参考に、自社の状況に合わせてポリシーを策定し、従業員への周知と同意取得を進めてください。

これにより、Copilot導入のメリットを最大化し、情報セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。