【Copilot】CopilotでExcel表からサマリ文を生成させる手順と業務活用例

Excelで作成した表のデータを元に、Copilotを使って要約文を生成したい場面があります。

大量のデータから重要なポイントを抽出したい際に、Copilotは強力な味方となります。

この記事では、Excel表からCopilotにサマリ文を生成させる具体的な手順を解説します。

Excelの表データをCopilotで要約し、業務効率を向上させましょう。

CopilotがExcel表のデータを参照する仕組み

Copilotは、Microsoft 365アプリと連携して動作します。Excel内でCopilotを利用する場合、Copilotは現在開いているExcelファイル内のデータを参照します。ただし、Copilotが参照できるのは、Excelの表として書式設定されたデータ範囲です。単なるセルに打ち込まれた文字の羅列では、Copilotはそれを表として認識できません。そのため、事前にExcelの表ツールを使ってデータを「テーブル」に変換しておくことが重要です。

Copilotは、テーブル化されたデータを解析し、その内容を理解します。その後、ユーザーが与えた指示(プロンプト)に基づいて、データの要約、分析、可視化などの作業を行います。表からサマリ文を生成させる場合、Copilotはこのテーブルの構造と内容を読み取り、要求された形式で出力します。この連携には、Microsoft 365 Copilotのライセンスが必要となります。

Excel表からサマリ文を生成する手順

1. Excelでデータをテーブル化する
   1. Excelを開き、サマリを生成したいデータ範囲を選択します。
   2. 「挿入」タブをクリックし、「テーブル」を選択します。
   3. 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします。
   4. これで、選択したデータ範囲がExcelテーブルとして書式設定されます。
2. Copilotを起動し、表を参照させる
   1. Excelの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、Ctrl+D(Windows)/ Cmd+D(Mac)のショートカットキーでCopilotペインを開きます。
   2. Copilotペインが開いたら、表のいずれかのセルを選択した状態で、Copilotに指示を入力する欄にカーソルを合わせます。
   3. Copilotは自動的に、現在選択されている表のデータを参照対象として認識します。
3. Copilotにサマリ文の生成を依頼する
   1. Copilotペインの指示入力欄に、具体的なプロンプトを入力します。
   例:「この表のデータを要約して、3つの主要なポイントを箇条書きで示してください。」
   例:「この売上データから、月ごとの傾向を説明する文章を作成してください。」
   例:「この顧客アンケート結果から、肯定的な意見と否定的な意見をそれぞれまとめてください。」
   2. プロンプトを入力したら、送信ボタン(紙飛行機アイコン)をクリックします。
   3. Copilotが表のデータを解析し、指示に基づいたサマリ文を生成します。生成された内容はCopilotペインに表示されます。
4. 生成されたサマリ文をExcelに挿入する
   1. Copilotペインに表示されたサマリ文を確認します。
   2. 生成された内容に問題がなければ、Copilotペインの下部にある「挿入」ボタンをクリックします。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

より的確なサマリを生成させるためのプロンプト例

Copilotに表のデータを効果的に要約させるには、具体的で明確な指示が必要です。曖昧な指示では、期待通りの結果が得られないことがあります。

以下に、より的確なサマリを生成させるためのプロンプト例をいくつか示します。

データ範囲の指定

表全体ではなく、特定の列や行に絞って要約したい場合があります。その際は、プロンプトで対象範囲を明示します。

例:「この表の『売上』列のデータのみを分析し、最大値と最小値とその理由を説明してください。」

例:「この表の2023年以降のデータに限定して、主要なトレンドを3文でまとめてください。」

出力形式の指定

サマリ文の形式を指定することで、より利用しやすい形で結果を得られます。

例:「この表のデータを、ビジネスレポートの冒頭で使えるように、簡潔なパラグラフ形式で要約してください。」

例:「このアンケート結果を、各質問項目ごとに回答の傾向を箇条書きでまとめてください。」

分析の視点・深さの指定

どのような視点でデータを分析し、要約してほしいかを指示します。

例:「この表のデータから、最もリスクの高い項目を特定し、その理由を説明してください。」

例:「この顧客フィードバックから、改善すべき点を優先度順にリストアップしてください。」

Copilotが表を認識しない場合の対処法

CopilotがExcelの表データを正しく認識しない、または「表が見つかりません」といったメッセージが表示される場合があります。これは、データがExcelテーブルとして書式設定されていないことが主な原因です。

対処法:

1. データ範囲の再確認とテーブル化
   Copilotに依頼する前に、対象となるデータ範囲がExcelの「テーブル」機能で正しく書式設定されているかを確認してください。もしテーブル化されていない場合は、上記の手順1に従ってテーブル化してください。
2. 表の構造の単純化
   複雑すぎる表(例:結合されたセルが多い、複数階層の見出しがある)は、Copilotが認識しにくい場合があります。可能であれば、表の構造をシンプルにし、各列に見出しを付け、データが整然と並ぶように整理してください。
3. Copilotの再起動
   一時的な不具合の可能性もあります。Excelを一度終了し、再度起動してからCopilotを試してみてください。

生成されたサマリ文が不十分な場合

Copilotが生成したサマリ文が期待するほど詳細でなかったり、的外れな内容になったりすることがあります。これは、プロンプトの指示が不明確であるか、表のデータ自体が要約に適さない情報しか含んでいない場合が考えられます。

対処法:

1. プロンプトの具体性の向上
   より詳細な指示や、具体的な分析の視点をプロンプトに追加してください。上記の「Copilotプロンプト作成のコツ」を参考に、指示を洗練させましょう。
2. 表データの追加・整理
   サマリ文の元となるデータが不足している、または分析に必要な情報が含まれていない場合は、表にデータを追加したり、既存のデータを整理・加工したりする必要があります。
3. Copilotの生成結果を編集する
   Copilotはあくまでアシスタントです。生成されたサマリ文は完璧ではない場合があります。必要に応じて、生成された文章を自分で編集・加筆修正して、最終的な品質を高めてください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
利用対象	法人向けMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)	個人向けMicrosoft 365アプリ、Web版Copilot、Windows Copilot
Excel連携	Excel内の表データ参照・分析・サマリ生成が可能	Excel for the webでのみ一部機能を利用可能。デスクトップ版Excelとの連携は限定的。
Word連携	文書作成・要約・校正	文書作成・要約・校正
PowerPoint連携	プレゼン資料の自動生成・要約	プレゼン資料の自動生成・要約
Outlook連携	メール作成・要約・返信案作成	メール作成・要約・返信案作成
Teams連携	会議の要約・議事録作成・アクションアイテム抽出	Teams連携なし
Web版Copilot	利用可能(Microsoft 365アプリ内での利用が主)	高度なAIモデル(GPT-4など)を利用可能
Windows Copilot	限定的	利用可能

Microsoft 365 Copilotは、法人向けのMicrosoft 365サービスと深く統合されており、Excel、Word、PowerPoint、Outlook、Teamsといった主要なビジネスアプリケーションで高度なAIアシスタント機能を提供します。特にExcelとの連携では、表形式のデータを直接参照し、複雑な分析やサマリ生成をデスクトップアプリケーション上でスムーズに行えます。

一方、Copilot Proは個人ユーザー向けに提供され、Microsoft 365アプリのWeb版やWindows Copilot、Web版Copilotでより高度なAIモデルを利用できます。Excelデスクトップ版との直接的な連携はMicrosoft 365 Copilotほど強力ではありませんが、Web版Excelであれば一部機能を利用できます。法人でExcelの表データをCopilotに活用したい場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が推奨されます。