【Copilot】TeamsでCopilotに進捗報告のたたき台を作成させる手順と業務活用例

Teamsでプロジェクトの進捗報告書作成に時間を要する場合があります。

Copilotを活用すると、チャットや会議の履歴から進捗報告のたたき台を効率的に作成できます。

この記事では、TeamsでCopilotに進捗報告のたたき台を作成させる具体的な手順を解説します。

Teams Copilotが進捗報告のたたき台を作成する仕組み

Teams Copilotは、ユーザーが参加したチャットや会議の履歴、共有ファイルなどのコンテキストを理解します。この情報に基づき、ユーザーのプロンプトに応じて、関連性の高い情報を選別し、進捗報告の構成案や文章案を生成します。前提条件として、Copilotのライセンスが割り当てられていること、対象のチャットや会議にCopilotがアクセスできる状態であることが必要です。

Teams Copilotのコンテキスト理解

Teams Copilotは、チャットメッセージ、共有されたドキュメント、会議のトランスクリプトなど、Microsoft 365環境内の様々なデータを参照します。これにより、プロジェクトの背景やメンバー間のやり取りを把握し、より的確な報告書案を作成します。参照されるデータは、ユーザーがアクセス権を持つ情報に限定されます。

生成される報告書の範囲と性質

Copilotが生成するのはあくまで「たたき台」です。事実に基づいた情報抽出を行いますが、最終的な内容の確認と調整はユーザーが行う必要があります。Copilotは情報収集と構成の初期段階を支援し、ユーザーは最終的な判断と編集に集中できます。機密情報や個人情報を含む場合は特に注意が必要です。

TeamsでCopilotに進捗報告のたたき台を作成させる手順

チャットで進捗報告のたたき台を作成する手順

1. Copilotの起動
   TeamsのデスクトップアプリまたはWebアプリで、対象のチャット画面を開きます。メッセージ入力欄の右側にあるCopilotアイコンを選択します。
2. プロンプトの入力
   Copilotチャットボックスに、「このチャットの履歴から、〇〇プロジェクトの進捗報告書のたたき台を作成してください。完了したタスク、進行中のタスク、課題、次のアクションを含めてください。」のように具体的なプロンプトを入力します。
3. 生成内容の確認と調整
   Copilotが生成した報告書のたたき台を確認します。生成された内容が意図と異なる場合は、「より詳細な情報を含めてください」「箇条書きでまとめてください」などの追加の指示を出して内容を修正できます。最終的な報告書はWordなどのアプリケーションにコピーして編集します。

会議後に進捗報告のたたき台を作成する手順

1. 会議サマリーの確認
   完了したTeams会議のチャット画面を開きます。会議の録画とトランスクリプトが利用可能な場合、Copilotの会議サマリー機能で主要な議論や決定事項を確認できます。
2. Copilotの起動
   メッセージ入力欄のCopilotアイコンを選択するか、会議チャット内のCopilotボタンをクリックします。
3. プロンプトの入力
   Copilotチャットボックスに、「この会議の議事録から、〇〇プロジェクトの進捗報告書のたたき台を作成してください。決定事項、未解決の課題、担当者を明記してください。」のように指示します。具体的な日付や期間を指定すると、より精度の高い情報が得られます。
4. 生成内容の確認と調整
   生成されたたたき台を確認し、必要に応じて情報を追記・修正します。特に会議中に言及されたがトランスクリプトに正確に反映されていない可能性がある情報については、手動での確認が重要です。

プロンプト作成のヒント

1. 目的の明確化
   「誰に、何を伝えるための報告書か」をCopilotに伝えます。例えば「週次報告会向けに、現在の進捗とリスクをまとめた報告書」などと指示します。
2. 含めるべき情報の指定
   「完了タスク」「進行中タスク」「課題」「次のアクション」「決定事項」「担当者」など、具体的に含めてほしい項目を詳細に指示します。必要に応じて、特定の期間やフェーズを指定します。
3. フォーマットの指定
   「箇条書きで」「表形式で」「簡潔に3つのポイントで」など、出力形式を指示すると、より整理された結果が得られます。
4. 具体的なキーワードの提示
   プロジェクト名、特定のタスク名、関係者の名前など、Copilotが参照すべきキーワードをプロンプトに含めることで、関連性の高い情報を抽出しやすくなります。

Teams Copilotで進捗報告を作成する際の注意点と失敗例

情報が不足している、または古い情報が使われる

Copilotは参照可能なデータに基づいて生成します。チャットや会議で必要な情報が十分に議論されていない場合、報告書の内容が薄くなることがあります。また、チャットや会議の履歴に古い情報が残っている場合、それが参照される可能性もあります。最新情報をプロンプトで明示的に指定するか、生成後に手動で不足情報を追記する作業が必要です。情報の鮮度と網羅性を常に確認します。

機密情報や個人情報の取り扱い

Copilotは組織内のデータにアクセスしますが、生成された内容が必ずしも外部公開に適しているとは限りません。特に機密性の高いプロジェクト情報、個人の評価、未公開の数値データなどが含まれていないか、必ず最終確認を行います。組織のコンプライアンスポリシーに従って情報を扱い、必要に応じて編集または削除します。

生成される内容の正確性

Copilotは言語モデルであり、常に事実を正確に認識しているわけではありません。特に数値データ、固有名詞、具体的な決定事項については、誤りが含まれる可能性があります。生成された内容のファクトチェックはユーザーの責任で行う必要があります。疑わしい点や不明瞭な箇所は、元のチャットや会議の記録を確認し、正確な情報に修正します。

ライセンス未割り当てで利用できない

TeamsでCopilotを利用するには、Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどの法人向けライセンスに加え、Copilotアドオンの契約が必要です。個人ユーザーがTeamsでCopilot機能を利用する場合は、Copilot Proの契約が必要です。これらのライセンスが割り当てられていない場合、TeamsデスクトップアプリやWebアプリのCopilot機能は利用できません。ライセンスの割り当てはMicrosoft 365管理センターから管理者権限を持つユーザーが行います。

Teams CopilotとCopilotアプリの進捗報告作成機能の違い

Teams Copilotは、Teamsのチャットや会議の文脈に特化しており、その場での迅速な情報生成に適しています。一方、Copilotアプリ(独立したCopilot体験)は、より広範なMicrosoft 365データやWeb情報も参照でき、多様な目的での利用が可能です。それぞれの特性を理解し、目的に応じて使い分けます。

項目	Teams Copilot	Copilotアプリ
主な参照元	Teamsチャット、会議のトランスクリプト、共有ファイル	Microsoft 365全般のデータ、EdgeでのWeb検索結果
利用場面	Teamsの会話や会議の文脈での迅速な情報生成、要約	広範な情報に基づいた調査、文書作成、アイデア出し、情報整理
特徴	リアルタイムでの情報抽出と要約、チーム内での共有が容易	より複雑なプロンプトに対応、多角的な情報収集が可能、プラグイン連携
生成内容	チャットや会議に基づく進捗報告のたたき台、要約、質問応答	M365データやWeb情報を統合した詳細な報告書案、企画書、メール文面
ライセンス	M365法人契約+Copilotアドオン、またはCopilot Pro	Copilot Pro、または法人契約+Copilotアドオン

まとめ

この記事では、TeamsでCopilotに進捗報告のたたき台を作成させる手順を解説しました。

チャットや会議の履歴から関連情報を抽出し、報告書案を効率的に生成できます。

適切なプロンプトを使用し、生成された内容を最終確認することで、業務効率を向上できます。

Teams Copilotの機能を活用し、進捗報告作成の時間を短縮し、より重要な業務に集中しましょう。