【Copilot】Excelで人事データからCopilotに離職リスク分析させる手順と活用例

Excelに蓄積された人事データを用いて、Copilotに離職リスクの分析を依頼できます。

これにより、データに基づいた客観的なリスク評価が可能になります。

本記事では、Copilotで離職リスク分析を行う具体的な手順と、その活用例を解説します。

Copilotを活用し、人事データをより深く理解する一歩を踏み出しましょう。

Copilotによる離職リスク分析の概要

Copilotは、Excelファイル内のデータを理解し、自然言語での指示に基づいて分析を実行します。

人事データの場合、従業員の属性、勤続年数、部署、評価、残業時間などの情報から、離職につながりやすい要因を特定する分析が可能です。

これにより、人事担当者はデータに基づいた施策立案のヒントを得られます。

Copilotに離職リスク分析を依頼する手順

1. Excelファイルを開き、Copilotを起動する
   分析したい人事データが保存されているExcelファイルを開きます。
2. Copilotに分析を依頼する
   ExcelのCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Alt+I(Mac)のショートカットキーでCopilotウィンドウを開きます。
3. 分析プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、以下のような分析を依頼する指示(プロンプト)を入力します。
   例:「この人事データから、離職リスクが高い従業員の特徴を分析してください。特に、勤続年数、部署、直近の評価、残業時間との関連性を重視してください。」
4. 分析結果を確認する
   Copilotが分析を実行し、結果を生成します。通常、表形式で示されるか、分析のポイントが箇条書きで表示されます。
5. 必要に応じて追加指示を行う
   生成された分析結果について、さらに詳細な情報が必要な場合は、「〇〇部署の離職リスクが高い理由をさらに詳しく教えてください。」のように追加の指示を与えます。

Copilotを活用した離職リスク分析の活用例

離職リスクが高い従業員の特徴抽出

Copilotに、過去の離職者データと現在在籍中の従業員データを比較させ、離職しやすい従業員に共通する属性や行動パターンを特定させます。

例えば、「勤続年数が2年未満で、直近の評価が平均を下回っており、かつ残業時間が月平均30時間以上の従業員は離職リスクが高い」といった分析結果を得られます。

部署別の離職リスク評価

部署ごとに離職率の傾向や、離職リスクを高める要因を分析させることができます。

「A部署では、特定のマネージャーのチームで離職率が高い傾向が見られます。その原因として、コミュニケーション不足や過度な業務負荷が考えられます。」といった分析結果から、組織的な課題を特定します。

離職防止策の提案(参考情報として)

分析結果に基づき、Copilotに一般的な離職防止策を提案させることも可能です。

「分析結果によると、若手社員の早期離職が課題です。これに対し、メンター制度の導入や、キャリアパスに関する個別面談の実施が有効です。」といった提案は、施策立案の参考になります。

Copilot利用時の注意点と制限事項

個人情報・機密情報の取り扱い

Copilotはクラウド上で動作するため、個人を特定できる情報や機密性の高い情報をプロンプトに含める際は注意が必要です。

社内ポリシーを確認し、必要に応じて匿名化やマスキング処理を施したデータを使用してください。Microsoft 365 Copilotは、組織のデータセキュリティポリシーに準拠するように設計されていますが、入力内容には常に注意が必要です。

データの質と分析精度

Copilotの分析精度は、入力されるデータの質に大きく依存します。

データに誤りがあったり、分析に必要な項目が不足している場合、期待通りの結果が得られない可能性があります。分析結果はあくまで参考情報として捉え、最終的な判断は専門知識を持つ担当者が行う必要があります。

プロンプトの具体性

Copilotに的確な分析をさせるためには、具体的で明確なプロンプトを作成することが重要です。

「離職リスクを分析して」だけでは、Copilotはどのような分析をすれば良いか判断できません。「どの項目を重視して、どのような切り口で分析するか」を具体的に指示する必要があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションと併用)	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumなどとCopilotアドオン)
データ参照範囲	Web上の情報、Copilotアプリ、一部Microsoft 365アプリ(Web版・デスクトップ版)	組織内のMicrosoft 365データ(メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)
Excelでの利用	Excel for WebでのCopilot機能(データ分析、表作成など)	Excelデスクトップ版・Web版でのCopilot機能(データ分析、数式生成、表作成など)
セキュリティ	個人利用を想定したセキュリティ	組織のデータセキュリティポリシーに準拠、エンタープライズグレードのセキュリティ
人事データ分析	ローカルのExcelファイルやWeb上のデータに基づいた分析(プロンプト次第)	組織内のMicrosoft 365に紐づくExcelファイルや関連データに基づいた分析(より広範な文脈理解)

法人利用の場合、Microsoft 365 Copilotは組織のデータと連携し、より文脈に即した高度な分析が期待できます。個人利用のCopilot Proでも、Excelファイル内のデータ分析は可能です。

Copilotを活用することで、Excel上の人事データから離職リスクに関する洞察を得るプロセスを効率化できます。

まずは、お手元のExcelファイルで具体的な分析プロンプトを試してみてください。

さらに高度な分析や、他のMicrosoft 365アプリケーションとの連携については、Microsoft 365 Copilotの機能を深く掘り下げてみましょう。