【Copilot】外部共有コンテンツのCopilot生成を制限する設定手順と運用設計

Microsoft 365 Copilotは、組織内のドキュメントやデータを参照してコンテンツを生成します。

しかし、意図せず外部共有されたファイルがCopilotの参照範囲に含まれる可能性があります。

本記事では、Copilotによる外部共有コンテンツの生成を制限する設定方法と、その運用設計について解説します。

Copilotが参照するコンテンツの範囲

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つMicrosoft 365内のデータソースを参照して、質問への回答やコンテンツ生成を行います。

これには、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams、OneDrive、SharePointなどのデータが含まれます。

デフォルトでは、ユーザーが「共有」設定をしたファイルや、他のユーザーと共有されているファイルも参照対象となり得ます。

外部共有コンテンツの生成を制限する設定手順

Copilotが外部共有されたコンテンツを参照して生成することを防ぐには、SharePointとOneDriveの共有設定を見直す必要があります。

SharePointサイトの外部共有設定を変更する手順

SharePointサイトの外部共有設定は、サイトの所有者またはSharePoint管理者が変更できます。

1. SharePoint管理センターにアクセスする
   Microsoft 365管理センターからSharePoint管理センターを開きます。
2. 「アクティブサイト」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「サイト」>「アクティブサイト」を選択します。
3. 共有設定を変更したいサイトを選択する
   共有設定を変更したいサイト名をクリックします。
4. 「共有」タブを選択する
   サイト設定画面で「共有」タブをクリックします。
5. 共有設定を変更する
   「外部共有」のドロップダウンメニューから「組織内のユーザーのみ」を選択します。
6. 「保存」をクリックする
   設定変更を保存します。

OneDriveの外部共有設定を変更する手順

OneDriveの外部共有設定は、OneDrive管理者またはMicrosoft 365管理者によって構成されます。

1. Microsoft 365管理センターにアクセスする
   管理者アカウントでMicrosoft 365管理センターにサインインします。
2. 「共有」メニューを選択する
   左側のナビゲーションメニューから「設定」>「共有」を選択します。
3. OneDriveの共有設定を構成する
   「SharePoint」セクション内の「外部共有」設定で、OneDriveの共有レベルを「組織内のユーザーのみ」に設定します。
4. 「保存」をクリックする
   設定変更を保存します。

Microsoft 365管理センターでの一元管理

Microsoft 365管理センターでは、SharePointとOneDriveの外部共有ポリシーを一元的に管理できます。

これにより、組織全体で一貫した共有ポリシーを適用し、意図しない外部共有を防ぐことが可能です。

管理者は、組織のセキュリティ要件に応じて、外部共有の許可レベルを細かく設定できます。

Copilotの運用設計における考慮事項

Copilotを安全に活用するためには、単なる技術的な設定だけでなく、運用面での設計も重要です。

共有ポリシーの明確化と周知

組織内でどのようなコンテンツを、誰と、どのように共有するかについてのポリシーを明確に定義する必要があります。

このポリシーは、全従業員に周知徹底され、理解される必要があります。

Copilot利用時の注意点や、機密情報の取り扱いについても、ガイドラインに含めることが推奨されます。

アクセス権限の適切な管理

Copilotが参照するデータは、ユーザーがアクセス権を持つものに限られます。

したがって、各ファイルやフォルダに対するアクセス権限を適切に管理することが、情報漏洩のリスクを低減するために不可欠です。

不要になったアクセス権は速やかに削除するなどの運用ルールを設けるべきです。

Copilot Studioとの連携

Copilot Studioを利用することで、Copilotが参照するデータソースをより細かく制御できます。

例えば、特定のSharePointサイトやドキュメントライブラリのみを参照対象とするといった設定が可能です。

これにより、外部共有コンテンツだけでなく、組織内の機密性の高い情報も、Copilotの参照から除外できます。

定期的な監査と見直し

共有設定やアクセス権限は、時間の経過とともに変更される可能性があります。

そのため、定期的にこれらの設定を監査し、組織のポリシーに沿っているかを確認するプロセスが必要です。

Copilotの利用状況や、生成されるコンテンツの内容も定期的にレビューし、必要に応じて運用設計を見直すことが推奨されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの外部共有制限の違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、主に個人が利用するMicrosoft 365アプリ(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote)とWeb版Copilotの機能強化に焦点を当てています。

一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのプランであり、組織全体のデータ(SharePoint、Teamsなどを含む)を横断的に参照・活用することに強みがあります。

外部共有コンテンツの制限という観点では、Copilot Proは個人のOneDriveや、個人がアクセスできるSharePointサイトの設定に依存します。

Microsoft 365 Copilotでは、前述のようにSharePoint管理センターやMicrosoft 365管理センターを通じて、組織全体で外部共有ポリシーを管理・制限することが可能です。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
主な対象	個人ユーザー	法人組織
参照データソース	個人所有のMicrosoft 365アプリデータ、Web Copilot	組織内のMicrosoft 365データ(SharePoint、Teams含む)
外部共有制限の制御主体	個人(OneDrive/SharePointの個人設定)	組織管理者(管理センターでのポリシー設定)
設定の範囲	個々のファイル・サイト	組織全体

まとめ

Copilotによる外部共有コンテンツの生成を制限するには、SharePointおよびOneDriveの共有設定を「組織内のユーザーのみ」に変更することが必要です。

Microsoft 365管理センターでこれらの設定を一元管理することで、組織全体のセキュリティを強化できます。

Copilot Studioの活用や、共有ポリシーの明確化、アクセス権限の適切な管理といった運用設計も併せて行うことで、より安全で効果的なCopilot活用が可能になります。