【Copilot】Excelで複数シートの集計をCopilotに一括処理させる手順と業務効率化

Excelで複数のシートに分かれたデータを集計する作業は、手作業で行うと多くの時間と労力を要します。

Copilotを利用すれば、この集計作業を自動化し、大幅な業務効率化が期待できます。

本記事では、Copilotを使ってExcelの複数シートの集計を一括処理させる具体的な手順と、その効果について解説します。

Copilotを使いこなし、集計作業の負担を軽減させましょう。

Copilotによる複数シート集計の概要と利点

Microsoft 365 Copilotは、Excel内で自然言語による指示を理解し、データ分析や集計作業を自動化する機能を提供します。

特に、複数のシートに分散したデータを統合して集計したい場合に、その真価を発揮します。

従来は、手動でデータをコピー&ペーストしたり、複雑な数式を組み立てる必要がありました。

しかし、Copilotを使えば、集計したい内容を指示するだけで、瞬時に結果を生成できます。

これにより、担当者は集計作業にかかる時間を削減し、より戦略的な業務に集中できるようになります。

この機能は、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumライセンスにCopilotアドオンが付与されている法人ユーザー、またはCopilot Proを契約している個人ユーザーが利用可能です。

Excelデスクトップアプリで利用する場合、最新バージョンであることを確認してください。

Copilotに複数シートの集計を依頼する手順

1. Excelファイルを開く
   集計したいデータが含まれるExcelファイルを開きます。
2. Copilotウィンドウを表示する
   ExcelのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックするか、Alt+F11キーを押してVBAエディタを開き、Copilotウィンドウを呼び出します。
3. 集計内容を指示するプロンプトを入力する
   Copilotウィンドウのテキストボックスに、集計したい内容を自然言語で具体的に入力します。例えば、「シート1からシート3までの『売上』列の合計値を計算してください」や、「各シートの『商品名』ごとの『数量』の合計を新しいシートにまとめてください」といった指示が可能です。
4. 指示を送信する
   入力したプロンプトの送信ボタン(通常は紙飛行機マーク)をクリックします。
5. Copilotの処理結果を確認する
   Copilotが指示を解釈し、集計処理を実行します。処理が完了すると、結果が新しいシートに表示されるか、既存のシートに追記されます。
6. 結果を検証・調整する
   生成された集計結果が意図した通りか確認します。必要に応じて、Copilotにさらに詳細な指示を与えて調整することも可能です。例えば、「この集計結果を『月別』に並べ替えてください」といった追加指示ができます。

Copilotでの複数シート集計における注意点とよくある誤解

指示が曖昧で意図しない集計結果になる

Copilotは自然言語を理解しますが、指示が曖昧だと期待通りの結果が得られないことがあります。

解決策:

1. 集計対象のシート名を明確にする
   「全てのシート」ではなく、「シートA、シートB、シートC」のように具体的に指定します。
2. 集計する列名を正確に指定する
   「売上」や「数量」など、列のヘッダー名を正確に記述します。
3. 集計方法を具体的に指示する
   「合計」「平均」「最大値」「最小値」など、実行したい計算方法を明確に伝えます。
4. 出力形式を指定する
   「新しいシートに出力」「既存のシートに追記」など、結果の表示方法を指定します。

大量のシートや複雑なデータ構造に対応できない場合がある

非常に多くのシートが含まれていたり、データ構造が複雑で一貫性がない場合、Copilotが一度に処理しきれないことがあります。

対処法:

一度に集計するシート数を減らしたり、事前にデータのクリーニング(不要な列の削除、表記ゆれの統一など)を行ったりすることで、Copilotが処理しやすくなります。

また、Excelのテーブル機能を利用してデータを整理しておくと、Copilotが構造を理解しやすくなります。

Copilotの機能が利用できない

Copilotアイコンが表示されない、または指示を送っても反応がない場合、ライセンスの問題や、Copilotが有効になっていない可能性があります。

確認事項:

Microsoft 365のCopilotライセンスが正しく割り当てられているか、管理者に確認してください。また、Excelの設定でCopilotが有効になっているかも確認が必要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilotには、個人向けのCopilot Proと、法人向けのMicrosoft 365 Copilotがあります。Excelでの複数シート集計機能は、どちらでも利用可能ですが、利用できる環境や機能に一部違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人	法人(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)
利用可能なアプリケーション	Web版Officeアプリ、デスクトップ版Officeアプリ(一部機能制限あり)、Copilotアプリ	デスクトップ版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)、Web版Officeアプリ、Copilotアプリ
Excelでの複数シート集計	可能	可能
データセキュリティ	Microsoftの一般的なプライバシーポリシーに準拠	組織のデータセキュリティポリシーに準拠。組織データはCopilotの学習には使用されない。
高度な連携機能	限定的	Teams、OutlookなどMicrosoft 365内の他のアプリケーションとの連携が豊富

まとめ

Copilotを活用することで、Excelでの複数シートにわたる煩雑な集計作業を、指示一つで自動化できます。

これにより、集計にかかる時間を大幅に削減し、より付加価値の高い業務にリソースを割くことが可能になります。

まずは、簡単な集計からCopilotに依頼し、その効果を実感してください。

慣れてきたら、より複雑な集計やデータ分析にもCopilotを応用していくことをお勧めします。