【Copilot】OutlookでCopilotに英文メールを和訳させる手順と翻訳精度のコツ

OutlookでCopilotが英文メールを和訳する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つとしてOutlookに統合されています。

Copilotは、OpenAIの大規模言語モデルを基盤としており、自然言語処理能力に優れています。

Outlook内でCopilotにメールの要約や翻訳を依頼すると、Copilotはその指示を解釈し、メール本文の内容を分析します。

そして、学習済みの膨大な言語データをもとに、依頼された言語(この場合は日本語)で自然な文章を生成します。

このプロセスにより、Outlook上で受信した英文メールを、別途翻訳ツールを使わずに和訳できます。

Copilotの利用には、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)のいずれかで、Copilot機能が有効になっている必要があります。

CopilotにOutlookの英文メール和訳を依頼する手順

OutlookのデスクトップアプリとWebアプリで、Copilotへの依頼手順はほぼ同じです。

ここでは、Outlookデスクトップアプリでの手順を例に説明します。

※Webアプリでも、画面上のCopilotアイコンやメニューの配置が若干異なりますが、基本的な操作は同様です。

Outlookデスクトップアプリで英文メールを和訳させる手順

1. 和訳したい英文メールを開く
   Outlookの受信トレイから、和訳したい英文メールをクリックして開きます。
2. Copilotアイコンをクリックする
   メールを開いた画面の右上付近、または本文の上に表示されるCopilotアイコンをクリックします。
3. 和訳を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットインターフェースが表示されたら、テキストボックスに「このメールを日本語で要約して」や「このメールの内容を日本語に翻訳して」といった指示を入力します。
4. 送信ボタンをクリックする
   入力した指示の横にある送信ボタン(紙飛行機マークなど)をクリックします。
5. 和訳結果を確認する
   Copilotがメール本文を解析し、日本語での要約または翻訳結果を生成します。生成された和訳文を確認してください。

Outlook Webアプリで英文メールを和訳させる手順

1. 和訳したい英文メールを開く
   Outlook Webアプリの受信トレイから、対象の英文メールをクリックして開きます。
2. Copilotアイコンをクリックする
   メールを開いた画面の右上付近に表示されるCopilotアイコンをクリックします。
3. 和訳を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットインターフェースが表示されたら、テキストボックスに「このメールを日本語で要約して」などの指示を入力します。
4. 送信ボタンをクリックする
   入力した指示の横にある送信ボタンをクリックします。
5. 和訳結果を確認する
   Copilotが生成した和訳文を確認します。

Copilotで英文メールを和訳させる際の注意点

正確性は100%ではないことを理解する

Copilotによる和訳は非常に高精度ですが、専門用語やニュアンスによっては意図した通りの翻訳にならない場合があります。

特に、ビジネス上の重要な決定や契約に関わるメールでは、最終的な判断の前に原文を確認したり、専門家による校正を検討することが推奨されます。

機密情報や個人情報の入力に注意する

Copilotにメールの内容を翻訳させるということは、その内容がCopilotの処理システムに送信されることを意味します。

組織のセキュリティポリシーによっては、機密情報や個人情報を含むメールをCopilotで処理することが制限されている場合があります。

Copilotを利用する前に、所属組織のIT管理者やセキュリティ担当者に、Copilotの利用に関するガイドラインを確認してください。

法人契約の場合、Microsoft 365 Copilotは組織のデータセキュリティポリシーに準拠するように設計されていますが、それでも入力する情報には注意が必要です。

Copilotのプロンプトは具体的に記述する

「このメールを要約して」だけでなく、「このメールの主要な決定事項を箇条書きで教えて」や「このメールの返信で確認すべき点を3つ挙げて」のように、より具体的に指示することで、Copilotは的確な回答を生成しやすくなります。

漠然とした指示では、期待通りの和訳や要約が得られない可能性があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションが必要)	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどが必要)
利用できるアプリ	Web版Copilot、Windows Copilot、Edge、モバイルアプリ	Outlook、Word、Excel、PowerPoint、TeamsなどMicrosoft 365アプリ
Outlookでの機能	Web版Copilot経由でのメール要約・翻訳(Copilot Proの機能としてOutlook連携)	Outlookデスクトップ/Webアプリ内での直接的なメール要約・翻訳・下書き作成
価格	月額20ドル(追加料金)	ユーザーあたり月額30ドル(追加料金)※法人契約の場合
データプライバシー	Microsoftのプライバシーポリシーに準拠	組織のデータセキュリティポリシーに準拠。組織データはCopilotの学習には使用されない

Copilot ProでもOutlookのWeb版を通じてメールの要約や翻訳が可能ですが、Microsoft 365 CopilotはOutlookデスクトップアプリやWebアプリに直接統合されており、よりシームレスな操作感を提供します。

法人利用においては、Microsoft 365 Copilotが組織のセキュリティポリシーに則って運用されるため、より安心して機密性の高い情報を扱うことができます。