【Copilot】OutlookでCopilotに契約更新案内メールを作成させる手順と活用例

OutlookでCopilotを使って契約更新案内メールを効率的に作成したいビジネスマンは多いでしょう。

Copilotは、メールの件名や本文のドラフトを自動生成する機能を提供します。

この記事では、OutlookでCopilotに契約更新案内メールを作成させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

この記事を読めば、メール作成時間を大幅に短縮し、より戦略的な業務に時間を割けるようになります。

Outlook Copilotでメール作成を依頼する仕組み

OutlookのCopilot機能は、Microsoft Graphなどのデータソースから情報を取得し、自然言語処理技術を用いてユーザーの指示に基づいたメール本文を生成します。

これにより、定型的なメール作成にかかる時間を短縮し、業務効率を向上させることが可能です。

OutlookでCopilotに契約更新案内メールを作成させる手順

1. 新規メール作成画面を開く
   Outlookを起動し、「新しいメール」ボタンをクリックして新規メール作成画面を開きます。
2. Copilotを起動する
   メール作成画面のツールバーにあるCopilotアイコンをクリックするか、本文エリアに「/」を入力してCopilotメニューを表示します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、メール作成の指示(プロンプト)を入力します。「〇〇株式会社の〇〇様へ、〇〇サービスの契約更新時期が近づいている旨を伝えるメールを作成してください。更新手続きについて、〇月〇日までにご返信をお願いします。」のように具体的に記述します。
4. メール本文が生成される
   プロンプトを入力後、しばらく待つとCopilotがメール本文のドラフトを生成します。
5. 内容を確認・編集する
   生成されたメール本文を確認し、誤字脱字、不自然な表現、不足している情報がないかチェックします。必要に応じて、手動で文章を修正・加筆してください。
6. メールを送信する
   内容に問題がなければ、宛先、件名などを最終確認し、メールを送信します。

Copilotでのメール作成を効果的に行うためのプロンプト例

Copilotに意図した通りのメールを作成させるには、具体的で分かりやすいプロンプトが不可欠です。

契約更新案内メールのプロンプト例

例1:基本的な契約更新案内

「〇〇株式会社の山田太郎様へ、契約中の『プレミアムサポートプラン』の更新時期が3ヶ月後に迫っていることをお知らせください。更新手続きに関する詳細資料を添付し、ご不明な点は担当の佐藤までお問い合わせください、という内容でメールを作成してください。丁寧なトーンでお願いします。」

例2:特典付きの更新案内

「〇〇株式会社の佐藤様へ、〇〇サービス(契約ID: 12345)の契約更新のご案内です。〇月〇日までに更新手続きを完了されたお客様には、来年度の利用料を10%割引いたします。更新手続きの方法は添付ファイルをご確認ください、という内容で、迅速な対応を促すトーンでメールを作成してください。」

例3:更新しない場合の案内

「〇〇株式会社の田中様へ、〇〇サービス(契約ID: 67890)の契約が〇月〇日をもって満了となります。継続されない場合、特に手続きは不要ですが、もし継続をご希望の場合は〇月〇日までにご連絡ください。サービス終了後のデータ移行に関するご案内も追記してください、という内容で、中立的なトーンでメールを作成してください。」

Copilotで生成されたメールを編集する際の注意点

不正確な情報が含まれる可能性

Copilotは学習データに基づいて文章を生成しますが、最新情報や個別の契約詳細を完全に把握しているわけではありません。生成されたメールに誤った情報や古い情報が含まれていないか、必ず確認してください。

トーンや表現の調整

Copilotの生成する文章は、ビジネスシーンに即していても、相手との関係性や状況によっては不適切なニュアンスを含む場合があります。生成された文章のトーンが、相手に与える印象として適切か確認し、必要に応じて言葉遣いを調整してください。

個人情報・機密情報の取り扱い

Copilotにメール作成を依頼する際、プロンプトに個人情報や機密情報を直接入力することは避けてください。Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータに基づいて応答を生成しますが、入力内容が意図せず外部に漏洩するリスクがないか、組織のセキュリティポリシーを確認することが重要です。生成されたメール文面にも、不必要に機密情報が含まれていないか確認してください。

Copilotの活用例:契約更新以外でのOutlookメール作成

会議の議事録要約とアクションアイテム抽出

会議の議事録をOutlookのメール本文に貼り付け、「この議事録の要点を3点にまとめ、誰がいつまでに行うべきアクションアイテムを抽出してください。」と指示することで、議事録の共有を効率化できます。

問い合わせメールへの返信ドラフト作成

顧客からの問い合わせメールを引用し、「この問い合わせに対して、〇〇の情報を盛り込んだ返信メールのドラフトを作成してください。返信は〇日以内に行う必要があります。」と指示すれば、迅速な顧客対応が可能になります。

社内向けお知らせメール作成

社内イベントの告知や、新しい社内ルールの説明など、社内向けのお知らせメール作成にもCopilotを活用できます。「〇〇(イベント名)を〇月〇日に開催します。参加希望者は〇日までに〇〇へ連絡してください、という内容で、社内報に掲載するような親しみやすいトーンでメールを作成してください。」といった指示で、情報共有を円滑に進められます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、Outlookを含むMicrosoft 365アプリでのCopilot機能を利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサービスであり、組織のデータと連携したより高度な利用が可能です。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
提供形態	個人向けサブスクリプション	法人向けアドオン
連携データ	Microsoft 365アプリ内のデータ	Microsoft 365アプリ内のデータに加え、組織内のSharePoint、Teamsなどのデータと連携(※管理者設定による)
利用シーン	個人の生産性向上	個人の生産性向上と組織全体の業務効率化
価格	月額料金	ユーザー単位の月額料金(※Microsoft 365ライセンスが別途必要)

OutlookでのCopilot機能自体は、どちらのプランでも利用できますが、法人版では組織内のデータとの連携により、より文脈に即した精度の高いメール作成が期待できます。

法人契約の場合、Copilotの利用にはMicrosoft 365 E3/E5/Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンを追加する必要があります。個人契約の場合は、Copilot Proを契約することでMicrosoft 365アプリでのCopilot機能が利用可能になります。

どちらのプランでも、Outlookでのメール作成依頼は同様の手順で行えます。

Copilotを活用することで、Outlookでのメール作成作業は劇的に効率化されます。

契約更新案内メールだけでなく、様々な種類のメール作成にCopilotを適用できます。

今後は、Teams会議の要約やWordでの文書作成など、他のMicrosoft 365アプリでのCopilot活用も検討してみましょう。