【Copilot】Teams会議でCopilotに次回アジェンダのたたき台を出力させる手順と活用例

Microsoft Teams会議中にCopilotを活用して、次回会議のアジェンダたたき台を生成できます。

会議の議事録や決定事項を基に、効率的に次回のアジェンダを作成するのに役立ちます。

この記事では、Teams会議でCopilotに次回アジェンダのたたき台を出力させる具体的な手順を解説します。

さらに、その活用例や注意点についても触れていきます。

CopilotがTeams会議でアジェンダを生成する仕組み

Copilotは、Teams会議中に共有された情報や、以前の会議の議事録、チャットの履歴などを参照して、文脈を理解します。

ユーザーからの指示(プロンプト)に基づき、これらの情報を分析し、論理的な構成で次回アジェンダのたたき台を生成します。

特に、会議の要約や決定事項、未解決の課題などを把握することで、次回の議論に必要な項目を洗い出すことが可能です。

Teams会議でCopilotに次回アジェンダのたたき台を出力させる手順

1. Copilotパネルを開く
   Teams会議中に、画面上部または下部にあるCopilotアイコンをクリックして、Copilotパネルを開きます。
2. 会議の文脈をCopilotに認識させる
   Copilotパネルのプロンプト入力欄に、会議の議事録や決定事項、今回の会議で触れられた今後のアクションアイテムなどを入力します。Copilotは、これらの情報を基に次回アジェンダの文脈を理解します。
3. アジェンダ生成を依頼するプロンプトを入力する
   「今回の会議の決定事項と未解決の課題を踏まえて、次回の会議のアジェンダのたたき台を作成してください。」のような具体的な指示を入力します。
4. Copilotの応答を確認する
   Copilotが生成したアジェンダのたたき台が表示されます。
5. アジェンダをコピーまたは編集する
   生成されたアジェンダは、コピーしてWordやOutlookなどに貼り付けたり、Copilotパネル内で直接編集したりできます。

Copilotによる次回アジェンダ生成の活用例

Copilotを活用することで、会議の効率を大幅に向上させることができます。

会議の決定事項を基にしたアクションアイテムの整理

Copilotは、会議中に決定されたタスクやアクションアイテムを正確に抽出し、それらを次回の会議アジェンダの「アクションアイテムの進捗確認」といった項目に含めるように提案できます。

未解決の課題のフォローアップ

前回の会議で解決しきれなかった課題や、宿題として残った事項をCopilotが認識し、次回の会議で再度議題として取り上げるべき項目としてアジェンダに含めるよう促します。

プロジェクトの次のステップの明確化

プロジェクト会議の場合、Copilotは現在の進捗状況や直近の成果を基に、プロジェクトの次のフェーズに進むために議論すべき事項をアジェンダに盛り込むことを提案します。

議事録からの重要ポイントの抽出

Copilotは、過去の議事録や会議の記録から、特に重要だった議論や意思決定を自動で抽出し、次回の会議での詳細な議論や確認事項としてアジェンダに含めることを提案します。

Copilotでアジェンダを生成する際の注意点

プロンプトの具体性

Copilotに的確なアジェンダを生成させるには、プロンプト(指示)を具体的にすることが重要です。

「アジェンダを作って」という曖昧な指示ではなく、「今回の会議で決定した〇〇の件と、△△の課題について、次回の会議で議論するためのアジェンダを作成してください。」のように、含めたい要素を明確に指示しましょう。

会議情報の正確性と網羅性

Copilotが参照する会議の記録や議事録、チャットの内容が不正確であったり、情報が不足している場合、生成されるアジェンダの質も低下します。

会議の記録は正確に、かつ必要な情報が網羅されているか確認しましょう。Copilotは、入力された情報に基づいてのみ動作します。

生成されたアジェンダの確認と修正

Copilotが生成したアジェンダは、あくまで「たたき台」です。そのまま使用するのではなく、必ず内容を確認し、必要に応じて手動で修正・加筆を行いましょう。

会議の目的や参加者の状況に合わせて、項目の順序を変更したり、詳細な説明を追加したりすることが重要です。

機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotは、入力された情報を処理します。会議の内容に機密情報や個人情報が含まれる場合は、Copilotに入力する前に、組織のポリシーに従って適切にマスキングまたは削除されているか確認してください。

特に、組織外の参加者がいる場合や、外部に共有される可能性のある情報には十分注意が必要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Teams会議でのCopilot機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向け)で提供されます。Copilot Pro(個人向け)では、Teams会議でのCopilot機能は利用できません。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメントなど)にアクセスして、より文脈に沿った高度な支援を提供します。

Copilot Proは、主にWeb版のCopilotやOfficeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)でのAI機能に特化しており、Teams会議との連携はありません。

まとめ

Teams会議でCopilotを活用することで、次回アジェンダのたたき台を効率的に生成できます。

会議の決定事項や未解決の課題を基に、Copilotに的確なプロンプトで指示を出すことで、質の高いアジェンダ作成が可能になります。

生成されたアジェンダは必ず確認・修正し、会議の目的に合わせて調整することが重要です。

今後は、Copilotで生成したアジェンダを基に、会議の進行をさらにスムーズにするための準備を進めていきましょう。