【Copilot】OutlookでCopilotに定型メールテンプレを作成させる手順と業務効率化

Outlookでよく使うメール内容をテンプレート化したい場合があるでしょう。

Copilotを使えば、定型メールのテンプレートを簡単に作成できます。

この記事では、OutlookでCopilotを使って定型メールテンプレートを作成する手順を解説します。

読者は、Outlookでのメール作成時間を短縮する具体的な方法を理解できます。

Copilotによるメールテンプレート作成の概要

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つです。

WordやExcelなど、様々なMicrosoft 365アプリと連携して業務を支援します。

Outlookでは、メールの作成、要約、返信の支援が可能です。

定型メールテンプレートの作成も、OutlookのCopilot機能で効率化できます。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)で利用できます。

利用には、Copilotが有効なMicrosoft 365アカウントが必要です。

Web版Outlookとデスクトップ版Outlookで、基本機能は同様に利用できます。

Copilotにメールテンプレート作成を依頼する手順

OutlookのCopilot機能を使って、定型メールテンプレートを作成する手順を説明します。

1. Outlookで新規メールを作成する
   Outlookを開き、「新しいメール」ボタンをクリックします。
2. Copilotを起動する
   メール作成画面のツールバーにあるCopilotアイコンをクリックします。
3. メール作成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのプロンプトボックスに、作成したいメールテンプレートの内容を具体的に指示します。「〇〇に関する問い合わせへの返信メールテンプレートを作成してください。」のように指示します。
4. Copilotにメールを生成させる
   プロンプトを入力したら、「送信」または「生成」ボタンをクリックします。Copilotが指示に基づいてメール本文を生成します。
5. 生成されたメールを編集・保存する
   Copilotが生成したメール本文を確認し、必要に応じて修正を加えます。問題なければ、このメールをテンプレートとして保存します。
6. メールテンプレートとして保存する
   編集が完了したメールを、Outlookの定型応答機能またはクイックパーツ機能を使ってテンプレートとして保存します。

Outlookの定型応答機能を使った保存方法

Copilotで生成したメールを、Outlookの定型応答機能で保存する手順です。

1. メールをコピーする
   Copilotが生成したメール本文全体を選択し、コピーします。
2. 定型応答を開く
   「ファイル」メニューから「オプション」を選択し、「メール」タブを開きます。「定型応答」ボタンをクリックします。
3. 新規定型応答を作成する
   「定型応答」ウィンドウで「新規作成」ボタンをクリックします。
4. 件名と本文を入力する
   件名にはテンプレートの名称(例:「〇〇問い合わせ返信」)を入力します。本文には、コピーしたメール本文を貼り付けます。
5. 保存する
   「OK」ボタンをクリックして保存します。

Outlookのクイックパーツ機能を使った保存方法

Copilotで生成したメールを、Outlookのクイックパーツ機能で保存する手順です。

1. メールをコピーする
   Copilotが生成したメール本文全体を選択し、コピーします。
2. クイックパーツにアクセスする
   新規メール作成画面で、「挿入」タブをクリックし、「テキスト」グループの「クイックパーツ」を選択します。
3. 新規作成を選択する
   「クイックパーツ」メニューから「ビルディング ブロックを挿入」を選択し、「新規作成」ボタンをクリックします。
4. 名前と本文を設定する
   「名前」にテンプレートの名称を入力します。「ギャラリー」は「クイックパーツ」、「カテゴリ」は「全般」などを選択します。「本文」にコピーしたメール本文を貼り付けます。
5. 保存する
   「OK」ボタンをクリックして保存します。

Copilotプロンプト作成の注意点

Copilotに効果的なメールテンプレート作成を依頼するための注意点を解説します。

指示が曖昧な場合の対処法

Copilotへの指示が曖昧だと、期待通りのメールが生成されないことがあります。

指示が曖昧で意図しないメールが生成される
Copilotは、与えられた指示をそのまま解釈します。

改善策
プロンプトには、メールの目的、宛先、含めたい情報、トーンなどを具体的に記述します。「〇〇について、△△(部署名)の□□(氏名)様へ、丁寧な言葉遣いで、期日と確認事項を明記した返信メールを作成してください」のように、詳細な指示を与えます。

専門用語や固有名詞の扱い

メールに専門用語や固有名詞を含める必要がある場合、Copilotが正しく認識しない可能性があります。

専門用語や固有名詞が不正確に生成される
Copilotの学習データに含まれていない、あるいは誤認識しやすい用語の場合、不正確な表現になることがあります。

改善策
プロンプトに、専門用語や固有名詞の正しい表記や意味を補足説明として加えます。または、Copilotが生成した後に手動で修正することを前提とします。

長文メールテンプレートの生成

複雑な情報を含む長文のメールテンプレートを一度に生成しようとすると、Copilotの性能に限界がある場合があります。

長文テンプレートの生成に失敗する、または内容が不十分になる
一度に処理できる情報量には限りがあります。

改善策
長文テンプレートは、いくつかのパートに分割してCopilotに生成を依頼します。例えば、「挨拶部分を作成してください」「本文の主要な説明部分を作成してください」「結びの部分を作成してください」のように段階的に指示を出すことで、より精度の高いテンプレートを作成できます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotは、提供される機能や利用環境に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人	法人・組織
利用アプリ	Web版Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams(一部機能)	Web版・デスクトップ版Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams
Outlook連携	メール作成支援、要約(Web版)	メール作成支援、要約、返信、テンプレート作成(Web版・デスクトップ版)
データ連携	Microsoftアカウントに紐づくデータ	組織内のMicrosoft 365データ(SharePoint、OneDriveなど)
セキュリティ	個人データ保護	組織のセキュリティポリシーに準拠
利用環境	個人向けMicrosoft 365サブスクリプションが必要	法人向けMicrosoft 365ライセンス+Copilotアドオンが必要

Copilot Proは個人利用を想定しており、Web版Outlookでのメール作成支援が中心です。

Microsoft 365 Copilotは組織での利用を前提とし、デスクトップ版アプリを含むより広範な連携と、組織データへのアクセスが可能です。

Outlookでの定型メールテンプレート作成においては、Microsoft 365 Copilotの方がデスクトップ版アプリでも利用できるため、より柔軟な対応が可能です。