【Copilot】Copilotの生成物を電子情報開示eDiscoveryで保全する手順

Copilot生成物のeDiscoveryにおける位置づけ

Copilotは、ユーザーとの対話を通じて動的にコンテンツを生成します。これらの生成物は、通常、チャット履歴や一時的なストレージに保存されます。しかし、Copilotの利用自体が組織の活動の一部とみなされる場合、生成されたコンテンツもeDiscoveryの対象となり得ます。eDiscoveryでは、訴訟や調査のために、関連する電子情報を収集、保存、検索、レビューする必要があります。Copilotの生成物を保全するには、Microsoft 365のコンプライアンス機能を利用します。

Copilotの生成物は、Microsoft Graph APIを通じてアクセス可能なデータの一部となります。eDiscoveryのプロセスでは、これらのデータソースを適切に識別し、保持ポリシーを適用することが重要です。組織のデータガバナンスポリシーに基づき、Copilotの生成物をどの期間、どのように保存するかを定義する必要があります。

Copilot生成物を保全する前提条件

Copilotの生成物をeDiscoveryで保全するには、Microsoft 365の特定のライセンスと管理者の設定が必要です。Copilot for Microsoft 365アドオンがユーザーに割り当てられていることが基本となります。さらに、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルで、コンテンツ検索や保持ポリシーを設定できる権限を持つ管理者が操作を行う必要があります。

Copilotの生成物は、Microsoft Graphに保存されるため、Microsoft Graphのデータに対するeDiscovery機能が有効になっている必要があります。組織のコンプライアンス要件によっては、追加のデータ保持ソリューションが必要になる場合もあります。これらの前提条件が満たされているかを確認してください。

Copilot生成物をeDiscoveryで保全する手順

Copilotの生成物をeDiscoveryで保全するには、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルでコンテンツ検索を実行し、検索結果をエクスポートする手順を踏みます。これにより、Copilotとの対話履歴や生成されたドキュメントを収集できます。

1. Microsoft Purviewコンプライアンスポータルにアクセスする
   Webブラウザを開き、Microsoft Purviewコンプライアンスポータル(compliance.microsoft.com)にアクセスします。組織のMicrosoft 365アカウントでサインインしてください。
2. コンテンツ検索を作成する
   左側のナビゲーションメニューから「コンテンツ検索」を選択し、「新しい検索」をクリックして新しい検索を作成します。
3. 検索条件を指定する
   検索名を入力し、「場所」で「Microsoft Copilot」を選択します。必要に応じて、特定のユーザー、日付範囲、キーワードなどの条件を追加して検索範囲を絞り込みます。Copilotの生成物を特定するためのプロンプトやキーワードを指定することも有効です。
4. 検索を実行する
   条件を指定したら、「保存して実行」をクリックして検索を開始します。検索には時間がかかる場合があります。
5. 検索結果を確認する
   検索が完了したら、結果を確認します。Copilotの生成物と思われるアイテムが表示されるはずです。
6. 検索結果をエクスポートする
   確認した検索結果から、保全したいアイテムを選択し、「アクション」メニューから「エクスポート」を選択します。エクスポート形式や設定を確認し、エクスポートを開始します。

エクスポートされたデータは、指定された場所に保存されます。このデータは、eDiscoveryプロセスにおける証拠として利用できます。エクスポートする際には、データ形式やメタデータの保持についても考慮してください。

Copilot生成物の保全における注意点

Copilotの生成物をeDiscoveryで保全する際には、いくつかの注意点があります。Copilotの生成物は動的であり、常に最新の状態とは限らないため、検索実行時のスナップショットとして保全されることを理解しておく必要があります。また、Copilotの利用状況によっては、大量のデータが生成される可能性があり、ストレージ容量や管理コストに影響を与えることがあります。

機密情報や個人情報が含まれる生成物を保全する場合、アクセス権限の管理が非常に重要です。eDiscoveryプロセスに関与する担当者のみが、これらのデータにアクセスできるように設定する必要があります。また、Copilotの利用ポリシーを組織内で明確にし、従業員に周知徹底することも、コンプライアンス遵守のために不可欠です。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのeDiscovery対応の違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、主に個人の生産性向上を目的としています。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサービスであり、組織全体のコンプライアンスとガバナンス機能と連携するように設計されています。そのため、eDiscoveryにおける生成物の保全や管理においては、Microsoft 365 Copilotの方が、組織的なeDiscoveryプロセスに統合しやすいという特徴があります。

Copilot Proの利用で生成されたコンテンツは、個人のMicrosoft 365環境や関連サービス(例:Outlook、Word)に保存される場合、それらのサービスで提供されるeDiscovery機能の対象となります。しかし、Copilot Pro単体で提供される履歴や生成物に対する、法人向けのような中央集権的なeDiscovery管理機能は限定的です。組織としてeDiscoveryに対応する必要がある場合は、Microsoft 365 Copilotの利用が推奨されます。

Copilot Proで生成されたコンテンツを組織のeDiscoveryプロセスで含めたい場合、手動でのエクスポートや、関連するMicrosoft 365サービス(例:Copilotが生成したWord文書をOneDriveに保存した場合)のeDiscovery設定を確認する必要があります。