【Copilot】Outlookの受信メールからCopilotにタスクリストを生成させる手順

Outlookの受信メールの内容を元に、Copilotでタスクリストを生成したい場合があるでしょう。

メール本文に記載された依頼事項や期日を自動で抽出し、整理されたタスクリストがあれば、業務効率が大幅に向上します。

この記事では、Outlookの受信メールからCopilotを使ってタスクリストを生成する具体的な手順を解説します。

Copilotの活用で、メール管理とタスク管理の効率化を実現しましょう。

Copilotによるメールからのタスクリスト生成の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能としてOutlookに統合されています。メールの内容を自然言語処理技術で解析し、指示された形式で情報を抽出・整理することが可能です。

受信メールの内容から、Copilotは依頼事項、期日、関連人物などのキーワードを認識します。これらの情報を基に、構造化されたタスクリストを生成します。

この機能は、Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などのライセンスにCopilotアドオンを適用している環境で利用できます。個人向けのCopilot Proでも、一部機能が利用可能です。

OutlookメールからCopilotにタスクリストを生成させる手順

1. Outlookで対象メールを開く
   タスクリストの元となる受信メールをOutlookで開きます。
2. Copilotを起動する
   メールを開いた状態で、OutlookのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。または、メール本文内で右クリックし、コンテキストメニューから「Copilot」を選択します。
3. タスクリスト生成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインが表示されたら、メールの内容を基にタスクリストを生成するよう指示します。以下のようなプロンプト例が有効です。

   「このメールの内容から、私が行うべきタスクをリストアップしてください。期日と簡単な説明を含めてください。」

   「メール本文にある依頼事項を、To Doリスト形式でまとめてください。担当者と期日も抽出してください。」

   「このメールで指示されている作業項目を、優先度順に並べたタスクリストを作成してください。」

4. Copilotの応答を確認する
   プロンプトを入力後、Copilotがメールの内容を解析し、タスクリストを生成します。生成されたリストを確認し、意図した通りに情報が抽出されているかチェックします。
5. 生成されたリストをコピーまたは展開する
   Copilotが生成したタスクリストは、コピー&ペースト機能を使ってWord、Excel、またはMicrosoft To Doなどのタスク管理ツールに貼り付けることができます。Copilotによっては、直接To DoやPlannerにエクスポートする機能が提供される場合もあります。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

意図しない情報が抽出される

プロンプトが曖昧だと、メール本文中の関係ない情報までタスクとして抽出されることがあります。

1. プロンプトを具体的にする
   「このメールの本来の依頼内容のみをタスクとして抽出してください。」のように、抽出対象を明確に指定します。
2. 除外条件を指定する
   「ただし、会議の予定に関する情報は除外してください。」のように、含めたくない情報を明示します。

期日や担当者が正しく抽出されない

メール本文の記述方法によっては、Copilotが期日や担当者を正確に認識できない場合があります。

1. 抽出フォーマットを指定する
   「期日はYYYY/MM/DD形式で抽出してください。」や「担当者はメールの署名から抽出してください。」のように、具体的な抽出フォーマットや抽出元を指定します。
2. メール本文の記述を統一する
   可能であれば、依頼メールを送る際に、期日や担当者を明確な定型文で記載するよう心がけると、Copilotの認識精度が向上します。

タスクリストの形式が整わない

生成されるタスクリストのフォーマットが、利用したいツールと合わない場合があります。

1. 出力形式を指定する
   「Markdown形式でリストを作成してください。」や「箇条書きで、各項目にチェックボックスを付けてください。」のように、希望する出力形式を具体的に指示します。
2. 後続処理を考慮する
   Copilotで生成されたリストを、Excelに貼り付けてから並べ替えやフィルタリングを行うなど、後続の処理で調整することを前提とします。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Copilot Proでもメールの要約などは可能ですが、Outlookのメール内容を詳細に解析して構造化されたタスクリストを生成する機能は、Microsoft 365 Copilotの方がより強力で使いやすい傾向があります。

法人で利用する場合は、Microsoft 365 Copilotの導入を検討すると良いでしょう。

この記事では、Outlookの受信メールからCopilotを使ってタスクリストを生成する手順を解説しました。

Copilotにメール内容を分析させ、タスクリストを自動生成させることで、メールの見落としを防ぎ、タスク管理の効率を向上させることができます。

今後は、生成されたタスクリストをMicrosoft To DoやPlannerに直接連携させる方法や、Copilotのプロンプトをさらに最適化する方法を試してみましょう。