【Copilot】Outlookの過去メールからCopilotに対応履歴を時系列化させる手順

OutlookでCopilotを使ったメールのやり取りの履歴を、過去のメールから時系列に整理したい場合があります。

しかし、Outlookの標準機能だけではCopilotとのやり取りを自動で時系列化することは困難です。

この記事では、Outlookの過去メールからCopilotの対応履歴を抽出し、時系列に整理する具体的な手順を解説します。

OutlookでCopilot関連メールを特定する仕組み

OutlookでCopilotとのやり取りを時系列化するには、まずCopilotに関連するメールを正確に特定する必要があります。

Copilotは、メールの本文や件名に特定のキーワード(例:「Copilot」「AIアシスタント」「下書き生成」など)を含めてやり取りを行う場合があります。

これらのキーワードを手がかりに、Outlookの検索機能やルール設定を活用することで、Copilotとの関連メールを効率的に抽出できます。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のセキュリティポリシーに基づき、Copilotの利用状況が記録される場合がありますが、個別のメール内容の時系列化はユーザー自身が行う必要があります。

Copilot関連メールを自動集約する検索フォルダーの作成手順

1. Outlookを開く
   デスクトップ版またはWeb版Outlookを開きます。
2. 「フォルダー」タブを選択
   Outlookのリボンメニューから「フォルダー」タブをクリックします。
3. 「新しい検索フォルダー」を選択
   「フォルダー」タブ内にある「新しい検索フォルダー」をクリックします。
4. 「カスタム」を選択
   検索フォルダーの種類のリストから、「カスタム」を選択し、「作成」ボタンをクリックします。
5. 検索フォルダー名を入力
   「カスタム検索フォルダー」ダイアログボックスで、フォルダー名に「Copilot履歴」など分かりやすい名前を入力します。
6. 「条件」ボタンをクリック
   フォルダー名入力欄の下にある「条件」ボタンをクリックします。
7. 「検索フォルダーの条件」を設定
   以下のタブを使い分け、Copilot関連メールを抽出する条件を設定します。
   • 「メッセージ」タブ:
     「件名に次の単語が含まれる」にチェックを入れ、キーワードとして「Copilot」と入力します。必要に応じて、「または」を選択し、「AIアシスタント」や「下書き」なども追加します。
   • 「詳細設定」タブ:
     「フィールド」で「件名」または「本文」を選択し、「条件」で「次の文字列を含む」を選択します。値に「Copilot」などを入力します。複数の条件を追加する場合は、「OR」を選択します。
8. 「OK」をクリック
   条件設定が完了したら、「OK」を2回クリックして検索フォルダーを作成します。

検索フォルダー内のメールを時系列に並べ替える手順

1. 作成した検索フォルダーを開く
   Outlookのフォルダー一覧から、先ほど作成した「Copilot履歴」などの検索フォルダーをクリックします。
2. 「並べ替え」オプションを使用
   検索フォルダー内のメール一覧の上部にある「並べ替え」または「整理」オプションを探します。
3. 「日付」または「受信日時」を選択
   並べ替えの項目から「日付」または「受信日時」を選択します。
4. 昇順・降順を設定
   必要に応じて、メールを古い順(昇順)または新しい順(降順)に並べ替えます。

CopilotプロンプトでよくあるNG例と改善策

件名にCopilot関連キーワードが含まれない

Copilotとのやり取りで、件名に「Copilot」などのキーワードが含まれない場合があります。この場合、作成した検索フォルダーにメールが集約されません。

解決策: 「詳細設定」タブで、検索対象を「本文」に広げるか、メール本文に含まれる可能性のある他のキーワード(例:「AI生成」「要約」など)を追加して検索条件を調整します。

キーワードが複数あり、絞り込みが難しい

Copilot関連のキーワードが多岐にわたる場合、単純なキーワード検索では意図しないメールまで含まれてしまうことがあります。

解決策: 「詳細設定」タブで「AND」条件を組み合わせ、複数のキーワードがすべて含まれるメールのみを抽出するように条件を絞り込みます。例えば、「Copilot」と「下書き」の両方が含まれるメールのみを抽出するなどです。

Web版Outlookとデスクトップ版Outlookでの挙動の違い

Outlook Web Access (OWA) とデスクトップ版Outlookでは、検索フォルダーの作成手順や利用できるオプションに若干の違いがある場合があります。

注意点: Web版Outlookでは、デスクトップ版に比べて検索条件のカスタマイズ性が低いことがあります。その場合は、デスクトップ版Outlookでの操作を推奨します。Copilot ProやMicrosoft 365 Copilotの機能自体は、Web版・デスクトップ版で概ね共通です。

WebアプリとデスクトップCopilotの機能比較

項目	Outlook Web版Copilot	Outlook デスクトップ版Copilot
メール下書き生成	対応	対応
メール要約	対応	対応
過去メール検索・整理	限定的	検索フォルダー機能で高度な整理が可能
プロンプト実行履歴	確認可能	確認可能
オフライン利用	不可	一部機能はオフラインでも利用可能(要設定)

※Copilot Proの機能は、Microsoft 365 Copilotと同様に、Web版・デスクトップ版で提供されます。

Copilotのメール関連機能は、Web版・デスクトップ版で共通して利用できます。しかし、過去メールの履歴を時系列で整理する操作においては、デスクトップ版Outlookの検索フォルダー機能がより柔軟な設定を可能にします。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotアドオンでは、組織内のデータ保護が強化されていますが、個別のメール整理機能に大きな違いはありません。

Copilot Proを利用している場合も、同様の検索フォルダー作成手順で履歴を整理できます。

まとめ

Outlookの過去メールからCopilotの対応履歴を時系列化することで、過去のやり取りを効率的に振り返ることが可能になります。

検索フォルダーの作成と並べ替えオプションの活用により、Copilotとのメール履歴を整理し、業務効率を高めることができます。

今後は、Copilotのプロンプトを工夫し、より検索しやすいキーワードを含むメールを作成することを心がけましょう。