【Copilot】Wordで会社沿革ページをCopilotに下書きさせる手順と活用例

Wordで会社沿革ページの下書きをCopilotに作成させたい場合があります。

Copilotを使えば、基本的な情報から沿革の骨子を素早く生成できます。

この記事では、WordでCopilotを活用して会社沿革ページの下書きを作成する手順を解説します。

さらに、生成された内容をより良くするための活用例も紹介します。

WordでCopilotが会社沿革ページを作成する仕組み

WordのCopilotは、Microsoft 365のデータとWeb上の情報を参照して文章を生成します。会社沿革ページでは、ユーザーが提供した情報や、必要に応じてWeb上の公開情報を基に、時系列に沿った文章を作成します。Copilotは、指示されたキーワードや期間に基づいて、事実関係を整理し、自然な文章としてまとめます。これにより、ゼロから文章を作成する手間を大幅に削減できます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)や個人契約(Copilot Pro)で利用できますが、利用にはCopilotライセンスが必要です。

Copilotに会社沿革ページの下書きを依頼する手順

1. Wordを開き、Copilotを起動する
   Microsoft WordデスクトップアプリまたはWebアプリを開きます。画面右側、またはリボンメニューにCopilotアイコンが表示されます。アイコンをクリックするか、新しいドキュメントで「Copilotに書いてもらう」といった指示を表示させます。
2. 沿革作成のプロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、会社沿革の作成を依頼する指示(プロンプト)を入力します。指示には、会社名、設立年、創業の経緯、主要な事業展開、マイルストーンとなる出来事(例:新製品発売、海外進出、組織変更など)を具体的に含めると、より精度の高い下書きが生成されます。例えば、「[会社名]の会社沿革ページの下書きを作成してください。設立は[設立年]で、創業以来の主要な出来事を時系列でまとめてください。特に、[重要な出来事1]、[重要な出来事2]、[重要な出来事3]に焦点を当ててください。」のように指示します。
3. Copilotの生成内容を確認・編集する
   Copilotが指示に基づいて下書きを生成します。生成された内容を確認し、事実関係、表現、詳細情報などを必要に応じて編集・加筆します。Copilotはあくまで下書きを作成するため、最終的な品質はユーザーの編集作業に依存します。

Copilotで生成した会社沿革をさらに活用する

生成された沿革の表現を調整する

Copilotが生成した文章は、事実関係は正確でも、表現が一般的すぎることがあります。企業の特色や個性を出すために、より具体的で魅力的な表現に修正しましょう。例えば、「事業を拡大した」という記述を、「〇〇市場への進出により、売上を〇〇%増加させた」のように具体的に書き換えます。これにより、企業の成長ストーリーがより鮮明になります。

創業者の想いやビジョンを加える

会社沿革は、単なる事実の羅列ではなく、企業のアイデンティティを示すものです。Copilotが生成した内容に、創業者の想いや企業のビジョン、大切にしている価値観などを加えることで、沿革ページに深みが増します。創業当時のエピソードや、企業理念に繋がる出来事を追記すると良いでしょう。

将来の展望を盛り込む

会社沿革は過去を振り返るだけでなく、未来への指針を示すものでもあります。Copilotが生成した沿革の最後に、今後の事業展開や目指す未来像について追記します。これにより、読者に対して企業の将来性や成長への期待感を抱かせることができます。

Copilot活用時の注意点と制限事項

機密情報の入力に関する注意

Copilotに会社沿革の作成を依頼する際、未公開の財務情報や人事情報などの機密性の高い情報をプロンプトに含めることは避けるべきです。CopilotはMicrosoft 365のテナント内で処理されますが、入力した情報が意図せず漏洩するリスクはゼロではありません。入力する情報は、公開可能な範囲に限定することが重要です。特に、外部に公開する沿革ページの下書きとして使用する場合は、機密情報が含まれていないか十分に確認してください。

生成内容の正確性の確認

Copilotは学習データに基づいて文章を生成しますが、情報が最新でない場合や、誤った解釈をする可能性があります。特に、設立年、主要な出来事の年月、事業内容などの正確な情報は、必ず一次情報源(社内資料、登記簿など)と照合して確認してください。生成された内容を鵜呑みにせず、ファクトチェックを徹底することが不可欠です。

Copilotの応答が期待通りでない場合

Copilotの生成結果が期待通りでない場合、プロンプトの指示が曖昧であるか、情報が不足している可能性があります。より具体的な会社名、設立年、事業内容、過去の出来事の年号や名称などを明確に指示することで、精度が向上します。また、一度生成された内容を基に、「この部分を詳しく説明してください」や「この表現をよりフォーマルにしてください」のように、対話形式で修正を指示することも有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人向けのサービスであり、Web上の情報やユーザーが提供した情報に基づいて動作します。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、OutlookのメールやTeamsのチャット、SharePointのドキュメントといったMicrosoft 365内のデータと連携できる点が強みです。これにより、より文脈に沿った、社内情報に基づいた精度の高いアシストが期待できます。会社沿革の作成においては、社内資料を参照できるMicrosoft 365 Copilotの方が、より詳細な情報に基づいた下書き生成が可能です。