【Copilot】OutlookでCopilotに顧客のRFP内容を要件リスト化させる手順と業務効率化

顧客から送られてきたRFP(提案依頼書)の内容を、Outlook上でCopilotを使って要件リスト化したい。

RFPの内容を正確に把握し、迅速にリスト化することで、提案準備の時間を短縮できる。

この記事では、OutlookでCopilotを活用し、RFPの主要な要件を効率的に抽出してリスト化する具体的な手順を解説する。

CopilotがRFP要件をリスト化する仕組み

Outlookに組み込まれたCopilotは、自然言語処理技術を活用してメール本文を解析する。

RFPのような構造化された文書に対しても、重要なキーワードや要求事項を識別し、要約やリスト化を行うことが可能だ。

これにより、人間が手作業で行っていた情報抽出の負担を軽減し、迅速な提案準備を支援する。

Outlook CopilotでRFP要件をリスト化する手順

1. Copilotを起動する
   Outlookの受信トレイで、RFPが添付または本文に含まれるメールを開く。メールの右上に表示されるCopilotアイコンをクリックする。
2. メール内容の要約を依頼する
   Copilotのチャットウィンドウに、「このメールの要点を教えてください」や「このRFPの概要を要約してください」といったプロンプトを入力し、送信する。
3. 要約結果を確認する
   Copilotがメール内容の要約を生成する。RFPの目的や主要な要求事項が含まれているか確認する。
4. 要件リスト化を依頼する
   Copilotのチャットウィンドウに、「このRFPから、具体的な要件を箇条書きでリストアップしてください」や「提案に必要な要件を抽出してリストにしてください」といったプロンプトを入力し、送信する。
5. 要件リストを確認・修正する
   Copilotが抽出した要件リストを確認する。不足している情報や誤りがあれば、追加のプロンプトで修正を指示するか、手動で編集する。
6. Word文書にコピー&ペーストする
   Copilotが生成した要件リストをコピーし、Word文書に貼り付ける。必要に応じて、見出しや書式を整え、最終的な提案資料のベースとして活用する。

Copilotプロンプトのコツと注意点

より的確な要件を抽出するためのプロンプト例

CopilotにRFPの要件を正確に抽出させるには、具体的な指示が重要だ。

以下のようなプロンプトを試すと、より質の高い結果が得られる。

1. 技術要件の抽出
   「このRFPから、システム開発における技術的な要件をすべて抽出してください。」
2. 機能要件の抽出
   「顧客が求める機能要件を、具体的な機能名とともにリストアップしてください。」
3. 非機能要件の抽出
   「パフォーマンス、セキュリティ、運用保守に関する非機能要件を抽出してください。」
4. 評価基準の抽出
   「提案の評価基準として記載されている項目をリストアップしてください。」

Copilot利用時の注意点

Copilotは強力なツールだが、万能ではない。利用時には以下の点に注意が必要だ。

機密情報や個人情報の取り扱い

RFPには、顧客の機密情報や個人情報が含まれる場合がある。

Copilotに処理させる際は、組織のデータセキュリティポリシーを確認し、機密情報が意図せず外部に漏洩しないように注意が必要だ。

特に、Microsoft 365 Copilotは組織内のデータに基づいて動作するが、Copilot ProはWeb上の情報も参照する可能性があるため、契約形態に応じた注意が必要となる。

生成された情報の正確性の確認

Copilotが生成する情報は、必ずしも100%正確とは限らない。

RFPの原文と照らし合わせ、抽出された要件に誤りや漏れがないか、必ず人間が最終確認を行う必要がある。

特に、複雑な条件や専門用語が多く含まれるRFPの場合、Copilotの解釈がずれる可能性も考慮すべきだ。

複雑なRFPへの対応

RFPの形式が標準的でなく、図表や特殊なフォーマットが多い場合、Copilotが内容を正確に理解できないことがある。

このような場合は、Copilotによる自動抽出に頼りすぎず、手動での確認や情報整理の割合を増やす必要がある。

添付ファイル形式のRFP(PDFなど)の場合、Copilotが本文として直接解析できないことがある。その際は、PDFの内容をコピーしてOutlookのメール本文に貼り付けるか、Copilot for Microsoft 365のファイル連携機能(利用可能な場合)を検討する必要がある。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用可能なアプリケーション	Web版Officeアプリ、Outlookデスクトップアプリ(一部機能)、Copilotアプリ	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリケーション(デスクトップ版・Web版)
データ参照範囲	Web上の情報、ユーザーが提供した情報	Microsoft 365内のデータ(メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)
RFP要件抽出の精度	メール本文の解析は可能。組織内のデータ連携は限定的。	Outlook内のメール本文や添付ファイル(連携設定による)の解析が可能。組織内のデータと連携してより文脈に沿った抽出が期待できる。
セキュリティ	Microsoftのプライバシーポリシーに基づく	Microsoft 365のセキュリティ・コンプライアンスに準拠。組織内のデータは保護される。

個人利用やWebベースでの活用が中心ならCopilot Pro、組織内のデータと連携して業務効率化を目指すならMicrosoft 365 Copilotが適している。

この記事では、Outlook Copilotを使ってRFPの要件を効率的にリスト化する手順を解説した。

Copilotにメール要約や要件抽出を依頼することで、提案準備の時間を大幅に短縮できる。

今後は、抽出した要件リストを基にWordで提案書を作成する、Teamsでチームメンバーと共有するといった応用も考えられる。