【Copilot】議事録から課題表を生成するCopilotプロンプトの設計手順と活用例

Microsoft 365 Copilotは、会議の議事録から課題を抽出し、表形式で整理する能力を持っています。この機能を活用することで、会議の成果を明確にし、次のアクションにつながる効率的な議事録管理が実現できます。Copilotに議事録の内容を正確に理解させ、期待通りの課題表を生成させるためには、適切なプロンプト設計が不可欠です。本記事では、議事録から課題表を生成するためのCopilotプロンプトの設計手順と、具体的な活用例を解説します。

Copilotのプロンプト設計は、AIに意図を正確に伝えるための鍵となります。特に、議事録のような自由形式のテキストから構造化された情報を引き出す際には、明確な指示が必要です。本記事を読むことで、Copilotを使った課題抽出の精度を高め、議事録作成・管理業務の効率化を図ることができます。

Copilotが議事録から課題表を生成する仕組み

Copilotは、自然言語処理技術を用いて、入力された議事録テキストを分析します。会議で議論された内容、決定事項、そして誰かが「〜を〜までに実施する」といった形で発言した部分を認識します。これらの発言から、課題、担当者、期日といった課題表に必要な要素を識別し、構造化されたデータとして抽出します。その後、指定された形式(例:Markdown表)で出力します。このプロセスは、Copilotが学習した膨大なテキストデータと、プロンプトで与えられた指示に基づいて行われます。

Copilotプロンプトの設計手順

1. 目的の明確化
   Copilotに何をさせたいかを具体的に定義します。この場合は「会議の議事録から、未解決の課題とその担当者、期日を抽出し、表形式でまとめる」ことです。
2. 入力データの準備
   Copilotに分析させる議事録テキストを用意します。Word文書、Teamsチャット、Outlookのメール本文などが利用可能です。
3. プロンプトの作成(基本形)
   Copilotに直接指示を記述します。まず、基本的な指示から始めます。「以下の議事録を読んで、課題、担当者、期日を抽出してください。」
4. 抽出項目の追加指示
   課題表に含めたい具体的な項目を指定します。例えば、「課題の内容、担当者、期日、現在のステータス(未着手、進行中、完了など)を抽出してください。」のように記述します。
5. 出力形式の指定
   希望する表の形式を指定します。Markdown形式、CSV形式、Excel互換の表形式などが指定できます。「Markdown形式の表で出力してください。」と指示します。
6. 具体例の提示(任意だが推奨)
   プロンプトに、議事録のサンプルと、それに対応する期待される課題表の例を含めると、Copilotの理解が深まります。これにより、より正確な出力が得られやすくなります。「例:
   議事録抜粋:『田中さんが来週金曜日までに、新しい提案資料を完成させることになりました。』
   期待される表:
   | 課題 | 担当者 | 期日 | ステータス |
   |—|—|—|—|
   | 新しい提案資料の完成 | 田中 | 来週金曜日 | 未着手 |
   」のように記述します。
7. ステータス条件の追加(任意)
   特定のステータスの課題のみを抽出したい場合、その条件を追加します。「完了していない課題のみを抽出してください。」のように指示します。
8. プロンプトの調整とテスト
   作成したプロンプトをCopilotに実行させ、期待通りの結果が得られるか確認します。必要に応じて、指示の表現を変えたり、追加の条件を加えたりして、プロンプトを調整します。

Copilotプロンプト活用例

以下に、具体的な議事録の内容と、それに対応するCopilotへのプロンプト例を示します。

例1:基本的な課題抽出

議事録本文(Word文書やTeamsチャットでCopilotに渡す):

「本日の会議では、新しいマーケティングキャンペーンの戦略について議論しました。佐藤さんが来週月曜日までに、競合分析レポートをまとめることになりました。また、山田さんが今月末までに、SNS投稿のドラフトを作成する予定です。しかし、予算配分についてはまだ決定していません。来週の会議で再度検討することになりました。」

Copilotへのプロンプト:

「以下の議事録を読んで、未完了の課題、担当者、期日をMarkdown形式の表で抽出してください。ステータスは初期値として『未着手』とします。」

Copilotの生成結果(想定):

“`markdown
| 課題 | 担当者 | 期日 | ステータス |
|—|—|—|—|
| 競合分析レポートの作成 | 佐藤 | 来週月曜日 | 未着手 |
| SNS投稿ドラフトの作成 | 山田 | 今月末 | 未着手 |
“`

例2:ステータスと詳細情報の追加指示

議事録本文(上記と同じ内容を使用):

Copilotへのプロンプト:

「提供された議事録から、現在『進行中』または『未着手』の課題のみを抽出してください。課題の内容、担当者、期日、そして議論された『決定事項』や『次回アクション』として明記されている内容を詳細に記載した表を、CSV形式で出力してください。」

Copilotの生成結果(想定):

“`csv
課題,担当者,期日,ステータス,詳細
競合分析レポートの作成,佐藤,来週月曜日,未着手,来週月曜日までに競合分析レポートをまとめる
SNS投稿ドラフトの作成,山田,今月末,未着手,今月末までにSNS投稿のドラフトを作成する
“`

例3:プロンプトに議事録サンプルと期待出力を含める

Copilotへのプロンプト:

「あなたは会議の議事録を分析し、課題表を作成するアシスタントです。以下の議事録から、課題、担当者、期日、ステータスを抽出し、Markdown形式の表で出力してください。

議事録抜粋:
『プロジェクトXの進捗会議にて、Aさんが来週金曜日までに、B機能のテストケースを完成させると約束しました。しかし、CさんはDモジュールのバグ修正を優先するため、テストケース作成は来々週以降になりそうです。』

期待される出力例:
“`markdown
| 課題 | 担当者 | 期日 | ステータス |
|—|—|—|—|
| B機能のテストケース完成 | Aさん | 来週金曜日 | 未着手 |
| Dモジュールのバグ修正 | Cさん | (期日未定) | 進行中 |
| (テストケース作成の遅延対応) | Cさん | 来々週以降 | 未着手 |
“`

それでは、以下の議事録を分析してください。」

(この後に実際の議事録本文を貼り付ける)

Copilotの生成結果(想定):
上記プロンプトで指示された形式と内容に沿った課題表が生成されます。

Copilotプロンプト設計の注意点

指示が曖昧だと期待通りの結果にならない

「課題をまとめて」といった曖昧な指示では、Copilotは何を課題とみなし、どの項目を抽出するか判断できません。抽出したい項目(課題内容、担当者、期日、ステータスなど)や、出力形式(Markdown、CSVなど)を具体的に指定することが重要です。

議事録の形式や記載方法に依存する

議事録の記載内容が不十分な場合、Copilotも正確な情報を抽出できません。例えば、担当者名が記載されていない、期日が曖昧な表記になっている場合は、Copilotはそれを正しく認識できません。担当者名や期日が明確に記載されている議事録ほど、精度の高い課題表が生成されます。

期日やステータスの解釈にばらつきが出る場合がある

「来週」「月末」といった相対的な期日や、「対応中」「検討中」といった曖昧なステータスは、Copilotが解釈する際にばらつきが生じることがあります。可能であれば、「2023年12月31日まで」のような具体的な日付を指定したり、「未着手」「進行中」「完了」のような明確なステータスを用いることが望ましいです。プロンプトで「期日は可能な限り具体的に抽出してください」といった指示を追加することも有効です。

機密情報や個人情報の取り扱い

議事録に機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotに入力する前に、その取り扱いに関する組織のポリシーを確認し、必要に応じてマスキングや匿名化を行う必要があります。Copilotの利用規約やデータプライバシーに関する情報を理解しておくことも重要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

議事録からの課題表生成機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向け)で利用可能です。Copilot Pro(個人向け)でも、WordやExcelなどのアプリ内でCopilot機能を利用できますが、法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、Teamsとの連携や、より高度な組織内データへのアクセスを前提とした設計になっています。そのため、Teams会議の議事録を直接分析するようなシナリオでは、Microsoft 365 Copilotの方がよりシームレスに活用できる場合があります。

項目	Microsoft 365 Copilot (法人向け)	Copilot Pro (個人向け)
主な利用場面	Teams会議、Outlook、Word、Excel、PowerPointなど	Web版Copilot、Edge、Word, Excel, PowerPoint (Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションと併用)
議事録分析・課題抽出	Teams会議の議事録を直接分析可能。組織内のデータ連携に強い。	Wordやテキストファイルとして渡された議事録を分析可能。
プロンプト実行環境	各Microsoft 365アプリ内、Copilotアプリ、Teams	Webブラウザ、各Microsoft 365アプリ内
データ連携	SharePoint, OneDriveなど組織内のデータソースとの連携が前提	主にローカルファイルやWeb上の情報

まとめ

Copilotを活用することで、会議の議事録から迅速かつ正確に課題表を生成できます。本記事で解説したプロンプト設計手順に従い、抽出項目や出力形式を具体的に指定することで、Copilotの能力を最大限に引き出すことが可能です。まずは簡単な議事録で、課題、担当者、期日を抽出するプロンプトから試してみましょう。慣れてきたら、ステータスや詳細情報の追加、具体的なサンプル提示といった応用的なプロンプト設計に挑戦することで、議事録管理業務の効率をさらに向上させることができます。