【Copilot】Copilotに用語集を参照させるプロンプト設計と活用例

Copilotが提供する文書作成支援機能は、企業内用語集を参照させることで、より正確で一貫性のある文章生成が可能になります。

しかし、用語集を参照させるための適切なプロンプト設計がわからない、という声も聞かれます。

この記事では、Copilotに企業内用語集を参照させるためのプロンプト設計方法と、具体的な活用例を解説します。

読了後には、Copilotを使った文書作成において、用語の誤用を防ぎ、専門性を高めるための実践的なスキルが身につきます。

Copilotが用語集を参照する仕組み

Copilotは、ユーザーが入力したプロンプト(指示)と、Microsoft 365環境に保存されているデータ(Word、Excel、PowerPoint、Teams、SharePoint、OneDriveなど)を基に、自然言語処理技術を用いて応答を生成します。

企業内用語集がSharePointやOneDrive上のファイルとして存在する場合、Copilotはそのファイルの内容を読み取り、文脈に沿って用語の意味や定義を理解しようとします。

ただし、Copilotが自動的に企業内用語集を認識して参照するわけではありません。ユーザーがプロンプトで明示的に参照を指示する必要があります。

参照する用語集の形式や保存場所によって、Copilotがアクセスできるかどうかが左右されます。

Copilotに用語集を参照させるプロンプト設計

Copilotに用語集を参照させるには、プロンプト内で用語集の存在と参照方法を具体的に指示することが重要です。

1. 参照する用語集の場所と形式を指定する
   Copilotは、指定された場所にあるファイルのみを参照できます。SharePointサイトのURLやOneDrive上のファイルパスを正確に指定しましょう。ファイル形式は、Word、Excel、テキストファイルなどが一般的です。
2. 参照対象の用語を明確にする
   生成したい文章や、説明を求めたい用語を具体的に示します。
3. 用語集に基づいた説明を指示する
   「以下の用語集を参照し、〇〇について説明してください」のように、用語集を参照してほしい旨を明確に伝えます。
4. 出力形式を指定する
   必要に応じて、説明の長さやトーン、箇条書きにするかなどを指定します。

プロンプト例1:SharePoint上の用語集を参照して説明を生成

以下のプロンプトは、SharePoint上の「社内用語集.docx」を参照し、「アジャイル開発」の定義を説明させる例です。

「SharePointサイト『〇〇プロジェクト』にある『社内用語集.docx』を参照し、『アジャイル開発』の定義を、社内での一般的な使われ方を踏まえて説明してください。簡潔にまとめてください。」

プロンプト例2:OneDrive上のExcelファイルを参照して用語の統一を指示

以下のプロンプトは、OneDrive上の「製品用語リスト.xlsx」を参照し、文書中の「UI」という表記を「ユーザーインターフェース」に統一させる例です。

「OneDriveにある『製品用語リスト.xlsx』を参照し、この文書中の『UI』という表記を、リストに記載されている正式名称『ユーザーインターフェース』に統一してください。」

プロンプト例3:テキストファイルを参照して専門用語の解説を依頼

以下のプロンプトは、指定したテキストファイルを参照し、専門用語の解説を依頼する例です。

「以下のテキストファイルの内容を用語集として参照し、『〇〇(専門用語)』について、初心者にもわかるように解説してください。」

※テキストファイルの内容を直接プロンプトに貼り付けるか、ファイル共有機能を利用してCopilotに読み込ませる形になります。

Copilotに用語集を参照させる活用例

Copilotに用語集を参照させることで、様々な業務シーンで活用できます。

新人研修資料の作成支援

新入社員向けの研修資料を作成する際、社内用語集を参照させることで、専門用語の定義や使用例を正確に盛り込めます。

これにより、新入社員が業務で使う専門用語を効率的に学習できるようになります。

社内規定・マニュアルの作成・更新

社内規定やマニュアルを作成・更新する際に、用語集を参照させることで、定義のブレや表記ゆれを防ぎ、一貫性のある文書を作成できます。

法務部門やコンプライアンス部門が作成する文書の精度向上に役立ちます。

プロジェクトドキュメントの標準化

複数のメンバーが関わるプロジェクトドキュメントで、用語の定義を統一したい場合に有効です。

用語集を参照させることで、プロジェクトメンバー間での認識のずれを防ぎ、円滑なコミュニケーションを促進します。

メールやチャットでの専門用語解説

社外とのやり取りや、他部署への説明で専門用語を使う際に、用語集を参照させて簡潔な解説文を生成させることができます。

これにより、相手に専門用語の意味を正確に伝えやすくなります。

既存文書の用語統一・校正

既存の文書に含まれる用語が、最新の用語集と異なっている場合に、Copilotに用語集を参照させて修正を依頼できます。

文書全体の用語の統一や、表記ゆれの校正作業を効率化できます。

Copilotが用語集を参照できない場合の対処法

Copilotが用語集を参照できない場合、いくつかの原因が考えられます。

用語集ファイルへのアクセス権限がない

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つファイルにのみアクセスできます。

SharePointやOneDrive上の用語集ファイルにアクセスできない場合、Copilotは内容を読み取れません。

対処法:

1. アクセス権限の確認と付与
   用語集ファイルが保存されているSharePointサイトやOneDriveフォルダのアクセス権限を確認し、必要に応じて付与してもらいます。

用語集の保存場所やファイル名が間違っている

プロンプトで指定したSharePointサイトのURLやファイルパス、ファイル名が間違っていると、Copilotはファイルを特定できません。

対処法:

1. 指定情報の正確性の確認
   プロンプトに入力したSharePointサイトのURL、ファイルパス、ファイル名を再度確認し、誤りがないかチェックします。
2. ファイル名の変更
   ファイル名が長すぎたり、特殊文字が含まれていたりする場合、Copilotが認識しにくいことがあります。シンプルなファイル名に変更することを検討します。

用語集のファイル形式がCopilotの対応外

Copilotが直接読み込めるファイル形式は限られています。例えば、画像ファイルや特殊なデータベース形式などは参照できません。

対処法:

1. 対応形式への変換
   参照させたい用語集を、Word、Excel、テキストファイル (.txt)、CSVファイルなどのCopilotが認識できる形式に変換します。

用語集の内容がCopilotの理解範囲を超える

用語集の内容が極端に長大であったり、複雑な構造(例:大量の数式や特殊な記号が混在)を持つ場合、Copilotが正確に理解・参照できないことがあります。

対処法:

1. 用語集の分割・簡略化
   長大な用語集は、関連する用語ごとに分割したり、不要な情報を削除して簡略化したりすることを検討します。
2. 参照範囲の限定
   プロンプトで、参照する用語集の特定のセクションやページを指定することで、Copilotの処理負荷を軽減します。

Copilotの参照機能の制限

Copilotは、リアルタイムで全てのMicrosoft 365データにアクセスできるわけではありません。データインデックスの更新タイミングによっては、最新の情報が反映されていない場合があります。

対処法:

1. 時間をおいて再試行
   最新のデータがCopilotに認識されるまで、しばらく時間をおいてから再度プロンプトを実行します。
2. 手動での情報提供
   どうしても参照できない場合は、必要な用語とその定義をプロンプトに直接貼り付けるなど、手動でCopilotに情報を提供します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの用語集参照機能の違い

Copilot Proは個人向けのCopilotサービスであり、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサービスです。両者の用語集参照機能には、主にデータへのアクセス範囲とセキュリティの面で違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
参照可能なデータ	Web上の情報、個人的なMicrosoftアカウントに紐づくデータ(OneDrive、Outlookなど)	組織のMicrosoft 365テナント内の全てのデータ(SharePoint、Teams、Outlook、OneDrive、Copilotアプリなど)
企業内用語集へのアクセス	個人的に保存している用語集ファイル(OneDriveなど)へのアクセスは可能	組織が管理するSharePoint、Teams、OneDrive上の用語集ファイルにアクセス可能
セキュリティとプライバシー	個人のMicrosoftアカウントのプライバシー設定に準拠	組織のセキュリティポリシーとコンプライアンス基準に準拠。データは組織の境界内で処理される
組織データ連携の範囲	限定的	広範

法人利用の場合、Microsoft 365 Copilotは、組織内のSharePointサイトやTeamsチャネルに保存されている用語集を参照できるため、より広範でセキュアな活用が可能です。

Copilot Proでも、個人のOneDriveなどに用語集を保存しておけば参照できますが、組織全体で共有・管理されている用語集を参照したい場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が適しています。

Copilotに用語集を参照させるプロンプト設計を習得することで、文書作成における用語の正確性と一貫性を大幅に向上させることができます。

まずは、SharePointやOneDriveに保存されている用語集ファイルへのパスを正確に指定するプロンプトを試してみましょう。

さらに、Copilot Studioを活用すれば、より高度な用語集参照機能や、カスタムAIチャットボットを構築することも可能です。